Unternehmen, die in kurzen Zeiträumen ein hohes Wachstum erlebt haben, haben viel wahrscheinlicher Automatisierung in ihre Arbeitsabläufe integriert als Unternehmen, die nicht so stark gewachsen sind. Ist das Zufall? Das glauben wir nicht!
Die Automatisierung von Workflows hat viele Vorteile, angefangen bei Zeit- und Geldersparnis bis hin zur Verringerung menschlicher Fehler und Standardisierung aller Verfahren, damit du jederzeit ein gleichbleibendes Kundenservice-Niveau bieten kannst, egal wann.
Lies weiter, um die häufigsten Workflow-Beispiele zu entdecken, die dir dabei helfen werden, die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern.
7 Workflow-Beispiele für dein KMU
Hier sind einige Workflow-Beispiele, die dir helfen können, deine Aufgaben zu strukturieren und zu vereinfachen.
Einstellung
Du musst keine teure Recruiting-Software kaufen – unser Workflow-Tool dir helfen kann, einen automatisierten und effizienten Workflow für Einstellung und Rekrutierungen zu erstellen.
Folgendes kannst du mit dem Workflow für Einstellungen von workstreams.ai erledigen:
Du kannst Bewerbungen von Kandidaten an einem Ort sammeln und speichern.
Du kannst Stufen für Bewertungen festlegen.
Du kannst anfängliche Screening-Verfahren durchführen.
Du kannst die ersten Interviews mit potenziellen Kandidaten planen.
Das Tool dient auch als effiziente Datenbank für jeden Kandidaten und speichert deren LinkedIn-Profil, Lebenslauf, Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeit.
In einigen Unternehmen arbeiten mehrere Teams zusammen, um neue Mitarbeiter zu interviewen und einzustellen: von den anfänglichen HR-Interviews über technische Gespräche bis hin zu Aufgaben und Tests für die Kandidaten. Unsere Datenbank vereinfacht die Zusammenarbeit unter den Teammitgliedern und macht Informationen besser zugänglich.
Mit workstreams.ai ist es einfach, den Fortschritt jedes Kandidaten zu verfolgen und immer zu wissen, in welchem Stadium des Einstellungsprozesses er sich befindet. Das Tool bietet auch hilfreiche Labels (Junior, Senior, Freelancer, Teilzeit usw.) und eigene, benutzerdefinierte Felder, die es deinem Einstellungsleiter ermöglichen, Bewerbungen zu filtern und zu sortieren.
Es funktioniert sowohl als Workflow-Management-Tool als auch als sichere Dokumentendatenbank, in der du Lebensläufe, Portfolios und sogar Gehaltsabrechnungen aufbewahren kannst, um sie dem Einstellungsleiter mit nur wenigen Klicks zur Verfügung zu stellen.
Neben der Einstellung kannst du workstreams.ai auch als Teammanagement-Software nutzen, die die Produktivität und Zusammenarbeit fördert.
Beschaffung
Jedes Unternehmen muss seine Geschäftsausgaben verfolgen und sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter tatsächliche Ausgaben abgleicht. Aww sei denn, du bist ein großes internationales Unternehmen, dann benötigst du keine umfassende Beschaffungslösung und kannst stattdessen alles mit dem anpassbaren Business-Workflow von workstreams.ai verfolgen.
Unser Workflow ist einfach, bietet jedoch alles, was du für die Buchführung benötigst:
- Einreichen von Sales-Anfragen
- Genehmigungsworkflow
- Auftragserteilung
- Zahlung
- Abgleich der Konten
Dieser digitale Workflow wird mit zwei Vorlagen geliefert: für einmalige und wiederkehrende Einkäufe. Er hilft dir, Verfahren zu standardisieren, Zeit zu sparen und Transparenz in deiner Organisation zu fördern.
Urlaubsanträge
Selbst die flexibelsten Unternehmen benötigen eine rechtzeitige Einreichung von Urlaubsanträgen, um den Zeitplan entsprechend anpassen zu können. Doch selbst wenn ein Mitarbeiter seinen Antrag rechtzeitig einreicht, kann viel Zeit durch den ständigen E-Mail- oder Chatverkehr verschwendet werden, insbesondere während der Feiertage, wenn alle gleichzeitig freie Zeit beantragen.
