Você usa o Slack para colaborar com os membros da sua equipe e clientes? Você não está sozinho, uma vez que se espera que a base de usuários do Slack chegue a 79 milhões de pessoas até 2025.
O Slack já substituiu os e-mails e outros aplicativos de comunicação em muitas organizações, portanto, não é de se admirar que muitas pessoas perguntem se também podem usar o Slack para o gerenciamento de projetos.
Embora o Slack seja principalmente uma ferramenta de comunicação e compartilhamento de arquivos, a boa notícia é que você pode adicionar a workstreams.ai como uma integração de gerenciamento de projetos do Slack, permitindo que você gerencie projetos e tarefas sem sair do seu aplicativo favorito.
É isso mesmo, você pode obter o melhor dos dois mundos em um único aplicativo. Continue lendo para descobrir como.
Gerenciamento de projetos no Slack: Como tirar o melhor proveito dele com a workstreams.ai
Veja como uma simples integração pode fazer com que o Slack funcione como um aplicativo de gerenciamento de projetos e um software de gerenciamento de equipes.
Crie tarefas diretamente no Slack
A integração da workstreams.ai permite que você crie tarefas sem sair do Slack e notifique os membros da sua equipe imediatamente. Há duas maneiras de fazer isso.
#1: clique no atalho da workstreams.ai e escolha "Create new task". Em seguida, você pode adicionar o nome e a breve descrição da tarefa e selecionar o canal para publicá-la.
#2: você também pode transformar automaticamente qualquer mensagem do Slack em uma nova tarefa sem perder tempo e trocar de ferramenta.
Se alguém enviar uma ótima ideia ou sugestão no chat da equipe, basta clicar nos três pontos ao lado da mensagem para abrir "More Actions" (Mais ações). Em seguida, clique em "Plan a task workstreams.ai" (Planejar uma tarefa com a workstreams.ai) e adicione detalhes conforme descrito na etapa abaixo.
Adicionar detalhes da tarefa
Você pode enriquecer sua tarefa com os seguintes detalhes:
Data de início e término - é possível definir prazos para cada tarefa, bem como datas de início, caso queira planejar e priorizar tarefas com antecedência
Anexos de arquivos - você pode adicionar diferentes tipos de arquivos, incluindo documentos e imagens
Campos personalizados - você pode personalizar cada tarefa adicionando informações adicionais que deseja destacar
Rótulos - com nossos rótulos inteligentes, você pode organizar um grande volume de tarefas por prioridade, nome do projeto ou qualquer outra coisa que seja importante para você
Subtarefas - é possível dividir tarefas grandes em etapas menores para torná-las mais gerenciáveis para os membros da sua equipe
Listas de verificação - as subtarefas podem ser formatadas como listas de verificação, facilitando o acompanhamento do progresso e a verificação dos itens à medida que você avança
Você sabia que a workstreams.ai é uma das primeiras ferramentas de gerenciamento de projetos com IA que permite gerar automaticamente descrições de tarefas e dividir tarefas grandes em marcos menores com a ajuda da IA em apenas alguns cliques?
Imagine quanto tempo esse recurso poderia economizar para você como gerente de projeto e permitir que você se concentre em coisas mais importantes, como estratégia ou otimização de fluxos de trabalho, enquanto os membros da sua equipe ainda recebem instruções e orientações detalhadas para cada tarefa.
Atribua as tarefas
Em seguida, é hora de atribuir tarefas ou subtarefas ao membro certo da equipe. Você pode fazer isso diretamente do Slack sem sair dele:
Selecione a tarefa desejada e clique em Edit (Editar)
Clique em Assign to (Atribuir a)
No menu suspenso, selecione um membro da equipe a quem deseja atribuir a tarefa
Eles receberão uma notificação sobre a tarefa, e todas as novas tarefas aparecerão na seção My Tasks (Minhas tarefas).
A workstreams.ai suporta a criação de diferentes níveis de propriedade com base na complexidade do fluxo de trabalho e nas habilidades necessárias para melhorar a prestação de contas.
Se o fluxo de trabalho for simples, você poderá atribuir um único proprietário responsável por todo o fluxo de trabalho. Por outro lado, se forem necessárias diferentes habilidades e conhecimentos para concluir a tarefa, você poderá adicionar vários proprietários, cada um responsável por uma etapa específica do processo.
Se, durante a otimização do fluxo de trabalho, você descobrir que alguns funcionários são mais eficientes na resolução de determinadas tarefas, poderá usar o recurso de atribuição automática para defini-los como o responsável padrão por uma etapa específica do fluxo de trabalho.
Escolha como você deseja visualizar suas tarefas
Dependendo das preferências da sua equipe, você pode escolher o nível de detalhamento da visualização da tarefa e a quantidade de detalhes que deseja exibir. Algumas pessoas preferem notificações de tarefas simples e minimalistas, sem sobrecarregar o canal do Slack, enquanto outras querem visualizar o maior número possível de informações.
