As empresas que tiveram um alto crescimento em curtos períodos de tempo têm muito mais probabilidade de incorporar a automação em seus procedimentos de trabalho do que as empresas que não cresceram tanto. É uma coincidência? Não achamos que seja!
A automação do fluxo de trabalho oferece uma série de benefícios. Ela economiza tempo e dinheiro, reduz a chance de erros e garante procedimentos padronizados. Ao adotar a automação, você pode prestar um excelente atendimento ao cliente de forma consistente e sem complicações.
Continue lendo para descobrir os exemplos mais comuns de fluxo de trabalho que o ajudarão a aumentar a produtividade no local de trabalho.
7 exemplos de fluxo de trabalho para sua PME (Pequena Média Empresa)
Na workstreams.ai, criamos uma biblioteca de diversos exemplos de fluxo de trabalho para ajudar a otimizar os processos de sua organização. Entre esses exemplos de fluxo de trabalho estão processos criados para:
Contratação
Aquisição
Solicitações de folga
Ciclo de Feedback
Suporte ao cliente
Marketing
Gerenciamento de contas
Vamos descobrir o que você pode fazer com cada um desses fluxos de trabalho predefinidos:
Contratação
Você não precisa comprar um software de recrutamento caro quando nosso aplicativo de gerenciamento de workflow pode ajudá-lo a criar um fluxo de trabalho automatizado e simplificado para contratação e recrutamento.
Veja o que você pode fazer com o Workflow de Contratação da workstreams.ai:
Colete e armazene inscrições de candidatos em um único local
Definir etapas para revisões
Realizar triagens iniciais
Agendar as primeiras entrevistas com possíveis candidatos
O aplicativo também serve como um banco de dados eficiente para cada candidato, armazenando seu perfil no LinkedIn, currículo, expectativas salariais e disponibilidade.
Além de poder usar a workstreams.ai como uma ferramenta de contratação, você também pode usá-la como um software de gerenciamento de equipe que aumenta a produtividade e a colaboração.
Em algumas empresas, várias equipes trabalham juntas na entrevista e na contratação de novos funcionários: desde as entrevistas iniciais com o RH até as entrevistas técnicas e a atribuição de tarefas e testes aos candidatos. Nosso banco de dados simplifica a colaboração entre os membros da equipe, tornando as informações mais acessíveis.
Com a workstreams.ai, é fácil acompanhar o progresso de cada candidato e sempre saber em que estágio do processo de contratação ele se encontra. O aplicativo também vem com rótulos valiosos (júnior, sênior, freelancer, meio período etc.) e campos personalizados que permitem que o gerente de contratação filtre e classifique as candidaturas.
Agora que vimos como a workstreams.ai pode otimizar o processo de contratação, vamos ver como ele pode simplificar a manutenção de registros com seu Workflow de Aquisição.
Aquisição
Toda empresa precisa controlar seus gastos comerciais e garantir que cada funcionário contabilize as despesas realizadas. Mas, a menos que você seja uma grande empresa internacional, não precisa de uma solução robusta de compras. Com o nosso fluxo de trabalho de aquisição personalizável, você pode acompanhar todas as solicitações de compra feitas pelos funcionários.
Nosso Workflow de Aquisição é simples. Ele fornece tudo o que você precisa para manter registros! Veja o que você pode fazer com ele:
Enviar solicitações de vendas
Aprovar pagamentos
Acompanhar pedidos
Organizar o total de pagamentos
Conciliação de contas
Para nos adaptarmos ainda mais às necessidades de sua empresa, criamos dois modelos do nosso Workflow de Aquisição na workstreams.ai: um para compras únicas e outro para compras recorrentes. Com esses workflows automatizados predefinidos, você pode padronizar facilmente os procedimentos, economizar tempo e promover a transparência em sua organização.
Vamos agora explorar como a workstreams.ai pode ajudá-lo a lidar com as solicitações de folga, assegurando um acompanhamento tranquilo e organizado das férias dos funcionários.
Solicitações de folga
Até mesmo as empresas mais flexíveis exigem o envio de solicitações de dias de folga com antecedência para que possam ajustar a programação de acordo. Mas mesmo que um funcionário apresente sua solicitação a tempo, pode haver muita perda de tempo com e-mails ou chats, especialmente durante os feriados, quando todos estão solicitando folga ao mesmo tempo.
Você pode economizar muito tempo dos seus funcionários usando o Workflow de Solicitações de Folga na workstreams.ai. Com esse fluxo de trabalho, você pode:
Fornecer modelos pré-fabricados de solicitação de folga (férias, licença sabática e licença parental).
Incluir todas as informações relevantes relacionadas à solicitação de folga, como a duração do período de folga.
Acompanhar o status das solicitações de folga (se foram aprovadas ou rejeitadas).
