Laut Gallup sind 84% der US-Beschäftigten in gewissem Maße " vernetzt ", d.h. sie arbeiten täglich mit mehreren Teams zusammen und berichten an verschiedene Manager.
Dies wirkt sich zwar positiv auf Agilität, Innovation und den Aufbau funktionsübergreifender Kompetenzen aus, kann aber auch zusätzliche Herausforderungen bei der Kommunikation und dem Workflow-Management mit sich bringen.
Die Verwendung mehrerer Kommunikations- und Aufgabenmanagementkanäle kann zu Verwirrung und Zeitverzögerungen führen, weshalb es von Vorteil sein kann, alles an einem Ort zu haben.
Eine Workflow-Management-Software kann dir dabei helfen, Prozesse und Kommunikation zu rationalisieren, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern.
Lies weiter, um das richtige Workflow-Management-Tool für dein Unternehmen zu finden.
Die 6 besten Workflow Management Software & Tools: Ein detaillierter Überblick
workstreams.ai
workstreams.ai ist ein Teammanagement-Tool, das sich am besten für KMU eignet, die ihre Produktivität, Effizienz und Zusammenarbeit verbessern wollen.
Sie enthält viele Vorlagen für verschiedene Branchen, ermöglicht es aber auch, Workflows von Grund auf neu zu erstellen. Du kannst Vorlagen verwenden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Geschäftsabläufe zu standardisieren.
Obwohl Projektmanagement-Tools normalerweise bei IT- und Entwicklungsteams beliebt sind, zeichnet sich workstreams.ai durch seine benutzerfreundliche Oberfläche aus, die es auch für nicht-technische Benutzer/innen zugänglich macht.
Mit unserer anpassbaren Workflow-Management-Plattform kannst du automatisierte Workflows für verschiedene Branchen erstellen, z. B:
Für Interessierte gibt es hier Beispiele für Workflows, die auf verschiedene Branchen zugeschnitten sind, und ein informativer Artikel über Workflow-Mapping kann dir helfen, den besten Weg zur Erstellung von Workflows zu finden.
Unsere Plattform lässt sich in verschiedene Tools integrieren, die du vielleicht schon benutzt.
Die Integration mit Slack oder Microsoft Teams verbessert die Teamkommunikation und fördert die Zusammenarbeit in Echtzeit.
workstreams.ai lässt sich auch in Google Calendar oder Gmail integrieren, um die Funktionalität zu verbessern. Du kannst es auch mit Trello verbinden, wenn du dieses Tool zur Aufgabenverwaltung verwendest.
Schließlich gibt es noch Webhook, das die Verbindung zwischen verschiedenen Tools und Apps erleichtert. Diese Integration ermöglicht es dir, Daten aus verschiedenen Quellen zu pushen und darauf basierend Aufgaben zu erstellen.
Hier sind die wichtigsten Merkmale unserer Plattform:
Automatisierung auf hohem Niveau: Du kannst Routineaufgaben und sich wiederholende Prozesse automatisieren und so eine Menge Zeit sparen. Diese kannst du nutzen, um dich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren, z.B. auf die strategische Planung, die Analyse von Workflows und die Rationalisierung von Workflows
Zeiteinteilung: Unser Tool erleichtert nicht nur die genaue Zeiterfassung, sondern ermöglicht es dir auch, den Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben genau abzuschätzen und diejenigen zu identifizieren, die mehr Zeit benötigen als andere.
Aufgabenanreicherung: Du kannst Details zu jeder Aufgabe hinzufügen, um die Wissensbasis deines Unternehmens zu erweitern und wertvolle Informationen mit anderen Teammitgliedern zu teilen.
Eingefrorene Aufgaben: Diese einzigartige Funktion informiert dich darüber, wie viel Zeit vergangen ist, seit du zuletzt an einer bestimmten Aufgabe gearbeitet hast. Sie dient als Erinnerungshilfe, damit du auch bei einem hohen Arbeitspensum den Überblick über deine Aufgaben behältst.
