De acordo com a Gallup, 84% dos funcionários dos EUA são "matrixed" de alguma forma, o que significa que eles colaboram com várias equipes diariamente e se reportam a diferentes gerentes.
Embora isso tenha um impacto positivo sobre a agilidade, a inovação e o desenvolvimento de habilidades multifuncionais, pode criar desafios adicionais de comunicação e gerenciamento de fluxo de trabalho.
O uso de vários canais de comunicação e gerenciamento de tarefas pode gerar confusão e atrasos, portanto, pode ser benéfico ter tudo em um só lugar.
É nesse ponto que o software de gerenciamento de fluxo de trabalho pode ajudá-lo a simplificar os processos e a comunicação, economizando tempo e aumentando a produtividade.
Continue lendo para encontrar a ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho certa para sua organização.
6 melhores softwares e ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho: Uma visão geral detalhada
workstreams.ai
A workstreams.ai é uma ferramenta de gerenciamento de equipes mais adequada para PMEs (Pequenas e Médias Empresas) que buscam aumentar a produtividade, a eficiência e a colaboração.
Essa plataforma vem com muitos modelos para diferentes setores, mas também permite que os usuários criem fluxos de trabalho do zero. Você pode usar modelos para automatizar tarefas recorrentes e padronizar procedimentos comerciais.
Apesar de as ferramentas de gerenciamento de projetos serem tradicionalmente favorecidas pelas equipes de TI e de desenvolvimento, a workstreams.ai se destaca por sua interface amigável, tornando-a acessível a usuários sem conhecimentos técnicos.
Com a nossa plataforma personalizável de gerenciamento de fluxo de trabalho, você pode criar fluxos de trabalho automatizados para vários setores, como:
Para os interessados, exemplos de fluxos de trabalho adaptados a diferentes setores estão disponíveis aqui, e um artigo informativo sobre mapeamento de fluxos de trabalho pode ajudá-lo a encontrar a melhor maneira de criar fluxos de trabalho.
Nossa plataforma se integra a várias ferramentas que você talvez já esteja usando.
A integração com o Slack ou o Microsoft Teams melhora a comunicação da equipe e promove a colaboração em tempo real.
A workstreams.ai também se integra ao Google Calendar ou ao Gmail para melhorar a funcionalidade. Você também pode conectá-la ao Trello se usar essa ferramenta para gerenciar tarefas.
Por fim, também temos o Webhook, que facilita as conexões entre diferentes ferramentas e aplicativos. Essa integração permite que você envie dados de diversas fontes e crie tarefas com base neles.
Veja a seguir os principais recursos de nossa plataforma:
Automação de alto nível: Você pode automatizar tarefas de rotina e processos recorrentes, economizando muito tempo que pode ser usado para se concentrar em coisas mais importantes, como planejamento estratégico, análise de fluxo de trabalho e simplificação de fluxos de trabalho.
Alocação de tempo: Nosso recurso não apenas facilita o controle preciso do tempo, mas também permite estimar com precisão o tempo necessário para tarefas específicas, identificando aquelas que exigem mais tempo do que outras.
Enriquecimento de tarefas: É possível adicionar detalhes a cada tarefa, enriquecendo a base de conhecimento da sua empresa e compartilhando informações valiosas com outros membros da equipe.
Tarefas congeladas: Esse recurso exclusivo o notifica sobre o tempo decorrido desde a última vez em que você trabalhou em uma tarefa específica, servindo como um lembrete para que você se mantenha em dia com suas atribuições, mesmo em meio a uma carga de trabalho intensa.
Encaminhamento automático: Esse recurso define regras de encaminhamento, garantindo que as tarefas avancem de acordo com o plano quando atingirem uma etapa específica do processo.
Preços
Plano Free: esse plano é totalmente gratuito e inclui todos os recursos do plano Pro, mas é limitado a até três membros na equipe.
Plano Pro: a partir de $ 7,99 por usuário por mês, inclui fluxos de trabalho, tarefas e quadros de tarefas ilimitados, automação e calendário no aplicativo
Plano Empresarial: preço personalizado disponível mediante solicitação
*A flexibilidade é importante, e é por isso que oferecemos três métodos de cobrança: anual ($ 7,99 por usuário por mês para o plano Pro), trimestral ($ 8,99 por usuário por mês) e mensal ($ 9,99 por usuário por mês).