Veja como personalizar sua visualização de tarefas:
Acesse o canal do Slack onde estão suas tarefas
Digite /workstreams e pressione Enter
Clique em Configurações do canal para obter mais opções
Agora você pode escolher o formato de sua preferência:
Visualização completa (tudo, inclusive a descrição da tarefa e detalhes adicionais)
Visualização básica (resumo da tarefa com data de término, status, responsáveis e rótulos)
Visualização compacta (apenas informações essenciais sobre uma tarefa)
Desativado (desative as notificações do Slack para novas tarefas)
Cada membro da equipe pode gerenciar suas tarefas atribuídas abrindo o atalho workstreams.ai e selecionando My Tasks (Minhas tarefas). Se houver muitas tarefas, você poderá procurá-las por nome usando a barra de pesquisa na parte superior ou usar um dos métodos abaixo para organizá-las.
Prioridade: Você pode priorizar tarefas por sua importância, projetos, clientes ou prazos e organizar a lista My Tasks (Minhas tarefas)por prioridade. Escolha a tarefa mais importante e clique em "Definir como prioridade máxima".
Filtros: Você pode filtrar tarefas por vários critérios, como título, tópico, rótulo, etapa de trabalho ou outras variáveis relacionadas à tarefa.
Rótulos inteligentes: Você pode criar rótulos personalizados para marcar suas tarefas por complexidade, nome do projeto, prioridade ou qualquer outro critério que seja importante para você.
Por fim, assim como cada indivíduo pode visualizar suas tarefas, há também uma seção Team Tasks (Tarefas da equipe), na qual você pode fazer o mesmo, mas para as tarefas de toda a equipe.
Selecione um workflow predefinido ou crie seu próprio modelo
Nossa ferramenta de gerenciamento de projetos vem com muitos modelos e workflows personalizáveis. Você pode conferir nossos exemplos de workflow para diferentes setores e escolher um deles ou criar seu próprio modelo de workflow. Aqui estão alguns dos workflows pré-fabricados mais populares:
Workflow de marketing
A workstreams.ai é um software abrangente de gerenciamento de projetos de marketing para equipes internas e agências de marketing completas. Veja o que você pode fazer com ele:
Organize e navegue facilmente por várias campanhas de marketing
Crie metas para toda a equipe e depois divida-as em tarefas específicas
Use nossos quadros para colaboração e brainstorming
Acompanhe suas campanhas e prazos na visualização em calendário
Colabore com freelancers e agências
Use a IA para gerar ideias de conteúdo
Workflow de contratação
Com nosso workflow de contratação, seu departamento de RH pode:
Gerencie todos os dados de candidatos/funcionários em um só lugar
Armazenar arquivos como CVs e portfólios
Acompanhar o andamento do processo de contratação
Agende entrevistas e adicione-as ao seu calendário no aplicativo
Automatizar o onboarding de candidatos
Workflow de suporte ao cliente
Nosso workflow de suporte ao cliente ajuda você a lidar com grandes quantidades de consultas de clientes e, ao mesmo tempo, melhora a experiência do cliente e a taxa de resolução:
Priorizar rapidamente as consultas dos clientes
Organizar grandes conjuntos de dados de clientes por meio de filtros e rótulos
Estimar o tempo necessário para concluir uma tarefa
Atribuição automática de tarefas ao membro da equipe mais qualificado
Workflow de gerenciamento de contas
Nossos workflows de gerenciamento de contas são ideais para gerentes de projeto que precisam balancear várias partes interessadas e projetos. Eles são muito personalizáveis, e você pode adicionar campos e rótulos personalizados que podem ser diferentes para cada conta. Veja como eles podem ajudá-lo:
Você pode acompanhar o tempo gasto com cada cliente e otimizar a produtividade
Você pode usar nossa priorização baseada em Kanban para organizar todas as tarefas
É possível automatizar a atribuição de tarefas a um membro específico da equipe com base em critérios predefinidos
Você pode definir lembretes e alertas para cada cliente, garantindo que você nunca perca o prazo
Você pode convidar clientes e outras partes interessadas para colaborar com você na workstreams.ai
Workflow de vendas
Com o nosso workflow de vendas, você pode deixar as planilhas de lado e acompanhar suas metas com mais eficiência. Veja o que você pode fazer:
Organizar e priorizar leads para contato
Filtrar e navegar com facilidade em grandes bancos de dados de clientes
Usar campos personalizados para acrescentar dados adicionais a cada lead
Usar metas para acompanhar projetos de vendas
Encaminhar automaticamente tarefas para outros membros da equipe à medida que o lead passa pela jornada do cliente
Workflow de aquisição
Veja como você pode usar nosso software de gerenciamento de fluxo de trabalho como um aplicativo de compras:
Você pode enviar solicitações de vendas para aprovação
Você pode acompanhar a colocação de pedidos
Você pode organizar pagamentos e orçamentos
Você pode usar nossos modelos predefinidos para compras únicas e recorrentes
Workflow de feedback
Nossos modelos permitem que você padronize o processo de feedback, facilitando o trabalho dos funcionários e do gerente de RH. É mais provável que os funcionários preencham os formulários de feedback se não tiverem que escrever o feedback do zero.
