Nutzt du Slack für die Zusammenarbeit mit deinen Teammitgliedern und Kunden? Damit bist du nicht allein, denn die Zahl der Slack-Nutzer/innen wird bis 2025 voraussichtlich auf 79 Millionen ansteigen.
Slack hat in vielen Unternehmen bereits E-Mails und andere Kommunikations-Apps ersetzt. Kein Wunder also, dass viele Leute fragen, ob sie Slack auch für das Projektmanagement nutzen können.
Slack ist zwar in erster Linie ein Kommunikations- und Dateiaustausch-Tool, aber die gute Nachricht ist, dass du workstreams.ai als Slack-Projektmanagement-Integration hinzufügen kannst, sodass du Projekte und Aufgaben verwalten kannst, ohne deine Lieblings-App zu verlassen.
Ja, richtig, du kannst das Beste aus beiden Bereichen in einer App bekommen. Lies weiter, um zu erfahren, wie.
Slack-Projektmanagement: Wie du mit workstreams.ai das Beste daraus machst
Hier erfährst du, wie eine einfache Integration Slack zu einer Projektmanagement-App und Team-Management-Software machen kann.
Aufgaben direkt in Slack erstellen
Die workstreams.ai-Integration ermöglicht es dir, Aufgaben zu erstellen, ohne Slack zu verlassen, und benachrichtigt deine Teammitglieder sofort. Es gibt zwei Möglichkeiten, das zu tun.
#1: Klicke auf den workstreams.ai Shortcut und wähle "Aufgabe erstellen". Dann kannst du den Namen und eine kurze Beschreibung der Aufgabe hinzufügen und den Kanal auswählen, um sie zu veröffentlichen.
#Nr. 2: Du kannst auch jede Slack-Nachricht automatisch in eine neue Aufgabe verwandeln, ohne Zeit zu verschwenden oder das Tool zu wechseln.
Wenn jemand im Chat des Teams eine tolle Idee oder einen Vorschlag schickt, klicke einfach auf die drei Punkte neben der Nachricht, um "Weitere Aktionen" zu öffnen. Dann klickst du auf " Eine Aufgabe mit workstreams.ai planen" und fügst Details hinzu, wie im folgenden Schritt beschrieben.
Aufgabendetails hinzufügen
Du kannst deine Aufgabe mit den folgenden Details bereichern:
Start- und Fälligkeitsdatum - du kannst für jede Aufgabe Fristen sowie Startdaten festlegen, wenn du die Aufgaben im Voraus planen und priorisieren willst
Dateianhänge - du kannst verschiedene Arten von Dateien hinzufügen, darunter Dokumente und Bilder
Benutzerdefinierte Felder - du kannst jede Aufgabe anpassen, indem du zusätzliche Informationen hinzufügst, die du hervorheben möchtest
Beschriftungen - mit unseren intelligenten Beschriftungen kannst du eine große Menge an Aufgaben nach Priorität, Projektname oder etwas anderem, das dir wichtig ist, organisieren
Teilaufgaben - du kannst große Aufgaben in kleinere Schritte unterteilen, damit sie für deine Teammitglieder leichter zu bewältigen sind
Checklisten - Teilaufgaben können als Checklisten formatiert werden, so dass es einfacher ist, den Fortschritt zu verfolgen und die Punkte nach und nach abzuhaken
Wusstest du, dass workstreams.ai eines der ersten KI-Projektmanagement-Tools ist, mit dem du mithilfe von KI in nur wenigen Klicks automatisch Aufgabenbeschreibungen erstellen und große Aufgaben in kleinere Meilensteine aufteilen kannst?
Stell dir nur mal vor, wie viel Zeit allein diese Funktion dir als Projektmanager sparen könnte und es dir ermöglicht, dich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren, wie z.B. die Strategie oder die Optimierung von Arbeitsabläufen, während deine Teammitglieder weiterhin detaillierte Anweisungen und Anleitungen für jede Aufgabe erhalten.