Wrike
Fonte da imagem: Capterra.com
Wrike se destaca como um software de gestão de fluxo de trabalho empresarial com recursos robustos de gerenciamento de projetos para organizações que lidam com grandes projetos.
Ele oferece várias integrações, como Slack, Zapier, HubSpot, Salesforce, etc.
Principais recursos que o Wrike oferece são:
Quadros Kanban: Esse recurso permite que você organize e visualize grandes projetos com vários subprojetos e monitore seu progresso desde o início até a conclusão.
Gráficos de Gantt: Esses gráficos oferecem várias possibilidades - você pode criar dependências e metas, reprogramar tarefas em massa, compartilhar tarefas e comunicar-se com eficiência, além de importar todos os seus dados automaticamente.
Revisão: A funcionalidade de revisão do Wrike permite que você deixe comentários em todos os tipos de arquivos. É especialmente útil para quem trabalha em setores criativos e de marketing, pois você pode usá-lo para obter feedback organizado em toda a empresa para imagens, documentos, vídeos e páginas da Web.
Marcação cruzada: Esse recurso permite que as equipes multifuncionais vejam as tarefas dentro do contexto de seus projetos específicos e das iniciativas mais amplas da empresa.
Como ponto negativo, alguns usuários afirmam que a curva de aprendizado é bastante acentuada. Se estiver procurando algo mais simples, confira estas alternativas do Wrike.
Preços
Plano gratuito
Plano Team: $ 9,80 por usuário/mês, até 25 usuários
Plano Business: $ 24,80 por usuário/mês, até 200 usuários
Plano Enterprise: preço personalizado disponível mediante solicitação, para equipes grandes
Plano Pinnacle: preço personalizado disponível mediante solicitação, para equipes com necessidades complexas
monday.com
Fonte da imagem: Capterra.com
Ao considerar a capacidade de criar fluxos de trabalho personalizados para setores criativos, a monday.com é uma das primeiras ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho que vem à mente.
Projetada principalmente como uma simples ferramenta de colaboração, ela evoluiu para incluir uma gama diversificada de fluxos de trabalho, desde marketing e recursos humanos até o gerenciamento do relacionamento com o cliente.
A monday.com tem uma ampla variedade de integrações para compartilhar arquivos e muito mais, como Microsoft Teams, Google Calendar, Dropbox, Miro, etc.
Essa ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho tem os seguintes recursos:
Fluxos de trabalho específicos do setor: A ferramenta fornece vários modelos de fluxo de trabalho adaptados a vários setores, como marketing, vendas, TI e RH.
Colaboração em arquivos: Permite a colaboração em tempo real, sem esforço e em todos os tipos de documentos e arquivos, com uma maneira fácil de rastrear alterações.
Gerenciamento de projetos: a monday.com também tem funcionalidades tradicionais, como planejamento de projetos, rastreamento e relatórios.
Recursos de CRM: Quem trabalha com marketing e vendas pode aproveitar a monday.com para o gerenciamento de leads, contatos e negócios, bem como para relatórios e análises. Ela também se integra a vários bancos de dados externos de conhecimento do cliente.
Como ponto negativo, alguns usuários relatam que a monday.com não oferece um suporte satisfatório ao cliente e que os modelos poderiam ser mais flexíveis. Portanto, talvez você queira ver alternativas à monday.com.
Preços
Plano gratuito: para até 2 usuários
Plano Basic: €10 por usuário por mês
Plano Standard: €12 por usuário por mês
Plano Pro: €20 por usuário por mês
Plano Enterprise: preço personalizado disponível mediante solicitação
*Você pode obter um desconto de 18% ao adquirir planos anuais.
Smartsheet
Fonte da imagem: G2.com
O Smartsheet é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho que empresas de todos os tamanhos usam para supervisionar projetos, automatizar fluxos de trabalho e gerenciar orçamentos e portfólios em um só lugar.
Esse software de gerenciamento de projetos tem muitas integrações, como Slack, Jira, Miro e Zapier.
O Smartsheet também está disponível em vários idiomas, como alemão, inglês, francês, italiano, japonês, etc.
Aqui estão seus principais recursos:
Gráficos de Gantt: Esse recurso permite converter listas de tarefas em linhas do tempo para monitorar visualmente o progresso do seu projeto.
Gerenciamento de recursos: Esse recurso ajuda a gerenciar a força de trabalho com mais eficiência, criar equipes otimizadas de projeto e antecipar as necessidades de contratação.
