Um estudo de 2022 sobre o Estado da Maturidade Digital constatou que aproximadamente 75% dos funcionários de empresas menos maduras são afetados negativamente por fluxos de trabalho ineficientes.
A falta de um fluxo de trabalho simplificado não só prejudica o bem-estar e a motivação da sua equipe, mas também deixa um buraco no seu orçamento. O estudo mostra que um funcionário que perde duas horas por dia em tarefas repetitivas ou ineficientes tem um custo médio anual de $13.345.
Como você pode evitar isso? O software de automação de fluxo de trabalho, como a workstreams.ai, aumenta a produtividade da empresa, economiza tempo e dinheiro e lhe dá a confiança de que a sua força de trabalho opera com eficiência. Continue lendo para ver como você pode melhorar os processos de negócios em sua empresa.
4 etapas para um fluxo de trabalho otimizado
De forma simples, um fluxo de trabalho são as etapas coletivas, muitas vezes repetíveis, que você precisa seguir para concluir uma tarefa ou alcançar um resultado específico. Isso pode ser parte de um processo maior ou uma atividade única. Fluxos de trabalho eficientes garantem que todos os processos críticos de negócios sejam bem executados e dentro do prazo.
Você pode organizar praticamente qualquer processo gerencial, de suporte ou operacional em um fluxo de trabalho otimizado.
Quando falamos em processos otimizados, estamos nos referindo à eliminação de etapas desnecessárias ou redundantes, à automatização de tarefas repetitivas e à modernização do trabalho para aumentar a eficiência dos negócios.
Mapeie os processos e analise seu fluxo de trabalho atual
Reserve um tempo para mapear os aspectos que precisam ser simplificados para entender claramente sua finalidade, função e eficácia atual.
Para cada processo de negócios, identifique seus elementos críticos, que incluem:
As pessoas, as equipes, os sistemas ou as ferramentas (desde software de gerenciamento de projetos até aplicativos de mensagens instantâneas) que afetam os processos de trabalho e os fluxos de trabalho
As etapas e atividades individuais que o levam ao resultado desejado
As informações e os recursos necessários para executar cada processo de negócios
O gatilho, a ação, o tempo ou a condição que inicia o fluxo de trabalho
O resultado desejado
O mapeamento do fluxo de trabalho é mais fácil com a workstreams.ai. Você pode usar nossas dicas e modelos para tornar esse estágio de planejamento mais fácil e claro do que fazê-lo manualmente no papel. Você também poderá priorizar metas e subtarefas à medida que avança.
O alinhamento de cada departamento e projeto com o panorama geral da empresa pode ser decisivo para o sucesso ou fracasso de um negócio. Organizações altamente alinhadas aumentam a receita quase 60% mais rápido e obtêm mais de 70% de lucro do que aquelas que lutam para manter todos alinhados com as metas gerais.
Sem falar que uma representação visual de seus processos de negócios é muito mais memorável. De acordo com John Medina, autor de Brain Rules, a visão é o sentido número 1 do qual nosso cérebro depende.
Identificar problemas e oportunidades de automação
Divida cada área que requer simplificação em projetos menores para evitar ficar sobrecarregado. Isso também ajudará a criar fluxos de trabalho ágeis, flexíveis e gerenciáveis posteriormente. Algumas perguntas que você deve fazer quando deseja melhorar os procedimentos internos da sua empresa são:
As tecnologias de gerenciamento de processos atuais ajudam a alcançar os resultados comerciais esperados?
O fluxo de trabalho gera valor ou desperdício?
Envolve etapas ou riscos desnecessários que podem ser evitados?
Existe atrito que retarda o processo e pode ser evitado?
É possível melhorar o funcionamento do fluxo de trabalho com as ferramentas e recursos existentes, ou são necessários sistemas adicionais para automatizar processos de negócios essenciais?
Algumas etapas estão custando mais dinheiro do que o razoável?
Após responder a essas perguntas, você deve saber quais aspectos dos seus processos existentes podem ser aprimorados.
Nessa etapa, você também pode entrevistar as pessoas mais próximas de cada um dos vários processos em que trabalha. Essas interações ajudarão a identificar possíveis obstáculos que são difíceis de perceber à distância. Faça perguntas como:
Como determinadas atividades se relacionam com a gestão de relacionamento com o cliente e a satisfação do cliente?
O fluxo de trabalho atual melhora ou prejudica a experiência do funcionário?
Existem etapas que parecem excessivamente demoradas?
Com frequência, enfrenta atrasos ou prazos apertados?
As respostas a essas perguntas devem fornecer informações suficientes para determinar o que pode ser aprimorado, eliminado ou refeito.