Daher kann es eine gute Idee sein, einen Workflow für Urlaubs- und Freistellungsanträge zu erstellen und den gesamten Prozess zu automatisieren. workstreams.ai spart deinen Mitarbeitern viel Zeit, indem es vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Situationen wie Urlaub, Sabbatjahr und Elternzeit bereitstellt.
Natürlich können Mitarbeiter die Anträge personalisieren, indem sie eine individuelle Notiz hinzufügen oder die gewünschte Dauer ihrer Auszeit angeben. Sie können den Status ihrer Anträge leicht überprüfen, ob sie noch auf Genehmigung warten, bearbeitet werden oder bereits genehmigt oder abgelehnt wurden.
Feedback-Prozess
Feedback-Prozess
Wusstest du, dass fast ein Drittel der Mitarbeiter glaubt, dass das Feedback am Arbeitsplatz nicht häufig genug erfolgt, um ihnen zu helfen, zu verstehen, wie sie sich verbessern können? Viele Unternehmen kämpfen mit inkonsistentem Feedback und Performance-Beurteilungen sowie einem Mangel an Struktur, um sie zu unterstützen.
Deshalb haben wir einen Feedback-Loop-Workflow erstellt, der dir helfen kann, den Feedback-Prozess in deinem Unternehmen zu standardisieren. Alle deine Mitarbeiter können Feedback im gleichen Format einreichen, was sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Personalabteilung viel Zeit spart.
Sei nicht überrascht, wenn die Feedback-Quote in deiner Organisation dramatisch steigt, weil du Reibungspunkte für deine Mitarbeiter beseitigst. Ein vorgefertigtes Formular auszufüllen ist viel einfacher als Feedback von Grund auf zu schreiben.
Außerdem ermöglicht es workstreams.ai, einen automatisierten Workflow für das Senden von Feedback selbst für kleinste Aufgaben zu erstellen, was zeitaufwändig wäre, wenn es manuell erledigt würde.
Andererseits erleichtern standardisierte Feedback-Formate deinen HR-Managern das Analysieren von Feedback und den Vergleich von Performance-Beurteilungen der Mitarbeiter Monat für Monat.
Kundensupport
Unser Kundensupport-Workflow hilft dir, alle Kundenanfragen und technischen Probleme an einem Ort zu verwalten. Dadurch kannst du mehrere Kundenanfragen organisieren und verwalten, ohne überlastet zu werden oder etwas zu vergessen.
Wiederholbare Prozesse stellen sicher, dass du jedes Mal das gleiche Maß an Kundenerfahrung bietest, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter zuständig ist. Dies kann hilfreich sein, wenn du mehrere Standorte hast, und es kann den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess beschleunigen.
Unsere Kanban-Boards ermöglichen es dir nicht nur, den Fortschritt jeder Anfrage zu verfolgen, sondern auch Prioritäten zu setzen.
Du kannst die Zeitallokation verwenden, um abzuschätzen, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt (basierend auf deinen bisherigen Eingaben). Dadurch kannst du deine Zeit effektiver priorisieren und verwalten.
Du optimierst auch den Entscheidungsprozess für deine Kundensupport-Mitarbeiter und nimmst ihnen die Last ab. Wenn neue Mitarbeiter sich im System anmelden, müssen sie nicht darüber nachdenken, wie sie ihre Aufgaben am produktivsten organisieren können. Stattdessen können sie sehen, welche Anfragen am dringendsten sind, um kritische Aufgaben zu identifizieren, die zuerst erledigt werden müssen.
Eine weitere großartige Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren, besteht darin, unseren In-App-Kalender,
zu verwenden, um sicherzustellen, dass du niemals Fristen versäumst und in Übereinstimmung mit deinen Geschäftsprozessen bleibst.
Hier sind einige Vorteile, die Kundensupport-Workflows bieten:
- Sie sparen Zeit und helfen dir, dich zu konzentrieren.
- Sie verbessern die Lösungsquote.
