Workflow Mapping: Warum & wie man es umsetzt [mit Beispielen]

Workflow Mapping ist wie die Planung einer Reise in ein fremdes Land.

$1.3 Millionen Dollar pro Jahr kosten.

Was ist Workflow Mapping?

Experten von TechTarget definieren “Workflow” als "eine Reihe von Aktivitäten, die notwendig sind, um eine Aufgabe zu erledigen". Workflow Mapping beschreibt eine visuelle Darstellung der einzelnen Schritte sowie die Reihenfolge, in der sie ablaufen sollen.

Wie kann dir die Abbildung von Workflow Prozessen helfen?

Probleme und Risiken erkennen

Durch die Erstellung einer detaillierten Prozessdarstellung erhältst du einen umfassenden Überblick über den Ablauf der Aufgaben im gesamten Projekt. Auf diese Weise kannst du Verzögerungen und eingefrorene Aufgaben, schnell erkennen und verpasste Termine, unzufriedene Kunden und teure Fehler vermeiden. Schon bald wirst du Muster in Bereichen entdecken, die fehleranfällig sind und mehr Aufmerksamkeit erfordern.

Neue Ansätze für Aufgaben entdecken

Optimiere deinen Workflow für mehr Effizienz

Die Prozessdarstellung ist die beste Methode, um deine Arbeitsabläufe zu straffen und den Zeit- und Arbeitsaufwand für überflüssige oder sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren, welche deine Mitarbeiter/innen täglich bis zu zwei Stunden Zeit kosten und jährlich ca. 13.345 US-Dollar betragen können. Gleichzeitig erleichtert Workflow Mapping das Erkennen und Vermeiden von Fehlern, was zu einer Verbesserung der Arbeitsqualität beiträgt.

Erstellen von Workflow-Prozessdarstellungen: Anleitung

Wie bei jedem Geschäftsprozess solltest du zunächst definieren, was du erreichen willst. Einige wichtige Fragen, die du dir an dieser Stelle stellen solltest, sind:

• Ist dies Teil eines größeren Projekts oder nur eine eigenständige Aufgabe?

• Was ist der Umfang des Prozesses? Überlege dir den Beginn und das Ende des Prozesses, die notwendigen Ressourcen und die Teams oder Einzelpersonen, die du einbeziehen solltest.

• Sind andere Abteilungen von dem Prozess oder dessemseinem Ergebnis betroffen oder daran beteiligt?

Nach der Festlegung deines Ziels ist es an der Zeit, die Aufgaben zu planen, die dich dort hinführen.

Bestimme die Kernprozesse, die du abbilden willst

Der logische (wenn auch möglicherweise entmutigende) nächste Schritt wäre, alle spezifischen Aspekte deines Unternehmens zu identifizieren. Liste alle Aufgaben auf, die erledigt werden müssen - auch die, die trivial oder intuitiv erscheinen. Wir empfehlen dir, dies in digitaler Form zu tun, damit du leichter mit den Daten arbeiten kannst. Viele konzentrieren sich besser, wenn sie mit Stift und Papier arbeiten, doch das würde bedeuten, dass man Dutzende von Blättern durchgehen müsste, die leicht verloren gehen könnten.

An diesem Punkt wäre es am besten, die Aufgaben in Kategorien einzuteilen. Das können Transaktionsprozesse, Fertigung, Einstellung, Werbung usw. sein. Anhand dieser Informationen wirst du das Arbeitspensum in einzelne Prozess-Workflows aufschlüsseln.

Nun solltest du ein ziemlich gutes Bild von der Komplexität deines Workflow-Diagramms haben.

Bestimme den Prozesstyp

Wähle eine Kategorie aus der Liste, die du gerade erstellt und organisiert hast. Bestimme nun, zu welchem Prozesstyp sie passt. Jede Kategorie hat eine etwas andere Struktur, die am besten zum Typ passt. Das könnte sein:

1. Transformationsprozesse - diese beinhalten eine Veränderung der Art oder Form des Inputs, wie z.B. des Herstellungsprozesses, der Produktentwicklung oder der Konstruktion.

2. Transaktionsaufgaben - dazu gehören sich wiederholende Routineaufgaben mit klar definierten Inputs und Outputs, wie z.B. Auftragsabwicklung, Rechnungsverwaltung oder Kundensupport.