Aufgaben zuweisen
Als Nächstes ist es an der Zeit, Aufgaben oder Teilaufgaben dem richtigen Teammitglied zuzuweisen. Das kannst du direkt von Slack aus tun, ohne es zu verlassen:
Wähle die gewünschte Aufgabe aus und klicke auf Bearbeiten
Klicke auf Zuweisen an
Wähle aus dem Dropdown-Menü ein Teammitglied aus, dem du die Aufgabe zuweisen möchtest
Er erhält eine Benachrichtigung über die Aufgabe, und alle neuen Aufgaben werden in seinem Bereich "Meine Aufgaben" angezeigt.
workstreams.ai unterstützt die Schaffung verschiedener Verantwortungsebenen je nach Komplexität der Arbeitsabläufe und den erforderlichen Fähigkeiten, um die Verantwortlichkeit zu verbessern.
Wenn der Arbeitsablauf einfach ist, kannst du einen einzigen Verantwortlichen für den gesamten Arbeitsablauf bestimmen. Wenn jedoch unterschiedliche Fähigkeiten und Fachkenntnisse erforderlich sind, um die Aufgabe zu erledigen, kannst du mehrere Verantwortliche hinzufügen, die jeweils für einen bestimmten Schritt des Prozesses zuständig sind.
Wenn du während der Workflow-Optimierung herausfindest, dass einige Mitarbeiter/innen bei der Lösung bestimmter Aufgaben effizienter sind, kannst du sie mit der automatischen Zuweisungsfunktion als Standardbeauftrage für einen bestimmten Schritt des Workflows festlegen.
Wähle aus, wie du deine Aufgaben sehen willst
Je nach den Vorlieben deines Teams kannst du wählen, wie detailliert deine Aufgabenansicht sein soll und wie viele Details du anzeigen möchtest. Manche Leute bevorzugen einfache, minimalistische Aufgabenbenachrichtigungen, ohne den Slack-Channel zu überladen, während andere so viele Informationen wie möglich sehen wollen.
Hier erfährst du, wie du deine Aufgabenansicht anpassen kannst:
Gehe zu dem Slack-Channel, in dem deine Aufgaben liegen
Gib /workstreams ein und drücke Enter
Klicke auf Channel Einstellungen, um weitere Optionen zu erhalten
Du kannst dein bevorzugtes Format wählen:
Vollansicht (alles einschließlich Aufgabenbeschreibung und zusätzlicher Details)
Grundübersicht (Aufgabenzusammenfassung mit Fälligkeitsdatum, Status, Beauftragten und Beschriftungen)
Kompakte Ansicht (nur wesentliche Informationen über eine Aufgabe)
Deaktivierte Ansicht (schalte die Slack-Benachrichtigungen für neue Aufgaben aus)
Jedes Teammitglied kann die ihm zugewiesenen Aufgaben verwalten, indem es die Verknüpfung workstreams.ai öffnet und Meine Aufgaben auswählt. Wenn es viele Aufgaben gibt, kannst du sie mit der Suchleiste oben nach Namen durchsuchen oder eine der folgenden Methoden verwenden, um sie zu organisieren.
Priorität: Du kannst Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit, nach Projekten, Kunden oder Terminen priorisieren und die Liste Meine Aufgaben nach Priorität ordnen. Wähle die wichtigste Aufgabe aus und klicke auf "Als höchste Priorität festlegen".
Filter: Du kannst Aufgaben nach zahlreichen Kriterien filtern, z. B. nach Titel, Thema, Bezeichnung, Arbeitsschritt oder anderen aufgabenbezogenen Variablen.
Intelligente Etiketten: Du kannst benutzerdefinierte Etiketten erstellen, um deine Aufgaben nach Komplexität, Projektname, Priorität oder anderen Kriterien, die dir wichtig sind, zu kennzeichnen.