Automatische Weiterleitung: Mit dieser Funktion werden Weiterleitungsregeln festgelegt, die sicherstellen, dass die Aufgaben gemäß dem Plan weitergeleitet werden, sobald sie einen bestimmten Schritt im Prozess erreichen.
Preise
Free Plan: Dieser Plan ist völlig kostenlos und enthält alle Funktionen des Pro-Plans, ist aber auf bis zu drei Nutzer beschränkt.
Pro Plan: ab 7,99 $ pro Nutzer und Monat, mit unbegrenzten Workflows, Aufgaben und Taskboards, Automatisierung und In-App-Kalender
Enterprise Plan: individueller Preis auf Anfrage erhältlich
*Flexibilität ist wichtig, deshalb bieten wir drei Abrechnungsmethoden an - jährlich (7,99 € pro Nutzer und Monat für den Pro Plan), vierteljährlich (8,99 € pro Nutzer und Monat) und monatlich (9,99 € pro Nutzer und Monat).
Wrike
Source: Capterra.com
Die Software Wrike zeichnet sich durch ihre robusten Projektmanagement-Funktionen für Unternehmen aus, die große Projekte durchführen.
Es bietet viele Integrationen wie Slack, Zapier, HubSpot, Salesforce, etc.
Die wichtigsten Funktionen von Wrike sind:
Kanban-Tafeln: Mit dieser Funktion kannst du große Projekte mit zahlreichen Unterprojekten organisieren und visualisieren und ihren Fortschritt von der Initiierung bis zum Abschluss überwachen.
Gantt-Diagramme: Diese Diagramme bieten verschiedene Möglichkeiten - du kannst Abhängigkeiten und Meilensteine erstellen, Aufgaben in großen Mengen umplanen, Aufgaben teilen und effizient kommunizieren sowie alle Daten automatisch importieren.
Korrekturlesen: Die Korrekturfunktion von Wrike ermöglicht es dir, Kommentare zu allen Arten von Dateien zu hinterlassen. Sie ist besonders nützlich für Kreative und Marketingfachleute, da du damit unternehmensweit organisiertes Feedback zu Bildern, Dokumenten, Videos und Webseiten einholen kannst.
Cross-Tagging: Diese Funktion ermöglicht es funktionsübergreifenden Teams, Aufgaben im Kontext ihrer spezifischen Projekte und breiter angelegten Unternehmensinitiativen zu sehen.
Die Kehrseite der Medaille ist, dass einige Nutzer behaupten, die Lernkurve sei etwas steil. Wenn du nach etwas Einfacherem suchst, schau dir diese Wrike-Alternativen an.
Preise
Kostenloser Plan
Team Plan: 9,80 $ pro Nutzer und Monat, bis zu 25 Nutzer
Business Plan: $24,80 pro Nutzer und Monat, bis zu 200 Nutzer
Enterprise Plan: individueller Preis auf Anfrage erhältlich, für große Teams
Pinnacle Plan: individueller Preis auf Anfrage, für komplexe Arbeitsabläufe
monday.com
Source: Capterra.com
Wenn es um die Möglichkeit geht, personalisierte Workflows für die Kreativbranche zu erstellen, ist monday.com eines der ersten Workflow-Management-Tools, das einem in den Sinn kommt.
Ursprünglich als einfaches Kollaborationstool konzipiert, hat es sich zu einem Tool entwickelt, das eine Vielzahl von Workflows abdeckt, von Marketing über Personalwesen bis hin zum Kundenbeziehungsmanagement.
monday.com verfügt über eine Vielzahl von Integrationen für die gemeinsame Nutzung von Dateien und mehr, z. B. Microsoft Teams, Google Calendar, Dropbox, Miro usw.