Depois de ver como a workstreams.ai agiliza as solicitações de folga, vamos nos aprofundar em outro fluxo de trabalho essencial - o ciclo de feedback.
Ciclo de Feedback
Você sabia que quase um terço dos funcionários acredita que o feedback em seu local de trabalho não é frequente o suficiente para ajudá-los a entender como melhorar? Muitas empresas enfrentam problemas com feedback e avaliações de desempenho inconsistentes. Além disso, há uma falta de estrutura para apoiar o ciclo de feedback.
É por isso que criamos um Workflow do Ciclo de Feedback que pode ajudá-lo a padronizar o processo de feedback em sua empresa. Todos os seus funcionários poderão enviar feedback no mesmo formato, o que economiza muito tempo, tanto para os funcionários quanto para o departamento de recursos humanos.
Não se surpreenda se a taxa de feedback em sua organização aumentar drasticamente porque você está eliminando o atrito com seus funcionários. Preencher um formulário pré-criado é muito mais fácil do que escrever o feedback do zero.
Além disso, o uso de formatos padronizados de feedback torna muito mais fácil para os gerentes de RH analisar o feedback e comparar as avaliações de desempenho dos funcionários mês a mês.
Vamos agora mudar nosso foco para outro aspecto crucial do sucesso dos negócios: o suporte ao cliente.
Suporte ao cliente
Nosso Workflow de Suporte ao Cliente permite que você gerencie todas as tarefas de suporte e experiência do cliente em um só lugar. Isso o ajudará a organizar e gerenciar várias consultas de clientes sem ficar sobrecarregado ou esquecer de fazer algo.
Aqui estão alguns benefícios que o Workflow do Suporte ao Cliente oferece:
Melhora a experiência do cliente ao resolver os problemas mais rapidamente.
Aumenta a satisfação do cliente e a taxa de retenção, o que resulta em mais lucro para sua empresa.
Economiza tempo e ajuda você a se concentrar no que é importante.
Melhora a taxa de resolução.
Garante a consistência, o que, por sua vez, aumenta a confiança do cliente.
Ajuda a simplificar o processo de tomada de decisão de seus agentes de suporte ao cliente, categorizando as tarefas por urgência.
Processos replicáveis garantem que você ofereça sempre o mesmo nível de experiência ao cliente, independentemente do funcionário responsável. Isso pode ser útil se você tiver vários locais e pode acelerar o processo de onboarding de funcionários.
Você pode aumentar ainda mais a produtividade aproveitando os recursos exclusivos de gerenciamento de projetos da workstreams.ai. Nossos quadros no estilo Kanban permitem que você não apenas acompanhe o progresso de cada solicitação, mas também as priorize.
Com o recurso de alocação de tempo, você pode estimar o tempo necessário para cada tarefa (com base nas informações anteriores), o que o ajudará a priorizar e gerenciar seu tempo com mais eficiência. Outra ótima maneira de priorizar as tarefas é usar o nosso calendário no aplicativo, garantindo que você nunca perca os prazos e mantenha a conformidade com os seus procedimentos corporativos.
Agora, vamos explorar como a plataforma versátil da workstreams.ai estende seus recursos para ampliar seus esforços de marketing e impulsionar o crescimento dos negócios.
Marketing
Se estiver procurando um Workflow para sua Agência de Marketing, você está no lugar certo. Nossos fluxos de trabalho para agências de marketing digital o ajudarão a gerenciar com perfeição as campanhas de marketing e publicidade para diferentes clientes.
Entendemos que as agências de marketing envolvem várias funções. É por isso que a workstreams.ai permite que você crie fluxos de trabalho para diferentes tipos de campanhas, tais como:
Marketing de conteúdo
Anúncios
Lançamentos de produtos
Geração de leads
Você pode salvar e usar esses fluxos de trabalho como modelos sempre que trabalhar em campanhas semelhantes. Além disso, oferecemos uma vasta biblioteca de workflows que atendem às diversas necessidades da sua equipe.
Nosso sistema de gerenciamento de workflow permite que você divida grandes metas em marcos alcançáveis, adicionando subtarefas para cada tarefa. Também é possível atribuir tarefas a diferentes membros da equipe, o que aumenta a transparência e a responsabilidade.
Os Workflows da Agência de Marketing abrangem quase todos os processos necessários para atender às necessidades de um cliente. Isso inclui:
Elaborar um esboço de campanha até que o gerente o aprove
Criação de conteúdo
Elaboração do orçamento
Programar sua campanha
Acompanhamento do desempenho da campanha e das despesas reais
A workstreams.ai promove a colaboração e a transparência e você pode criar quadros de perguntas compartilhados com os participantes do projeto para que todos possam ter uma visão geral do projeto. É possível compartilhar os quadros com seus clientes ou colaboradores externos e freelancers com quem você trabalha.