3. Entscheidungsfindung - das sind Aufgaben, bei denen strategische Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens getroffen werden müssen, z.B. Projektgenehmigungen, Ressourcenzuweisung oder Budgetplanung.

Die Bestimmung des Prozesstyps hilft dir, gezielte Strategien umzusetzen, Risiken besser zu managen und Ressourcen effektiv zuzuweisen. So kann es sein, dass Entscheidungs prozesse eine detailliertere Informationszuordnung und die Einbeziehung von Interessengruppen erfordern, während bei Transaktionsprozessen ein größerer Fokus auf die Datensicherheit gelegt werden muss.

Die Leistung von Transaktionsmetriken wird an Geschwindigkeit und Genauigkeit gemessen, während die Leistung von Transformationsmetriken an Innovation und Wertschöpfung gemessen wird.

Skizziere alle Details

Jetzt hast du alle nötigen Informationen gesammelt, um einen Workflow zu erstellen. Aufregend, nicht wahr? Denke daran, dass jeder Prozessschritt für jemanden, der ihn zum ersten Mal sieht, verständlich sein sollte. Das erleichtert die Kommunikation zwischen den Teams und die Einbindung neuer Mitarbeiter/innen.

Hier sind die wichtigsten Aspekte der Organisation von Prozessdarstellungen:

• Die Reihenfolge, in der die einzelnen Schritte erfolgen sollen.

• Der Ort und die Zeit der Entscheidungspunkte, die während des Prozessabschlusses passieren werden.

• Die Inputs und Outputs (Elemente, die du in das Verfahren und seine Ergebnisse einbeziehen solltest).

• Die Rollen und Abteilungen, externen Partner und Ressourcen (sowohl materiell als auch anderweitig), die bei der Durchführung eine Rolle spielen werden.

• Die Geschäftskennzahlen, die deinen Erfolg veranschaulichen werden.

Achte darauf, komplexe Prozesse in kleinere, überschaubare Ziele zu unterteilen. So sind sie nicht nur leichter zu erreichen, sondern liefern auch einen besseren Überblick, wo du dich in dem Prozess befindest und was noch ansteht.

Wähle den Typ der Workflow-Prozessdarstellung

Wähle auf der Grundlage deiner Informationen eine geeignete Methode zur Darstellung von Arbeitsabläufen aus, die am besten zum Projekttyp und zu deinen Zielen passt. Zu den standardmäßigen Mapping-Typen gehören:

• Workflow-Diagramme - eignen sich am besten für Transaktionsprozesse. Sie veranschaulichen den Fluss von Aufgaben, Entscheidungen und Informationen mit standardisierten Symbolen und sind daher am einfachsten zu verstehen.

• Wertstromanalyse - sie eignen sich am besten für die Umgestaltung von Geschäftsprozessen, denn sie liefern dir eine Analyse, mit der du leichter erkennen kannst, welche Aktivitäten wertschöpfend sind und welche nicht.

• Swimlane-Diagramme - eignen sich am besten für die Abbildung von Prozessen, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, da sie die Verantwortlichkeiten und Übergaben zwischen den Teams veranschaulichen.
  

Bitte dein Team um Feedback und teste

Du wirst viele Tests durchführen müssen, bevor du einen Ablauf findest, der für deine Geschäftsprozesse wirklich funktioniert. Was in der Theorie gut aussieht, ist in der Realität vielleicht nicht sehr praktisch. Frag immer deine Teammitglieder nach ihrer Meinung - wenn sie deine Workflow-Software bei der Erledigung der täglichen Aufgaben nicht hilfreich finden, ist sie praktisch nutzlos.

Scheue dich nicht, neue Lösungen für die moderne Prozessdarstellung zu testen. Überprüfe sie regelmäßig, bleibe agil und passe sie an, um deine Workflows zu optimieren.Experten betonen, dass die Bereitschaft zur Veränderung und Anpassung das Hauptmerkmal digital reifer, profitabler und erfolgreicher Unternehmen ist.

Automatisiere Workflows mit workstreams.ai

Stell dir nun vor, dass alles, was wir bisher erwähnt haben, automatisiert werden kann und deine Geschäftsprozesse nicht nur einfach, sondern sogar angenehm werden.

Workflow Mapping Beispiele mit workstreams.ai

Bei workstreams.ai haben wir eine vielfältige Bibliothek von Workflowdarstellungen entwickelt, mit denen du sicherstellen kannst, dass alle Prozesse in deinem Unternehmen reibungslos ablaufen. Wir zeigen dir jetzt, was du mit unseren Workflow Beispielen genau erreichen kannst.