Por outro lado, seu RH pode organizar e avaliar grandes conjuntos de dados com mais eficiência, graças aos nossos rótulos e filtros inteligentes, facilitando a identificação de padrões e o acompanhamento do progresso.
Gerar um relatório de desempenho
Por fim, para aumentar a produtividade e otimizar seus fluxos de trabalho, você precisa fazer uma análise completa do fluxo de trabalho.
Novamente, você não precisa fazer isso manualmente, pois pode gerar relatórios de desempenho com apenas alguns cliques e exportá-los em quatro formatos populares (PDF, PNG, JPEG e SVG).
No entanto, não há necessidade de sair do Slack se não quiser, pois você pode ver todas as métricas importantes em nossa Página Inicial no Slack. O melhor de tudo é que você pode acompanhar seu desempenho em tempo real e obter uma análise detalhada da conclusão de tarefas para cada canal do Slack. Você também pode ver se a taxa de conclusão mudou ao longo do tempo.
Aqui estão os recursos mais populares entre nossos clientes:
Fluxogramas cumulativos
Os fluxos de trabalho ágeis exigem análises ágeis, e os fluxogramas cumulativos são a melhor maneira de medir seu desempenho. Eles mostram a taxa de concorrência de tarefas e os altos e baixos da produtividade da sua equipe, ajudando-o a identificar padrões e fatores que podem influenciar seu desempenho.
Quando se trata do Slack, você pode obter um fluxograma cumulativo de todas as tarefas em um determinado canal do Slack. Basta digitar "@workstreams report" e clicar no botão Flow chart (Fluxograma) para obter uma visão geral do seu progresso.
Gráfico burndown de metas
A definição de metas permite que você acompanhe o progresso do seu projeto, vendo quantas tarefas foram concluídas e quantas estão na sua lista de pendências. Você pode combinar esse recurso com rótulos inteligentes para ver quantas tarefas em aberto você tem em uma determinada categoria.
No Slack, digite "@workstreams report" e você poderá ver todas as metas relacionadas a um determinado canal do Slack. Clique na meta que você deseja ver e, em seguida, clique no gráfico burndown de metas para ter uma visão geral.
Alocação de tempo
A alocação de tempo é um recurso que pode ajudá-lo no mapeamento do fluxo de trabalho, pois fornece uma estimativa baseada em dados de quanto tempo a tarefa deve levar e permite que você planeje seus projetos com mais precisão.
Quando tiver esses dados, você poderá comparar se cada tarefa levou mais ou menos do que o tempo médio de conclusão da tarefa. Isso pode ajudá-lo a avaliar o desempenho dos membros da sua equipe e identificar possíveis gargalos que estejam atrasando o progresso da equipe.
Conclusão
Mudar de um aplicativo para outro desperdiça tempo e pode acabar com a produtividade e o foco. Graças a essa valiosa integração, você pode usar o Slack para gerenciamento de projetos, comunicação e colaboração - tudo ao mesmo tempo.
A workstreams.ai é diferente de sua ferramenta normal de gerenciamento de tarefas. Ele tem muitos modelos e recursos avançados, como alocação de tempo, um calendário no aplicativo e ferramentas de IA. Ela ajuda você a aumentar a eficiência automatizando tarefas repetitivas e otimizando constantemente seus fluxos de trabalho.
Agende uma demonstração gratuita e descubra por que milhares de equipes consideram a workstreams.ai uma das integrações mais úteis do Slack.
FAQs
O que é o Slack no gerenciamento de projetos?
O Slack é uma ferramenta de comunicação on-line que as equipes podem usar para colaboração e gerenciamento de arquivos. Você pode compartilhar arquivos com sua equipe e se comunicar com os membros da equipe por meio de diferentes canais do Slack ou mensagens diretas.
Podemos fazer o gerenciamento de projetos com o Slack?
Você pode usar o Slack para colaborar por meio de canais específicos de projetos e armazenar arquivos, mas o Slack não é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em si. A boa notícia é que você pode integrar o Slack com ferramentas de gerenciamento de projetos, como a workstreams.ai, que permite usar o Slack para gerenciamento de projetos, gerenciamento de tarefas, comunicação e colaboração.
O que é melhor: Trello ou Slack?
O Trello e o Slack são duas ferramentas muito diferentes, e a escolha depende de suas necessidades. O Trello é melhor para o gerenciamento de tarefas se você quiser organizar visualmente suas tarefas nos quadros Kanban e acompanhar o progresso delas. Por outro lado, o Slack é uma opção muito melhor se você estiver procurando comunicação em tempo real com os membros da sua equipe. A workstreams.ai se integra tanto ao Slack quanto ao Trello.