Fórmulas: Você pode otimizar seu fluxo de trabalho com funções que computam, coletam e automatizam dados. Há uma gama de mais de 80 funções em fórmulas para escolher.
Saída de dados: Essa é uma boa ferramenta para quem trabalha com dados confidenciais, pois os administradores podem estabelecer políticas de saída para proteger os dados. Se alguém tentar realizar uma ação restrita, você receberá um alerta de notificação.
No lado negativo, alguns usuários relatam que o aplicativo nem sempre é sincronizado automaticamente e que perderam seu trabalho algumas vezes quando se esqueceram de salvá-lo manualmente. Para evitar isso, verifique estas alternativas do Smartsheet.
Preços
Plano gratuito: um usuário e até 2 editores
Plano Pro: $ 9 por usuário por mês, para até 10 usuários
Plano Business: $ 32 por usuário por mês, para um mínimo de 3 usuários e editores ilimitados
Plano Enterprise: preço personalizado disponível mediante solicitação
*Você pode obter um desconto de 20% ao adquirir planos anuais.
Asana
Fonte da imagem: G2.com
A Asana se destaca como uma das primeiras ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho que ainda é popular, graças à escolha da abordagem ágil e à atualização contínua de seus recursos para atender às necessidades em constante evolução dos usuários.
Da mesma forma que o Wrike, essa solução de gerenciamento de fluxo de trabalho oferece várias exibições personalizáveis, incluindo cartões no estilo Kanban e exibições de calendário, permitindo que os usuários personalizem sua experiência com base em preferências pessoais.
Os amplos recursos de integração da Asana facilitam o compartilhamento de arquivos e aprimoram a colaboração em equipe. Alguns deles incluem Microsoft Teams, Dropbox, Figma e Adobe Creative Cloud.
Os principais recursos dessa ferramenta de gerenciamento de projetos são:
Rastreamento de marcos: Esse recurso permite dividir grandes metas em marcos menores, monitorar o progresso e até mesmo definir lembretes para datas ou prazos importantes.
Código de cores: A Asana é famosa por ter sido uma das primeiras ferramentas a introduzir a codificação por cores, facilitando a análise de seus cronogramas e planos em um piscar de olhos.
Dependências de tarefas: Você pode usá-las para estabelecer conexões entre as tarefas e garantir a conclusão de uma antes de passar para outra.
Acesso de convidados: Você pode convidar partes interessadas externas para participar da edição colaborativa em tempo real de suas tarefas compartilhadas.
No lado negativo, alguns usuários relatam bugs, com casos em que a ferramenta leva muito tempo para carregar, apesar de ter uma conexão forte com a Internet. Para evitar isso, confira estas alternativas da Asana.
Preços
Plano Personal: gratuito para sempre
Plano Starter: $ 13,49 por usuário por mês
Plano Advanced: $ 30,49 por usuário por mês
Planos Enterprise e Enterprise+: preço personalizado disponível mediante solicitação
*Você pode obter um desconto de 20% ao adquirir planos anuais.
Airtable
Fonte da imagem: Capterra.com
O Airtable é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho colaborativo projetado principalmente para desenvolvedores e equipes na área de produtos. Seus bancos de dados abrangentes fazem com que ele se destaque de outras ferramentas da nossa lista, mas isso acarreta uma curva de aprendizado mais acentuada.
Esse software de gerenciamento de fluxo de trabalho oferece suporte às seguintes integrações:
Asana e Trello para gerenciamento de projetos
Dropbox e Google Drive para gerenciamento de arquivos
Slack e Twilio para comunicação
Como uma das melhores ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, o Airtable oferece os seguintes recursos:
Visualizações personalizáveis: O Airtable oferece uma variedade de visualizações personalizáveis de acordo com as quais você pode analisar e organizar dados, como lista, horário, calendário, galeria etc.
Criador de roteiros: As equipes que trabalham na área de produtos podem usar essa ferramenta para criar roteiros flexíveis, priorizar os recursos a serem desenvolvidos e obter feedback durante o processo.
Designer de interface: O Airtable oferece um ambiente livre de códigos onde qualquer pessoa, independentemente do nível de habilidade técnica, pode criar e compartilhar interfaces personalizadas.