Há também um chat integrado que permite a comunicação em tempo real e elimina a necessidade de usar o e-mail. Nosso aplicativo também se integra ao Slack e ao Microsoft Teams, portanto, se você já os utiliza, também pode começar a gerenciar as tarefas por meio deles.
Além das agências de marketing, temos um workflow semelhante para vendas. Clique aqui para saber como você pode usá-lo para monitorar seu pipeline de vendas e gerenciamento de leads.
Por fim, vamos explorar como os robustos recursos de gerenciamento de contas da workstreams.ai podem ajudá-lo a otimizar as interações com os clientes e promover a fidelidade a longo prazo.
Gerenciamento de contas
Se você for chefe de departamento e estiver gerenciando várias contas, precisará de um fluxo de trabalho eficaz para cada uma delas, a fim de garantir que você fique por dentro de todas as tarefas e prazos.
Um Workflow de Gerenciamento de Contas pode ajudá-lo:
Alinhar sua estratégia com os objetivos da empresa
Delegar tarefas a outros membros da equipe
Fornecer feedback e avaliação
Em outras palavras, o armazenamento de todos esses dados em um único fluxo de trabalho eliminará uma grande quantidade de papelada manual e a confusão que geralmente vem com ela.
Aqui estão outros benefícios desse workflow:
Você pode usá-lo para gerenciamento de tarefas e controle de prazos. Lembretes e alertas são recursos incrivelmente benéficos, especialmente para grandes equipes que trabalham em vários projetos simultaneamente e têm dificuldade para acompanhar tudo.
Você pode rotular e codificar por cores diferentes tarefas, facilitando a filtragem de suas tarefas, não apenas por contas e clientes, mas também com base no tipo de tarefa e sua prioridade. Isso pode ajudá-lo a agrupar tarefas semelhantes e aumentar a produtividade da sua equipe.
Você pode acelerar o processo de onboarding do cliente, fornecendo a ele todas as informações necessárias sobre seus projetos futuros.
Cada fluxo de trabalho que você cria é uma base para otimizar ainda mais os seus procedimentos. Eles ajudam a aumentar a produtividade e a reduzir os custos. Com o Workflow de Gerenciamento de Contas na workstreams.ai, você pode acompanhar todas as métricas cruciais para o seu negócio e tomar decisões baseadas em dados. A otimização regular do fluxo de trabalho é uma das atividades com maior ROI para sua empresa.
Conclusão
Como você pode ver, a workstreams.ai pode automatizar todos os aspectos do seu negócio, desde o RH até o Marketing e a Contabilidade. O melhor de tudo é que você não precisa de uma ferramenta separada para cada área. Se você escolher o aplicativo de gerenciamento de fluxo de trabalho certo, poderá automatizar todos os aspectos da sua empresa com apenas alguns cliques.
Se você está procurando um aplicativo de gerenciamento de fluxo de trabalho versátil e fácil de usar, a workstreams.ai pode ser a solução certa para você! Você pode usar um de nossos workflows existentes e personalizá-lo, ou pode criar seu próprio workflow que se encaixe perfeitamente em seus processos de negócios.
Registre-se e obtenha seu primeiro workflow simplificado hoje mesmo.
FAQs
O que é um Workflow?
Os Workflows são o principal bloco de construção usado para padronizar os processos de sua organização. Isso é feito por meio de um quadro de tarefas personalizável e de modelos de tarefas.
Os workflows têm como objetivo cobrir todos os processos de sua organização em um determinado momento. Exemplos de workflows incluem: Gerenciamento de contas, suporte ao cliente ou publicidade.
Depois que um workflow é criado, ele pode ser facilmente encontrado na biblioteca de workflows e reutilizado quantas vezes forem necessárias. As alterações feitas no modelo de workflow são atualizadas automaticamente em todos os workflows ativos.
O que é um Quadro de Tarefas?
Quando não estiver usando um Workflow, você pode criar um quadro de tarefas simples para cobrir todos os seus projetos. Esse quadro oferece uma visão geral instantânea e em tempo real do seu trabalho em andamento. Você verá todos os cartões de tarefas passando por cada etapa de trabalho, da esquerda para a direita.
O que é uma Biblioteca de Workflow?
Uma extensa biblioteca de modelos de workflow predefinidos e personalizáveis com base nos processos definidos de sua organização.
Quais são os diferentes tipos de Workflows?
Alguns dos exemplos mais comuns de workflow incluem:
Workflow de Contratação
Workflow de Onboarding de Novos Funcionários
Workflow de Onboarding de Clientes
Workflow de Aquisições
Workflow de Solicitações de folga
Workflow de Suporte ao Cliente
Workflow de Marketing de Conteúdo
O que é um diagrama de workflow?
Um diagrama de workflow ou um gráfico representa uma visão geral visual de um processo de negócios. As empresas geralmente o utilizam para representar projetos complexos ou operações comerciais.
