O mapeamento do fluxo de trabalho é como planejar uma viagem a um país estrangeiro.
Você provavelmente se perderá se confiar apenas nas dicas dos amigos, em um vídeo de 20 segundos do TikTok ou em um artigo que leu sobre o lugar há um mês. É quase impossível organizar sua viagem sem conhecer bem o destino, como chegar lá e o que vale a pena conferir.
Considere o mapeamento do fluxo de trabalho como um guia completo, com atalhos, rotas alternativas, pontos de referência obrigatórios, um dicionário de bolso e até alertas sobre restaurantes que podem causar intoxicação alimentar.
Em termos de negócios, ele oferece uma visão clara de suas metas, divididas em marcos organizados e alcançáveis. A ausência dessa organização e de um gerenciamento eficiente do tempo pode custar à empresa até US$ 1,3 milhão por ano.
O que é mapeamento de fluxo de trabalho?
Os especialistas da TechTarget definem "fluxo de trabalho" como uma "sequência de atividades necessárias para completar uma tarefa". O mapeamento do fluxo de trabalho é simplesmente uma representação visual das etapas individuais e da ordem em que devem ser realizadas.
Podemos pensar nos mapas de processo como uma versão avançada de um fluxograma simples, usando símbolos geométricos e setas para ilustrar as etapas e como elas se relacionam. Um mapa de fluxo de trabalho é semelhante, mas enriquecido com informações extras para cada etapa de todo o processo.
Como o mapeamento do processo de fluxo de trabalho pode ajudá-lo?
Como diz o ditado, "Uma imagem vale mais que mil palavras".
De acordo com o livro Brain Rules do Dr. John Medina, as informações baseadas em texto são muito mais difíceis de serem lembradas do que as visuais. Seus estudos mostram que as pessoas lembram de 65% das informações visuais três dias após vê-las em uma imagem, em comparação com apenas 10% das informações que ouvem. Além disso, o cérebro processa informações visuais em muito menos tempo.
Isso já é motivo suficiente para garantir que as informações essenciais de sua empresa sejam representadas visualmente. O mapeamento do processo de fluxo de trabalho esclarece o funcionamento de sua empresa. Mas não é só isso.
Identificação de problemas e riscos
Criar um mapa detalhado do processo lhe dá uma visão completa do fluxo de tarefas ao longo do projeto. Ao trabalhar de forma organizada, você identificará rapidamente atrasos e tarefas que estão paradas, evitando a perda de prazos, clientes insatisfeitos e erros custosos. Você logo identificará padrões em áreas propensas a erros e que precisam de mais atenção.
Descoberta de novas abordagens para as tarefas
Por que não envolver os membros de sua equipe no processo de mapeamento do fluxo de trabalho? O brainstorming de soluções e a organização de metas em conjunto podem ajudá-lo a descobrir atalhos, novas oportunidades e soluções inovadoras para resolver problemas.
Com ferramentas avançadas de mapeamento de fluxo de trabalho, é possível encontrar etapas desnecessárias que eram padrão em sua empresa até agora, ou automatizar tarefas que eram feitas manualmente, reduzindo o risco de erro humano.
Otimização de seu fluxo de trabalho para maior eficiência
O mapeamento de processos é o melhor método para otimizar os processos de seu fluxo de trabalho e reduzir o tempo e o esforço gastos em tarefas repetitivas - que podem consumir até duas horas por dia do tempo de seu funcionário e custar aproximadamente US$ 13.345 por ano. Ao mesmo tempo, o mapeamento do fluxo de trabalho facilita a previsão e a prevenção de erros, o que ajuda a melhorar a qualidade do trabalho.
Criação de mapas de processos de fluxo de trabalho: Um guia prático
Como em qualquer processo de negócios, você deve começar definindo o que deseja alcançar. Algumas perguntas importantes que você pode querer fazer a si mesmo nesse momento são:
Isso faz parte de um projeto maior ou é apenas uma tarefa autônoma?
Qual é o escopo do processo? Considere seu início e fim, os recursos necessários e as equipes ou indivíduos que devem ser incluídos.
Outros departamentos serão afetados ou envolvidos no processo ou em seu resultado?
Após identificar qual é o seu objetivo, é hora de mapear todas as tarefas que o levarão até lá.
Identifique os principais processos que você deseja mapear
A próxima etapa lógica (ainda que possivelmente desafiadora) seria identificar todos os aspectos específicos de sua empresa. Liste todas as tarefas que precisam ser realizadas, inclusive aquelas que parecem triviais ou intuitivas. Sugerimos que você faça isso em formato digital, para que seja mais fácil trabalhar com os dados. Muitas pessoas concentram-se melhor quando usam papel e caneta, mas isso significaria lidar com dezenas de folhas de papel que poderiam se perder facilmente.