Wähle einen vorgefertigten Workflow oder erstelle deine eigene Vorlage
Unser Projektmanagement-Tool verfügt über zahlreiche anpassbare Vorlagen und Workflows. Du kannst dir unsere Workflow-Beispiele für verschiedene Branchen ansehen und eine davon auswählen oder deine eigene Workflow-Vorlage erstellen. Hier sind einige der beliebtesten vorgefertigten Arbeitsabläufe:
Marketing-Workflow
workstreams.ai ist eine umfassende Marketing-Projektmanagement-Software für Inhouse-Teams und ausgewachsene Marketing-Agenturen. Hier ist, was du damit machen kannst:
Einfaches Organisieren und Durchsuchen mehrerer Marketingkampagnen
Erstelle Ziele für das gesamte Team und unterteile sie dann in konkrete Aufgaben
Nutze unsere Boards für Zusammenarbeit und Brainstorming
Verfolge deine Kampagnen und Fristen in der Kalenderansicht
Zusammenarbeit mit Freelancern und Agenturen
Nutze KI, um Ideen für Inhalte zu generieren
Hiring workflow
Mit unserem Einstellungsworkflow kann deine Personalabteilung:
Alle Bewerber-/Mitarbeiterdaten an einem Ort verwalten
Dateien wie Lebensläufe und Portfolios speichern
Den Fortschritt des Einstellungsprozesses verfolgen
Interviews planen und zu deinem In-App-Kalender hinzufügen
Onboarding von Kandidaten automatisieren
Workflow für den Kundensupport
Unser Kundensupport Workflow hilft dir, große Mengen an Kundenanfragen zu bearbeiten und gleichzeitig die Kundenerfahrung und die Lösungsquote zu verbessern:
Schnelles Priorisieren von Kundenanfragen
Große Mengen von Kundendaten durch Filter und Etiketten organisieren
Schätzen, wie lange es dauert, eine Aufgabe zu erledigen
Automatische Zuweisung von Aufgaben an das am besten qualifizierte Teammitglied
Workflow der Kontoverwaltung
Unsere Workflows für die Kontoverwaltung sind ideal für Projektmanager, die mehrere Interessengruppen und Projekte unter einen Hut bringen müssen. Sie sind sehr anpassungsfähig und du kannst benutzerdefinierte Felder und Bezeichnungen hinzufügen, die für jedes Konto unterschiedlich sein können. Hier siehst du, wie sie dir helfen können:
Du kannst die für jeden Kunden aufgewendete Zeit verfolgen und die Produktivität optimieren
Du kannst unsere Kanban-basierte Priorisierung nutzen, um alle Aufgaben zu organisieren
Du kannst die Zuweisung von Aufgaben an ein bestimmtes Teammitglied anhand von vordefinierten Kriterien automatisieren
Du kannst für jeden Kunden Erinnerungen und Benachrichtigungen einstellen, um sicherzustellen, dass du nie eine Frist verpasst
Du kannst Kunden und andere Stakeholder einladen, mit dir in Workstreams zusammenzuarbeiten.ai
Sales Workflow
Mit unserem Sales Workflow kannst du Tabellenkalkulationen hinter dir lassen und deine Ziele effektiver verfolgen. So geht's:
Organisiere und priorisiere die zu kontaktierenden Leads
Einfaches Filtern und Durchsuchen großer Kundendatenbanken
Verwende benutzerdefinierte Felder, um zusätzliche Daten für jeden Kontakt hinzuzufügen
Verwende Ziele für die Verfolgung von Verkaufsprojekten
Automatische Weiterleitung von Aufgaben an andere Teammitglieder, wenn der Kunde seine Kundenbeziehung durchläuft
Beschaffung Workflow
Hier erfährst du, wie du unsere Workflow-Management-Software als Beschaffungs-App nutzen kannst:
Du kannst Verkaufsanträge zur Genehmigung einreichen
Du kannst Bestellvorgänge verfolgen
Du kannst Zahlungen und Budgets organisieren
Du kannst unsere vorgefertigten Vorlagen für einmalige und wiederkehrende Käufe verwenden
Feedback-Workflow
Mit unseren Vorlagen kannst du den Feedbackprozess standardisieren und so die Arbeit sowohl für deine Beschäftigten als auch für den Personalverantwortlichen erleichtern. Die Mitarbeiter/innen füllen eher Feedbackformulare aus, wenn sie das Feedback nicht von Grund auf neu schreiben müssen.
Andererseits kann deine Personalabteilung dank unserer intelligenten Etiketten und Filter große Datenmengen effektiver organisieren und auswerten, wodurch es einfacher wird, Muster zu erkennen und Fortschritte zu verfolgen.
Einen Leistungsbericht erstellen
Um die Produktivität zu steigern und deine Workflows zu rationalisieren, musst du eine gründliche Workflow-Analyse durchführen.
Auch dies musst du nicht manuell erledigen, denn du kannst Leistungsberichte mit wenigen Klicks erstellen und in vier gängigen Formaten (PDF, PNG, JPEG und SVG) exportieren.
Du musst Slack aber nicht verlassen, wenn du nicht willst, denn du kannst alle wichtigen Metriken in unserer App Home in Slack sehen. Das Beste daran ist, dass du deine Leistung in Echtzeit verfolgen kannst und eine Aufschlüsselung der Aufgabenerledigung für jeden Slack-Channel erhältst. Du kannst auch sehen, ob sich die Erledigungsrate im Laufe der Zeit verändert hat.