Dieses Tool zur Verwaltung von Workflows hat die folgenden Funktionen:
Branchenspezifische Workflows: Das Tool bietet zahlreiche Workflow-Vorlagen, die auf verschiedene Branchen zugeschnitten sind, z. B. Marketing, Vertrieb, IT und HR.
Dateizusammenarbeit: Es ermöglicht eine mühelose Zusammenarbeit in Echtzeit bei allen Arten von Dokumenten und Dateien, mit einer einfachen Möglichkeit, Änderungen zu verfolgen.
Projektmanagement: monday.com verfügt auch über traditionelle Funktionen wie Projektplanung, -verfolgung und -berichte.
CRM-Funktionen: Marketing- und Vertriebsmitarbeiter können monday.com für das Lead-, Kontakt- und Geschäftsmanagement sowie für Berichte und Analysen nutzen. Es lässt sich auch mit verschiedenen externen Datenbanken für Kundenwissen integrieren.
Auf der anderen Seite berichten einige Nutzer, dass der Support von monday.com nicht zufriedenstellend ist und dass die Vorlagen flexibler sein könnten. Deshalb solltest du dir Alternativen zu monday.com ansehen.
Preise
Kostenloser Plan: Für bis zu 2 Nutzer
Basis Plan: 10 € pro Nutzer und Monat
Standard Plan: 12 € pro Nutzer und Monat
Pro Plan: 20 € pro Nutzer und Monat
Enterprise Plan: individueller Preis auf Anfrage erhältlich
* Beim Kauf eines Jahresplans erhältst du einen Rabatt von 18%.
Smartsheet
Source: G2.com
Smartsheet ist eine Workflow-Management-Software, mit der Unternehmen aller Größenordnungen Projekte überwachen, Arbeitsabläufe automatisieren und Budgets und Portfolios an einem Ort verwalten können.
Diese Projektmanagement-Software hat viele Integrationen, wie z. B. Slack, Jira, Miro und Zapier.
Smartsheet ist außerdem in mehreren Sprachen erhältlich, z. B. in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Japanisch usw.
Hier sind seine wichtigsten Merkmale:
Gantt-Diagramme: Mit dieser Funktion kannst du Aufgabenlisten in Zeitleisten umwandeln, um den Fortschritt deines Projekts visuell zu überwachen.
Ressourcenmanagement: Mit dieser Funktion kannst du deinen Personalbestand effektiver verwalten, optimale Projektteams zusammenstellen und den Einstellungsbedarf vorhersehen.
Formeln: Mit Funktionen zum Berechnen, Sammeln und Automatisieren von Daten kannst du deinen Arbeitsablauf optimieren. Du kannst aus über 80 Funktionen in Formeln wählen.
Datenausstieg: Dies ist ein gutes Tool für alle, die mit sensiblen Daten arbeiten, denn Administratoren können Richtlinien zum Schutz der Daten festlegen. Wenn jemand versucht, eine eingeschränkte Aktion durchzuführen, erhältst du eine Warnmeldung.
Einige Nutzer/innen berichten, dass die App sich nicht immer automatisch synchronisiert und dass sie ihre Arbeiten ein paar Mal verloren haben, weil sie vergessen haben, sie manuell zu speichern. Um dies zu vermeiden, solltest du dir diese Smartsheet-Alternativen ansehen.
Preise
Kostenloser Plan: ein Nutzer und bis zu 2 Editoren
Pro Plan: $9 pro Benutzer pro Monat, für bis zu 10 Benutzer
Business Plan: $32 pro Nutzer und Monat, für mindestens 3 Nutzer und unbegrenzte Anzahl von Editoren
Enterprise Plan: individueller Preis auf Anfrage erhältlich
* Beim Kauf eines Jahresplans erhältst du einen Rabatt von 20%.
Asana
Source: G2.com
Asana ist eines der ersten Tools zur Verwaltung von Arbeitsabläufen, das sich dank des agilen Ansatzes und der kontinuierlichen Aktualisierung seiner Funktionen, um den sich ändernden Bedürfnissen der Nutzer/innen gerecht zu werden, immer noch großer Beliebtheit erfreut.