Neste ponto, seria melhor agrupar as tarefas em categorias. Elas podem ser processos transacionais, fabricação, contratação, publicidade, entre outras. Você utilizará essas informações para dividir a carga de trabalho em fluxos de trabalho de processos individuais.
Agora, você deve ter uma compreensão sólida da complexidade de seu diagrama de fluxo de trabalho.
Determinar o tipo de processo
Escolha uma categoria da lista que você acabou de criar e organize-a. Vamos determinar qual tipo de processo ela representa. Cada categoria terá uma estrutura de mapa um pouco diferente, mais adequada ao tipo de processo. Pode ser:
Transformacional - envolve mudar a natureza ou a forma das entradas, como o processo de fabricação, desenvolvimento de produtos ou construção.
Transacional - inclui tarefas repetitivas e rotineiras com entradas e saídas bem definidas, como processamento de pedidos, gerenciamento de faturas ou suporte ao cliente.
Tomada de decisões - são tarefas que exigem decisões estratégicas para o futuro da empresa, como aprovações de projetos, alocação de recursos ou planejamento orçamentário.
Determinar o tipo de processo o ajudará a implementar estratégias direcionadas, gerenciar melhor os riscos e alocar recursos de forma eficaz. Por exemplo, os processos de tomada de decisões podem necessitar de um mapeamento mais detalhado das informações e do envolvimento das partes interessadas, enquanto os processos transacionais precisam de um foco maior na segurança dos dados.
O desempenho das métricas transacionais é medido pela velocidade e precisão, enquanto as transformacionais são medidas pela inovação e criação de valor.
Descreva todos os detalhes
Neste ponto, você reuniu todas as informações necessárias para criar um fluxo de trabalho. É empolgante, não é? Lembre-se de que cada etapa do processo deve ser compreensível para alguém que o esteja vendo pela primeira vez. Isso facilitará muito a comunicação entre as equipes e a integração de novos colaboradores.
Aqui estão os aspectos mais importantes da organização de mapas de fluxo de processos:
A sequência em que as etapas individuais devem acontecer.
O local e o momento das decisões que ocorrerão durante a conclusão do processo.
Os inputs e outputs (elementos que você deve incluir no procedimento e seus resultados).
As funções e os departamentos, os parceiros externos e os recursos (materiais e outros) que desempenharão um papel na execução.
As métricas de negócios que demonstrarão seu sucesso.
Certifique-se de dividir os processos complexos em objetivos menores e mais gerenciáveis. Isso não apenas os tornará mais alcançáveis, mas também lhe dará uma compreensão melhor de onde você está no processo e o que ainda precisa ser feito.
Escolha o tipo de mapa do processo de fluxo de trabalho
Com base nas informações que você possui, selecione uma técnica apropriada de mapeamento de fluxo de trabalho que melhor se ajuste ao tipo de projeto e aos seus objetivos. Os tipos de mapeamento padrão incluem:
Diagramas de fluxo de trabalho - são melhores para processos transacionais, visualizam o fluxo de tarefas, decisões e informações com símbolos padronizados, tornando-os o tipo mais fácil de entender.
Mapas de fluxo de valor - são ideais para processos de negócios transformacionais, fornecem um mapeamento do fluxo de valor, o que facilita a identificação das atividades que agregam e não agregam valor.
Diagramas de raias - são mais apropriados para mapear processos que envolvem vários departamentos, ilustram as responsabilidades e as transferências entre as equipes.
Peça feedback e teste com sua equipe
Você terá que realizar muitos testes antes de encontrar um fluxo que realmente funcione para seus processos de negócios. O que parece bom na teoria pode não ser muito prático na realidade. Sempre peça a opinião dos membros de sua equipe - se eles não considerarem o software de fluxo de trabalho útil para as tarefas diárias, ele será praticamente inútil.
Não tenha medo de experimentar novas soluções para o mapeamento moderno de processos de negócios. Reavalie regularmente, mantenha-se ágil e faça ajustes para manter seus fluxos de trabalho otimizados. Os especialistas destacam que a disposição para mudar e se adaptar é a principal característica das organizações digitalmente maduras, lucrativas e bem-sucedidas.
Automatize o mapeamento do fluxo de trabalho com a workstreams.ai
Agora, imagine que tudo o que mencionamos até agora possa ser automatizado, tornando seus processos de negócios não apenas mais fáceis, mas também verdadeiramente agradáveis.