Hier sind die beliebtesten Funktionen bei unseren Kunden:
Kumulative Flussdiagramme
Agile Workflows erfordern agile Analysen, und kumulative Flussdiagramme sind der beste Weg, um deine Leistung zu messen. Sie zeigen dir, wie schnell die Aufgaben konkurrieren und wie hoch und niedrig die Produktivität deines Teams ist, und helfen dir, Muster und Faktoren zu erkennen, die die Leistung beeinflussen.
In Slack kannst du dir ein kumulatives Flussdiagramm für alle Aufgaben in einem bestimmten Slack-Channel anzeigen lassen. Gib einfach "@workstreams report" ein und klicke auf die Schaltfläche Flussdiagramm, um einen visuellen Überblick über deinen Fortschritt zu erhalten.
Ziel-Burndown-Diagramm
Wenn du dir Ziele setzt, kannst du deinen Projektfortschritt verfolgen, indem du siehst, wie viele Aufgaben du erledigt hast und wie viele noch auf deiner To-Do Liste stehen. Du kannst diese Funktion mit intelligenten Beschriftungen kombinieren, um zu sehen, wie viele offene Aufgaben du in einer bestimmten Kategorie hast.
Gib auf Slack "@workstreams report" ein und du solltest alle Ziele sehen können, die mit einem bestimmten Slack-Channel verbunden sind. Klicke auf das Ziel, das du sehen willst, und dann auf das Ziel-Burndown-Diagramm, um es zu visualisieren.
Zeiteinteilung
Die Zeiteinteilung ist eine Funktion, die dir bei der Zuordnung von Workflows helfen kann, da sie eine datengestützte Schätzung darüber liefert, wie lange deine Aufgabe dauern sollte, und es dir ermöglicht, deine Projekte genauer zu planen.
Sobald du diese Daten hast, kannst du vergleichen, ob jede Aufgabe mehr oder weniger als die durchschnittliche Bearbeitungszeit benötigt hat. So kannst du die Leistung deiner Teammitglieder bewerten und mögliche Engpässe erkennen, die den Fortschritt deines Teams verzögern.
Fazit
Von einer App zur anderen zu wechseln, verschwendet Zeit und kann die Produktivität und Konzentration beeinträchtigen. Dank dieser nützlichen Integration kannst du Slack für Projektmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen - und das alles gleichzeitig.
workstreams.ai ist anders als dein normales Aufgabenmanagement-Tool. Es hat viele Vorlagen und erweiterte Funktionen wie Zeiteinteilung, einen In-App-Kalender und KI-Tools. Es hilft dir, deine Effizienz zu steigern, indem es sich wiederholende Aufgaben automatisiert und deine Workflows ständig optimiert.
Buche eine kostenlose Demo und entdecke, warum tausende Teams workstreams.ai für eine der nützlichsten Slack-Integrationen halten.
FAQs
Was ist Slack im Projektmanagement?
Slack ist ein Online-Kommunikationstool, das Teams für die Zusammenarbeit und das Dateimanagement nutzen können. Du kannst Dateien mit deinem Team teilen und mit Teammitgliedern über verschiedene Slack-Channels oder Direktnachrichten kommunizieren.
Können wir mit Slack Projektmanagement betreiben?
Du kannst Slack nutzen, um über projektspezifische Kanäle zusammenzuarbeiten und Dateien zu speichern, aber Slack ist an sich kein Projektmanagement-Tool. Die gute Nachricht ist, dass du Slack mit Projektmanagement-Tools wie workstreams.ai integrieren kannst, wodurch du Slack für Projektmanagement, Aufgabenmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen kannst.
Was ist besser? Trello oder Slack?
Trello und Slack sind zwei sehr unterschiedliche Tools, und die Wahl hängt von deinen Bedürfnissen ab. Trello eignet sich besser für die Aufgabenverwaltung, wenn du deine Aufgaben visuell auf Kanban-Boards organisieren und ihren Fortschritt verfolgen willst. Slack hingegen ist die bessere Wahl, wenn du mit deinen Teammitgliedern in Echtzeit kommunizieren willst. workstreams.ai lässt sich sowohl in Slack als auch in Trello integrieren.