Einstellen

Mit unserer Workflow Management Software kannst du einen vollständig automatisierten Workflow für die Einstellung und Rekrutierung von Personal erstellen. Du kannst Bewerbungen an einem Ort sammeln und speichern, Screenings durchführen und Prüfungsphasen festlegen.

Kundensupport

Die Kundensupport Workflow Map konzentriert sich auf alle Fragen rund um die Kundenerfahrung. Nutze sie, um Anfragen zu organisieren und zu verwalten, damit keine Fragen unbeantwortet bleiben. Sie ist ideal für:

• Probleme so schnell wie möglich zu lösen und die Problemlösungsrate zu verbessern.

• Du verbesserst die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung, was zu mehr Gewinn für dein Unternehmen führt.

• Zeitersparnis um dich auf die Aspekte konzentrieren, die du gerade am meisten brauchst.

• Sicherstellung von Konsistenz und Aufbau von Kundenvertrauen.

• Schätze mit unserer Zeitzuweisungsfunktion ab, wie lange jede Aufgabe dauern wird, basierend auf früheren Eingaben.

• Optimieren des Entscheidungsprozesses von Support-Mitarbeitern durch Kategorisierung dringender Aufgaben.

Die Festlegung von wiederholbaren Prozessen stellt sicher, dass alle Mitglieder deines Teams jedes Mal die gleiche Qualität der Kundenerfahrung bieten. Das ist besonders hilfreich, wenn du mehrere Lokale betreibst und die Abläufe standardisieren musst.

Feedback-Schleife

Laut der Officevibe’s Pulse Survey sind 28% der Beschäftigten mit der Häufigkeit des Feedbacks, welches sie erhalten, nicht zufrieden. Dies verhindert Verbesserungen. Unternehmen tun sich oft schwer mit konsistenten Leistungsbeurteilungen, die in einem Meer von anderen, dringlicheren täglichen Aufgaben untergehen.

An dieser Stelle kommt unsere Feedbackschleife Workflow Map ins Spiel. Sie hilft dir, den Feedbackprozess zu standardisieren, damit alle deine Mitarbeiter/innen ihre Stellungnahmen in demselben Format abgeben können. Vertrau uns - deine HR-Abteilung wird es dir danken.

Das Ausfüllen vorgefertigter Formulare ist viel einfacher und schneller als das Schreiben von Feedback. Daher wirst du vielleicht einen überraschend positiven Anstieg deiner Feedback-Quote feststellen.

Anträge auf Freistellung

Ein solider Workflow für die Urlaubsplanung ist ein Muss für jedes Unternehmen. Er hilft dabei, die Zeit effektiver zu organisieren, indem es den Beschäftigten ermöglicht, ihre Urlaubsanträge im Voraus einzureichen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Geschäftsprozesse mit angepassten Zeitplänen reibungslos ablaufen.

Ohne eine automatisierte Prozessdarstellung mit einer übersichtlichen Kalenderansicht kann man den Überblick über alle Urlaubsanträge verlieren, besonders in der Urlaubszeit.

Mit workstreams.ai kannst du:

• Deinem Team benutzerfreundliche Vorlagen für Urlaubsanträge, Freistellungen und Elternzeit zur Verfügung stellen.

• Alle relevanten Informationen an einer Stelle zusammenfassen (z. B. die Dauer des Urlaubs).

• Den Status von Anfragen verfolgen.

• Arbeit entsprechend planen und einteilen.

Marketing

Die Software workstreams.ai ist bei Marketingagenturen beliebt, da sie spezielle Workflows für verschiedene Marketingkampagnen enthält (die man ändern und wiederverwenden kannst):

• Anzeigen

• Content Marketing

• Neue Produkteinführungen

• Strategien zur Leadgenerierung

Mit dieser intelligenten Workflow Prozessdarstellung kannst du große und ehrgeizige Ziele in erreichbare Meilensteine aufteilen, einschließlich Teilaufgaben und Delegation von Aufgaben. Wir fördern die Zusammenarbeit und Transparenz mit Optionen zur Freigabe von Foren für Kunden, Interessengruppen und externe Freiberufler.