Recursos avançados de geração de relatórios: As extensões incorporadas permitem que você crie e personalize relatórios. Essas extensões facilitam a criação de tabelas, gráficos e métricas importantes adaptadas para atender aos requisitos de relatórios específicos de cada equipe.
Por outro lado, essa ferramenta pode não ser o melhor software de gerenciamento de fluxo de trabalho para pessoas sem experiência em tecnologia que trabalham em outros setores que não o de TI. Além disso, alguns recursos, como gráficos de Gantt, só estão disponíveis em planos mais caros. Para opções mais simples e econômicas, confira as alternativas ao Airtable.
Preços
Plano gratuito
Plano Team: $ 24 por usuário por mês
Plano Business: $ 54 por usuário por mês
Plano de escala Enterprise: preço personalizado disponível mediante solicitação
*Você pode obter um desconto de 17% comprando planos anuais.
Os melhores softwares e ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho: Tabela de comparação
Plataforma | Principais recursos | Preços (cobrados anualmente) | Melhor para |
workstreams.ai |
|
| Pequenas e médias empresas |
Wrike |
|
| Empresas com fluxos de trabalho complexos |
monday.com |
|
| Setores de criação |
Smartsheet |
|
| Empresas com grande contingente de funcionários |
Asana |
|
| Organizations with a lot of external collaborators |
Airtable |
|
| Equipes de desenvolvimento de software |
Os melhores softwares e ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho: Critérios de seleção
Ao procurar soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho, considere seus recursos, integrações e seu orçamento, bem como fatores subjetivos, como o tamanho da empresa, o número de funcionários ou quaisquer requisitos especiais relacionados ao setor.
Recursos
Alguns dos principais recursos a serem procurados são:
Gerenciamento de tarefas
Automação
Colaboração em equipe
Alocação de tempo
Gerenciamento de documentos
Atribuição de funções
Personalização
Integrações
As integrações podem, sem dúvida, fazer ou desfazer o sucesso da colaboração da sua equipe. Portanto, você precisa optar por um software de gerenciamento de fluxo de trabalho que se integre às ferramentas de comunicação e a outros aplicativos que você está usando.
Essas integrações incluem o Slack, o Microsoft Teams, o Jira, o Google Calendar, o Zapier e muitos outros.
Preços
É fundamental encontrar o equilíbrio entre os recursos de que você precisa e seu orçamento, mas lembre-se de que mais caro nem sempre significa melhor, portanto, compare cuidadosamente todos os planos disponíveis.
Incluímos várias opções, desde pequenas empresas até grandes corporações. Algumas ferramentas da nossa lista têm um plano gratuito, e muitas delas oferecem uma avaliação gratuita com duração de 7 a 30 dias.
Conclusão
Esperamos que esta análise das principais ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho tenha lhe fornecido insights sobre os recursos a serem considerados ao escolher o sistema certo para a sua empresa.
Se você está procurando uma ferramenta com recursos avançados de gerenciamento de fluxo de trabalho, a workstreams.ai é a solução certa para você.
Graças a um alto nível de automação, ela o ajudará a simplificar e otimizar seus processos de fluxo de trabalho.
Ela vem com diferentes fluxos de trabalho personalizáveis que podem se adaptar às necessidades de qualquer equipe em diferentes setores.
Inscreva-se hoje mesmo e experimente em primeira mão.
FAQs
O que o software de gerenciamento de fluxo de trabalho faz?
O software de gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda a automatizar os processos corporativos criando fluxos de trabalho personalizados, gerenciando tarefas e fornecendo ferramentas para comunicação e colaboração.
A Microsoft tem uma ferramenta de fluxo de trabalho?
Sim, a Microsoft tem uma ferramenta simples de automação de fluxo de trabalho chamada Microsoft Power Automate, anteriormente conhecida como Microsoft Flow. No entanto, essa ferramenta tem menos recursos do que qualquer uma das ferramentas que mencionamos.
Qual é a melhor ferramenta para um fluxo de trabalho?
Depende de muitos fatores, mas o melhor software de automação de fluxo de trabalho pode ser a workstreams.ai, graças à sua flexibilidade, facilidade de uso, capacidade de criar fluxos de trabalho personalizados e outros recursos avançados.
Quem usa o software de fluxo de trabalho?
As ferramentas de fluxo de trabalho estão amplamente difundidas em organizações de todos os tamanhos, desde pequenas empresas até corporações. Elas são usadas em muitos setores, como marketing e vendas, RH, TI, etc.