Ähnlich wie Wrike bietet diese Workflow-Management-Lösung verschiedene anpassbare Ansichten. Dazu gehören Karten im Kanban-Stil und Kalenderansichten, mit denen Nutzer/innen ihre Arbeit nach ihren persönlichen Vorlieben gestalten können.
Die umfangreichen Integrationsmöglichkeiten von Asana erleichtern den reibungslosen Austausch von Dateien und verbessern die Zusammenarbeit im Team. Einige davon sind Microsoft Teams, Dropbox, Figma und Adobe Creative Cloud.
Die wichtigsten Funktionen dieses Projektmanagement-Tools sind:
Meilensteinverfolgung: Diese Funktion ermöglicht es dir, große Ziele in kleinere Meilensteine zu unterteilen, den Fortschritt zu überwachen und sogar Erinnerungen für wichtige Termine oder Fristen zu setzen.
Farbcodierung: Asana ist berühmt dafür, dass es als eines der ersten Tools eine Farbcodierung eingeführt hat, die es einfacher macht, deine Zeitpläne und Pläne auf einen Blick zu erfassen.
Abhängigkeiten von Aufgaben: Du kannst sie nutzen, um Verbindungen zwischen Aufgaben herzustellen und sicherzustellen, dass eine Aufgabe abgeschlossen ist, bevor du zur nächsten übergehst.
Gastzugang: Du kannst externe Beteiligte einladen, in Echtzeit an der gemeinsamen Bearbeitung deiner Aufgaben teilzunehmen.
Einige Nutzerinnen und Nutzer berichten von Fehlern und dass es trotz einer guten Internetverbindung lange dauert, bis das Programm geladen wird. Um dies zu vermeiden, solltest du dir diese Asana-Alternativen ansehen.
Preise
Persönlicher Plan: kostenlos für immer
Starter Plan: 13,49 $ pro Nutzer und Monat
Erweiterter Plan: 30,49 $ pro Nutzer und Monat
Enterprise und Enterprise+ Plan: individueller Preis auf Anfrage erhältlich
* Beim Kauf eines Jahresplans erhältst du einen Rabatt von 20%.
Airtable
Source: Capterra.com
Airtable ist eine Software zur Verwaltung kollaborativer Workflows, die sich vor allem an Entwickler und Produktteams richtet. Mit seinen umfassenden Datenbanken hebt es sich von anderen Tools auf unserer Liste ab, aber das geht mit einer steileren Lernkurve einher.
Diese Workflow-Management-Software unterstützt die folgenden Integrationen:
Dropbox und Google Drive für die Dateiverwaltung
Slack und Twilio für die Kommunikation
Als eines der besten Tools zur Verwaltung von Workflows bietet Airtable die folgenden Funktionen:
Anpassbare Ansichten: Airtable bietet eine Vielzahl von anpassbaren Ansichten, nach denen du Daten analysieren und organisieren kannst, wie z.B. Liste, Zeitplan, Kalender, Galerie, etc.
Roadmap Builder: Produktteams können dieses Tool nutzen, um flexible Roadmaps zu erstellen, Prioritäten für die zu entwickelnden Funktionen zu setzen und während des Prozesses Feedback einzuholen.
Interface Designer: Airtable bietet eine codefreie Umgebung, in der jeder, unabhängig von seinen technischen Kenntnissen, eigene Benutzeroberflächen erstellen und teilen kann.
Erweiterte Berichtsfunktionen: Eingebaute Erweiterungen ermöglichen es dir, Berichte zu erstellen und zu personalisieren. Diese Erweiterungen erleichtern die Erstellung von Diagrammen, Grafiken und Kennzahlen, die auf die spezifischen Berichtsanforderungen jedes Teams zugeschnitten sind.