A workstreams.ai é uma ferramenta de automação de mapeamento de processos de fluxo de trabalho que pode ajudá-lo a coordenar as dependências entre as tarefas individuais, entender os recursos e as responsabilidades dos funcionários necessários para concluí-las e modelar efetivamente todo o seu negócio.
Você pode se inscrever em uma versão básica gratuita aqui para testar todos os recursos e ver por si mesmo como suas operações diárias se tornarão consideravelmente mais ágeis.
Exemplos de mapeamento de fluxo de trabalho com a workstreams.ai
Na workstreams.ai, desenvolvemos uma biblioteca diversificada de mapas de fluxo de trabalho que você pode utilizar para assegurar que todos os processos da sua empresa funcionem de maneira eficiente. Agora, deixe-nos mostrar exatamente o que você pode alcançar com nossos exemplos de fluxo de trabalho.
Contratação
Você pode utilizar o nosso software de gestão de fluxo de trabalho para criar um fluxo de trabalho inteiramente automatizado para recrutamento e contratação. Especificamente, você será capaz de reunir e arquivar inscrições em um único local, realizar triagens e estabelecer etapas de revisão.
Por meio da workstreams.ai, você não apenas poderá agendar entrevistas, mas também utilizá-la como um banco de dados para informações dos candidatos (currículos, perfis do LinkedIn, expectativas salariais, etc.). Será mais simples do que nunca monitorar o progresso de cada candidato com nossas opções claras de categorização.
Suporte ao cliente
O mapa do fluxo de trabalho de Suporte ao Cliente é voltado para a experiência do cliente. Utilize-o para organizar e administrar consultas sem deixar nenhuma pergunta sem resposta. Ele é eficaz para:
Resolver problemas o mais rapidamente possível e melhorar a taxa de resolução de problemas.
Aumentar a satisfação e a retenção do cliente, resultando em maior lucratividade para a sua empresa.
Economizar tempo e direcionar o foco para os aspectos que mais necessitam dele no momento.
Assegurar a consistência e aumentar a confiança do cliente.
Estimar o tempo que cada tarefa demandará, com base em informações anteriores, por meio do nosso recurso de alocação de tempo.
Agilizar o processo de tomada de decisão dos agentes de suporte ao cliente através da categorização de tarefas urgentes.
O mapeamento de processos repetíveis assegura que todos os membros da sua equipe sempre proporcionem a mesma qualidade de experiência ao cliente. Isso é particularmente valioso quando você está gerenciando diversos locais e precisa padronizar os procedimentos.
Ciclo de feedback
Segundo a Pesquisa Pulse do Officevibe, 28% dos colaboradores estão insatisfeitos com a frequência do feedback que estão recebendo, o que prejudica o seu processo de melhoria. As empresas geralmente enfrentam dificuldades para realizar avaliações de desempenho consistentes, que frequentemente se perdem em meio a uma série de outras tarefas diárias mais urgentes.
É aqui que entra o nosso mapa de fluxo de trabalho do ciclo de feedback. Ele auxiliará na padronização do processo de feedback, possibilitando que todos os seus funcionários compartilhem suas opiniões no mesmo formato. Acredite em nós - seus gestores de RH ficarão gratos por isso.
Preencher formulários pré-criados é muito mais simples e rápido do que redigir o feedback do zero, o que significa que você poderá perceber um surpreendente aumento positivo na sua taxa de feedback.
Solicitações de folga
Um fluxo de trabalho sólido para gerenciar as férias é fundamental para qualquer empresa. Ele auxilia na organização do tempo de maneira muito mais eficiente, permitindo que os funcionários enviem solicitações de férias com antecedência e, por conseguinte, garantindo que os processos de negócios ocorram sem problemas com cronogramas ajustados.
Sem um processo automatizado mapeado com clareza no calendário, é fácil perder-se e gastar tempo acompanhando todas as solicitações de folga, especialmente durante períodos de férias.
Através da workstreams.ai, você pode:
Oferecer à sua equipe modelos de fácil utilização para solicitações de férias, licenças sabáticas e licenças parentais.
Centralizar todas as informações relevantes em um único local (como a duração da licença).
Acompanhar o status das solicitações.
Planejar e agendar o trabalho de forma apropriada.