Der Workflow Mapping Prozess für Marketingagenturen eignet sich hervorragend für:

• Entwurf eines Kampagnenkonzepts zur Genehmigung durch den Manager

• Brainstorming von Inhaltsideen

• Inhaltserstellung

• Budgetierung

• Kampagnen Planung

• Verfolgung von Kampagnenleistung und Ausgaben

Darüber hinaus gibt es einen ähnlichen Vertriebs-Workflow mit zuverlässigen Tools für die Verfolgung von Vertriebsketten und effektivem Lead-Management.

Kontomanagement

Dies ist besonders nützlich für Führungskräfte, die mehrere Konten verwalten. Wenn das auf dich zutrifft, brauchst du digitale Workflows für jeden einzelnen, damit du den Überblick über die vielen Aufgaben und Fristen behältst.

Diese Form der Flusskartierung ist nützlich für:

• Strategien mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen

• Aufgaben an deine Teammitglieder zu delegieren

• Klares Feedback und Bewertung geben

• Aufgaben verwalten und ihre Fristen zu verfolgen

• Filterung von Aufgaben nach Konten, Kunden, Art und Priorität zur Steigerung der Produktivität

Mit diesen digitalisierten Workflow-Maps lassen sich Papierstapel und die damit verbundene Zeit und Verwirrung vermeiden.

Beschaffung

Wir alle wissen, wie wichtig es ist, den Überblick über die Unternehmensausgaben zu behalten. Doch separate Beschaffungstools sind nur für große Unternehmen mit zahlreichen Mitarbeitern notwendig. Unsere anpassbare, vorgefertigte Workflow Map für das Beschaffungswesen genügt, um alle Kaufanträge der Mitarbeiter in kleinen und mittleren Unternehmen zu überwachen.

Wir haben zwei Vorlagen für den Beschaffungsworkflow erstellt, die auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind - eine für einmalige und eine für wiederkehrende Einkäufe. Hier erfährst du, was du mit ihnen machen kannst:

• Verkaufsanträge einreichen

• Zahlungen genehmigen

• Auftragserteilungen verfolgen

• Gesamtzahlungen organisieren

• Konten abgleichen

Fazit

Das Workflow Mapping ist also viel mehr als hübsche Kästchen, Kreise und Pfeile. Es ist eine bewährte Methode zur Verbesserung von Geschäftsprozessen, mit deren Hilfe du Engpässe erkennen und dein Unternehmen reibungsloser führen kannst.

Die zahlreichen, leicht zu navigierenden Optionen von workstreams.ai helfen dir, die Komplexität deines Arbeitsaufkommens zu reduzieren und zu vereinfachen. Nutze sie, wie du willst - um teamübergreifend zusammenzuarbeiten, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren oder Fehler und Stagnationen aufzuspüren, ehe sie dich wertvolle Zeit und Geld kosten.

Melde dich an und erhalte noch heute deine erste optimierte Workflow Prozessdarstellung.

FAQs

Wie kann ich einen Workflow-Prozess abbilden?

Am einfachsten ist es, Workflow Maps mit einer speziellen Software wie workstreams.ai zu erstellen. Überlege dir deine Unternehmensziele und die Schritte, die erforderlich sind, um sie zu erreichen. Anschließend gibst du diese in das Programm ein, welches dir hilft, Aufgaben zu delegieren und zu automatisieren, um Fehler und Engpässe in deinem Prozess zu vermeiden.

Mapping-Prozess mit einem Beispiel?

Workflow Mapping ist eine visuelle Darstellung der Aktivitäten, die zur Erfüllung einer Aufgabe oder eines größeren Ziels erforderlich sind. Veranschaulichen wir uns das am Beispiel eines Bestellungsablaufs:

1. Bestellung entgegennehmen

2. Bestellung validieren

3. Überprüfung das Inventars

4. Überprüfung der Kreditwürdigkeit des Kunden

5. Bestellung bearbeiten

6. Bestätigung ausstellen

7. Bestellung erfüllen

8. Bestellung versenden

Welche sind die 4 wichtigsten Schritte des Mapping-Prozesses?

Die vier wichtigsten Schritte beim Workflow Mapping sind:

1. Identifizierung der abzubildenden Geschäftsprozesse

2. Bestimmung der einzelnen Prozesstypen

3. Beschreibung der Details (einzelne Schritte, Ressourcen und verantwortliche Personen)

4. Auswahl der Prozessabbildungsart und Implementierung des Workflows

Das war's! Teste und verbessere deine Workflows nach und nach, um sicherzustellen, dass sie gut funktionieren.