Nachteilig ist, dass dieses Tool möglicherweise nicht die beste Workflow-Management-Software für technisch nicht versierte Personen ist, die in anderen Branchen als der IT arbeiten. Außerdem sind einige Funktionen, wie z. B. Gantt-Diagramme, nur in teureren Versionen verfügbar. Wenn du eine einfachere und preiswertere Lösung suchst, schau dir die Alternativen zu Airtable an.
Preise
Kostenloser Plan
Team Plan: 24 $ pro Nutzer und Monat
Business Plan: 54 $ pro Nutzer und Monat
Enterprise Plan: individueller Preis auf Anfrage erhältlich
* Beim Kauf eines Jahresplans erhältst du einen Rabatt von 17%.
| Plattform | Hauptmerkmale | Preise (jährliche Abrechnung) | Optimal für |
| workstreams.ai |
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KMU |
| Wrike |
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Unternehmen mit komplexen Arbeitsabläufen |
| monday.com |
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Kreative Branchen |
| Smartsheet |
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Unternehmen mit großer Belegschaft |
| Asana |
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Organisationen mit vielen externen Mitarbeitern |
| Airtable |
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Software-Entwicklungsteams |
Die beste Workflow-Management-Software und -Tools: Auswahlkriterien
Bei der Suche nach Lösungen für das Workflow-Management solltest du deren Funktionen, Integrationen und dein Budget berücksichtigen. Außerdem solltest du subjektive Faktoren wie die Unternehmensgröße, die Anzahl der Mitarbeiter oder spezielle branchenbezogene Anforderungen berücksichtigen.
Eigenschaften
Einige wichtige Merkmale, auf die du achten solltest, sind:
Aufgabenmanagement
Automatisierung
Zusammenarbeit im Team
Zeiteinteilung
Dokumentenmanagement
Rollenzuweisung
Personalisierung
Integrationen
Integrationen können über den Erfolg der Zusammenarbeit in deinem Team entscheiden. Deshalb solltest du dich für eine Workflow-Management-Software entscheiden, die sich mit den Kommunikations-Tools und anderen Apps, die du verwendest, integrieren lässt.
Zu diesen Integrationen gehören Slack, Microsoft Teams, Jira, Google Calendar, Zapier und viele mehr.
Preise
Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen den von dir benötigten Funktionen und deinem Budget zu finden. Aber bedenke, dass teurer nicht immer besser bedeutet.
Wir haben verschiedene Optionen aufgeführt, von kleinen Unternehmen bis hin zu Großunternehmen. Einige Tools auf unserer Liste haben einen kostenlosen Plan, und viele von ihnen bieten eine kostenlose Testphase von 7 bis 30 Tagen.
Fazit
Wir hoffen, dass dieser Überblick über die besten Workflow-Management-Tools dir einen Einblick in die Funktionen gegeben hat, die du bei der Auswahl des richtigen Systems für dein Unternehmen berücksichtigen solltest.Wenn du auf der Suche nach einem Tool mit fortschrittlichen Workflow-Management-Funktionen bist, ist workstreams.ai die richtige Lösung für dich.
Dank eines hohen Automatisierungsgrades hilft es dir, deine Arbeitsabläufe zu rationalisieren und zu optimieren.
Es bietet verschiedene anpassbare Arbeitsabläufe, die sich an die Bedürfnisse jedes Teams in verschiedenen Branchen anpassen lassen.
Melde dich noch heute an und erfahre mehr.
FAQs
Was macht eine Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software hilft dir, Geschäftsprozesse zu automatisieren, indem sie benutzerdefinierte Workflows erstellt, Aufgaben verwaltet und Werkzeuge für die Kommunikation und Zusammenarbeit bereitstellt.
Hat Microsoft ein Workflow-Tool?
Ja, Microsoft hat ein einfaches Tool zur Automatisierung von Workflows namens Microsoft Power Automate, früher bekannt als Microsoft Flow. Dieses Tool hat jedoch weniger Funktionen als die anderen von uns genannten Tools.