Marketing
O software workstreams.ai é amplamente utilizado pelas agências de marketing devido à sua inclusão de fluxos de trabalho específicos para diversas campanhas de marketing (que podem ser personalizados e reutilizados), incluindo:
Anúncios
Marketing de conteúdo
Lançamento de novos produtos
Estratégias de geração de leads
Esse mapeamento inteligente do processo de fluxo de trabalho permite que você quebre metas grandes e ambiciosas em marcos alcançáveis, completos com subtarefas e atribuições delegadas. Nós promovemos a colaboração e a transparência por meio de opções de compartilhamento de quadros com clientes, partes interessadas e freelancers externos.
O processo de mapeamento do fluxo de trabalho para agências de marketing é excelente para:
Elaborar um esboço de campanha para aprovação do gerente
Brainstorming de ideias de conteúdo
Criação de conteúdo
Elaboração de orçamentos
Programação de campanhas
Acompanhamento do desempenho e das despesas da campanha
Também oferecemos um fluxo de trabalho semelhante para vendas, com ferramentas robustas para rastrear pipelines de vendas e realizar um gerenciamento eficaz de leads.
Gerenciamento de contas
Isso é particularmente vantajoso para líderes que gerenciam várias contas. Se este for o seu caso, você precisará de fluxos de trabalho digitais para cada uma delas, a fim de auxiliá-lo a manter o controle de múltiplas tarefas e prazos.
Esse tipo de mapeamento de fluxo é benéfico para:
Alinhar sua estratégia com os objetivos da empresa
Delegar tarefas aos membros da sua equipe
Fornecer feedback e avaliação
Gerenciar tarefas e acompanhar seus prazos
Filtrar as atribuições por contas, clientes, tipo e prioridade para aumentar a produtividade
Agilizar a integração do cliente, concentrando todas as informações sobre projetos futuros em um só lugar
Resumidamente, esses tipos de mapas de fluxo de trabalho digitalizados podem eliminar pilhas de papel e a perda de tempo e confusão associados à análise manual.
Aquisição
Compreendemos a importância de manter o controle dos gastos empresariais. Contudo, a necessidade de ferramentas de aquisição separadas só se aplica a grandes empresas com numerosos funcionários. Nosso mapa de fluxo de trabalho de compras, adaptável e pré-estruturado, é o único recurso que você precisa para monitorar todas as requisições de compra em empresas de pequeno e médio porte.
Desenvolvemos dois modelos de fluxo de trabalho de compras para atender às suas demandas - um para compras pontuais e outro para compras periódicas. A seguir, apresentamos como você pode se beneficiar com eles:
Submeter solicitações de compras
Aprovar pagamentos
Rastrear o processamento dos pedidos
Consolidar os montantes de pagamento
Conciliar contas
Conclusão
Conforme observado, o mapeamento do fluxo de trabalho transcende caixas, círculos e setas atrativas. É um método comprovado para otimizar processos empresariais, capaz de identificar gargalos e impulsionar a operação da sua empresa de maneira mais fluida.
As diversas opções de navegação oferecidas pela workstreams.ai ajudam a descomplicar e simplificar qualquer complexidade na sua carga de trabalho. Use-as a seu critério - para promover colaboração entre equipes, automatizar tarefas repetitivas ou identificar erros e interrupções antes que consumam seu tempo e recursos valiosos.
Inscreva-se agora mesmo para criar seu primeiro mapa de fluxo de trabalho simplificado.
FAQs
Como posso criar um mapa de fluxo de trabalho?
Criar mapas de fluxo de trabalho é mais simples com software especializado, como a workstreams.ai. Comece definindo seus objetivos empresariais e as etapas necessárias para alcançá-los. Então, basta inserir esses dados no programa, que o ajudará a atribuir e automatizar tarefas, eliminando quaisquer erros e gargalos em seu processo.
O que é mapeamento de processos com um exemplo?
O mapeamento do fluxo de trabalho é uma representação visual das atividades requeridas para concluir uma tarefa ou meta mais ampla. Vamos exemplificar isso com um processo de pedido de compra:
Recebimento do pedido de compra
Validação do pedido
Verificação do estoque
Verificação do crédito do cliente
Processamento do pedido
Emissão da confirmação
Cumprimento do pedido
Envio do pedido
Quais são as quatro etapas principais do processo de mapeamento?
As quatro principais etapas do mapeamento do fluxo de trabalho são:
Identificar os processos de negócios a serem mapeados
Determinar o tipo ideal de processo para cada um deles
Detalhar as etapas (individuais), os recursos e os responsáveis
Selecionar o tipo de mapeamento do processo e implementar o fluxo de trabalho
Pronto! Apenas teste e aprimore à medida que avança para assegurar que o seu mapa de fluxo de trabalho funcione eficazmente.