- Automatisierte Workflows stellen Konsistenz sicher, was wiederum das Vertrauen der Kunden aufbaut.
- Durch schnellere Problembehebung verbesserst du die Kundenerfahrung.
- Eine hervorragende Kundenerfahrung verbessert die Kundenzufriedenheit und die Bindungsrate, was mehr Gewinn für dein Unternehmen bedeutet.
Marketing
Wenn du nach einem Workflow für deine Marketing-Agentur suchst, bist du hier genau richtig, denn unsere digitalen Workflows helfen dir dabei, Marketingkampagnen für verschiedene Kunden zu verwalten.
Unser Tool ermöglicht es dir, einen wiederholbaren Prozess zu erstellen, auf den du dich verlassen kannst, um jedes Mal außergewöhnliche Ergebnisse für deine Kunden zu liefern.
Unser Workflow-Management-System ermöglicht es dir, große Ziele in erreichbare Meilensteine aufzuteilen, indem du Unteraufgaben für jede Aufgabe hinzufügst. Du kannst Aufgaben auch verschiedenen Teammitgliedern zuweisen, was die Transparenz und Verantwortlichkeit erhöht.
Die Plattform ermöglicht es dir, Workflows für verschiedene Arten von Kampagnen zu erstellen (Content-Marketing-Workflow, Anzeigenworkflow, Produktstart-Workflow, Lead-Generierungs-Workflow usw.), sie zu speichern und sie als Vorlage zu verwenden, wenn du an einer ähnlichen Kampagne arbeitest. Wir haben auch eine umfangreiche Bibliothek von Streamlining-Workflows für fast alles, was dein Marketingteam benötigt.
Es ist auch möglich, mehrere Phasen zu verfolgen, wie z. B.:
- Erstellen einer Kampagnenübersicht, bis der Manager sie genehmigt.
- Content erstellen.
- Budgetierung.
- Zeitplan für deine Kampagne.
- Verfolgen der Kampagnenleistung und tatsächlicher Ausgaben.
workstreams.ai fördert Zusammenarbeit und Transparenz, und du kannst gemeinsam genutzte Aufgabenboards mit Projektbeteiligten erstellen, damit jeder einen visuellen Überblick über das Projekt erhält. Du kannst die Boards mit deinen Kunden oder externen Partnern und Freelancern teilen, mit denen du zusammenarbeitest.
Es gibt auch einen integrierten Chat, der Echtzeitkommunikation ermöglicht und die Notwendigkeit von E-Mails reduziert. Unser Tool integriert sich auch mit Slack und Microsoft Teams. Wenn du sie bereits verwendest, kannst du auch dort Aufgaben verwalten.
Neben Marketing haben wir einen ähnlichen Workflow für den Bereich Sales. Klicke hier, um zu erfahren, wie du ihn verwenden kannst, um deine Sales-Pipelines und Lead-Verwaltung zu verfolgen.
Kontomanagement
Wenn du ein Abteilungsleiter bist, der mehrere Konten verwaltet, brauchst du einen effektiven Workflow für jedes dieser Konten, um sicherzustellen, dass du den Überblick über alle Aufgaben und Fälligkeiten behältst.
Dieser Workflow hilft dir bei Folgendem:
Ausrichten deiner Strategie an den Unternehmenszielen
Delegieren von Aufgaben an andere Teammitglieder
Erteilen von Feedback und Bewertung
Mit anderen Worten: Durch die Speicherung all dieser Daten in einem Workflow entfällt eine Menge manueller Papierkram und das damit oft verbundene Durcheinander.
Hier sind weitere Vorteile dieses Workflows:
Du kannst es für die Aufgabenverwaltung und Terminverfolgung verwenden. Rechtzeitige Erinnerungen und Benachrichtigungen sind unglaublich nützliche Funktionen, vor allem für große Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten und Mühe haben, den Überblick zu behalten.
Durch das Labeling und die Farbcodierung verschiedener Aufgaben kannst du deine Aufgaben nicht nur nach Konten und Kunden, sondern auch nach der Art der Aufgabe und ihrer Priorität filtern. Dies kann dir helfen, ähnliche Aufgaben zu bündeln und die Produktivität deines Teams zu steigern.
Du kannst den Onboarding-Prozess für Kunden beschleunigen, indem du ihnen alle notwendigen Informationen über ihre zukünftigen Projekte zur Verfügung stellst.
Schließlich ist jeder von dir erstellte Workflow eine Grundlage für die weitere Optimierung deiner Verfahren, die Steigerung der Produktivität und die Senkung der Kosten. Unsere Workflows ermöglichen es dir, alle wichtigen Metriken für dein Unternehmen zu verfolgen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Die regelmäßige Optimierung von Workflows ist eine der Aktivitäten mit dem höchsten ROI für dein Unternehmen.
Fazit
Wie du siehst, kann das Workflow-Management jeden Aspekt deines Unternehmens automatisieren, von der Personalabteilung über das Marketing bis zur Buchhaltung. Und das Beste daran ist, dass du nicht für jeden Bereich ein eigenes Tool brauchst. Wenn du die richtige Workflow-Management-Software auswählst, kannst du alle Aspekte deines Unternehmens mit nur wenigen Klicks automatisieren.
Falls du auf der Suche nach einer vielseitigen und benutzerfreundlichen Workflow-Management-Software bist, könnte workstreams.ai die richtige Lösung für dich sein! Du kannst einen unserer bestehenden Workflows verwenden und ihn anpassen oder deinen eigenen Workflow erstellen, der perfekt zu deinen Geschäftsprozessen passt.
Registriere dich und erhalte deinen ersten optimierten Workflow ab heute.
FAQs
Was ist ein Workflow-Modell und wie sieht ein Beispiel aus?
Ein Workflow-Modell ist eine Möglichkeit, einen Workflow visuell darzustellen und alle Schritte aufzuzeigen, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind. Ein Workflow für das Onboarding von Mitarbeitern umfasst beispielsweise alle Schritte, die für ein erfolgreiches Onboarding-Programm erforderlich sind, von der Einrichtung des Arbeitsplatzes und der Erstellung von Konten für die benötigten Tools bis hin zur Planung eines einmonatigen Check-Ins, um zu sehen, ob alles in Ordnung ist.
Welche verschiedenen Arten von Workflows gibt es?
Einige der häufigsten Beispiele für Workflows sind:
Workflow für die Einstellung
Workflow für das Onboarding neuer Mitarbeiter
Workflow bei das Onboarding von Kunden
Workflow für die Beschaffung
Workflow für Entlassungen
Workflow für den Kundensupport
Workflow für Content-Marketing
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Ein Workflow-Diagramm oder ein Diagramm stellt einen visuellen Überblick über einen Geschäftsprozess dar. Unternehmen verwenden es in der Regel, um komplexe Projekte oder Geschäftsabläufe darzustellen.
Teste workstreams.ai jetzt und automatisiere deine Prozesse.
FAQs
Was ist ein Workflow-Modell und wie sieht ein Beispiel aus?
Ein Workflow-Modell ist eine Möglichkeit, einen Workflow visuell darzustellen und alle Schritte aufzuzeigen, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind. Ein Workflow für das Onboarding von Mitarbeitern umfasst beispielsweise alle Schritte, die für ein erfolgreiches Onboarding-Programm erforderlich sind, von der Einrichtung des Arbeitsplatzes und der Erstellung von Konten für die benötigten Tools bis hin zur Planung eines einmonatigen Check-Ins, um zu sehen, ob alles in Ordnung ist.
Welche verschiedenen Arten von Workflows gibt es?
Einige der häufigsten Beispiele für Workflows sind:
Workflow für die Einstellung
Workflow für das Onboarding neuer Mitarbeiter
Workflow bei das Onboarding von Kunden
Workflow für die Beschaffung
Workflow für Entlassungen
Workflow für den Kundensupport
Workflow für Content-Marketing
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Ein Workflow-Diagramm oder ein Diagramm stellt einen visuellen Überblick über einen Geschäftsprozess dar. Unternehmen verwenden es in der Regel, um komplexe Projekte oder Geschäftsabläufe darzustellen.