Os tipos de tarefas que você pode simplificar com um bom software de gerenciamento de processos de negócios são normalmente:
Frequentes
Repetitivas
Simples
Programadas
Previsíveis
Colaborativas
Dependentes
Terceirizáveis
Se precisar de mais ajuda, você pode conferir nosso guia passo a passo para criar um fluxo de trabalho.
Documente as alterações que você fará
Por mais tentador que pareça, não pule esta etapa. Documentar cada mudança implementada garante que todos permaneçam na mesma página. Isso torna mais fácil seguir os processos legais, novos protocolos e procedimentos. Você ficará especialmente satisfeito por ter registrado tudo quando se tratar de integração ou treinamento de funcionários.
Quando mal feito, isso pode levar a erros dispendiosos, violações de segurança, menor produtividade nos negócios e baixo engajamento ou satisfação do cliente.
Teste, monitore e revise, se necessário
Após implementar processos de negócios simplificados, teste sua eficácia, idealmente com uma equipe pequena, para que possa fazer ajustes rápidos. No entanto, não adie a implementação das mudanças em toda a empresa - trata-se de aprimoramento contínuo de processos, e ineficiências provavelmente surgirão regularmente.
Você deve determinar as variáveis que medirá para acompanhar seu progresso com precisão e mantê-las alinhadas com sua empresa ou departamento.
Aqui estão alguns exemplos:
Vendas – taxa de conversão de leads, tempo de ciclo de leads, leads perdidos, valor do contrato anual
Recursos humanos – taxa de retenção de funcionários, engajamento, custo, tempo para contratar
Processos financeiros – tempo e custo de processamento de faturas, taxa de pagamento duplicado, correspondência de pagamentos
Você deve obter dados acionáveis aproximadamente três a seis meses após a implementação. Colete informações mensalmente sobre as operações da sua empresa para ver se e como a simplificação está ajudando você a alcançar consistentemente resultados ideais. Lembre-se de que a otimização de fluxo de trabalho é um processo contínuo, portanto, não desanime se não vir os resultados desejados imediatamente.
Não é Necessário Cartão de Crédito!
Simplificando processos com a workstreams.ai
A gestão digital de processos de negócios elimina toneladas de papelada - e a confusão que vem com ela, sem mencionar o tempo e o desperdício de papel.
Você não precisa de uma ferramenta diferente para todos os seus processos de trabalho. Com o software de automação de fluxo de trabalho correto, você terá tudo em um só lugar. A workstreams.ai pode automatizar vários aspectos de sua empresa, desde RH até contabilidade, e até mesmo servir como uma plataforma de gerenciamento de equipe.
Roman Roznovsky, co-fundador da workstreams.ai, descreve a ferramenta para simplificar processos de negócios da seguinte forma:
“A workstreams.ai foi projetada para capacitar indivíduos a priorizar, colaborar e, em última análise, concluir tarefas. É mais do que apenas um quadro de tarefas online... É uma plataforma versátil, porém fácil de usar, alimentada por IA, que fornece muitos conhecimentos e insights que podem ser usados em todos os departamentos para aumentar a produtividade.”
Continue lendo para ver nossos exemplos de fluxo de trabalho para tornar processos operacionais específicos mais eficientes, ou inscreva-se em uma avaliação gratuita para testar as capacidades por si mesmo.
Contratação
O fluxo de trabalho da workstreams.ai para Contratação pode funcionar como um software de recrutamento quando configurado corretamente. Armazene os perfis do LinkedIn, currículos, disponibilidade e expectativas salariais dos seus candidatos - tudo em um só lugar. Você também pode usá-lo para definir etapas de recrutamento, organizar triagens e agendar entrevistas.
Acompanhe facilmente o progresso de cada candidato e compartilhe o banco de dados com todos os membros da equipe envolvidos. Você pode até mesmo usar rótulos e campos personalizados para classificar as candidaturas com apenas alguns cliques.
Marketing
Nossos workflows para agências de marketing digital permitem que você crie processos e fluxos de trabalho para marketing de conteúdo, anúncios, lançamentos de produtos, gerenciamento de leads e muito mais. Você pode salvar aqueles que funcionam melhor para uso futuro ou se inspirar em um dos nossos próprios modelos de gerenciamento de campanhas da biblioteca.
As visões gerais visuais do projeto podem incluir:
Elaboração de esboços de campanha para aprovação
Criação de conteúdo
Orçamentação
Agendamento
Acompanhamento de desempenho e despesas
Você pode se comunicar com toda a sua equipe de marketing diretamente da workstreams.ai ou integrá-la ao Slack e ao Microsoft Teams para evitar o uso de e-mails e manter tudo em tempo real.
Suporte ao cliente
De acordo com os especialistas em experiência do cliente da HBR - G. Tomas M. Hult e Forrest V. Morgeson, "a satisfação do cliente deve ser vista como um ativo estratégico da empresa que deve ser otimizado, não maximizado, e, certamente, não ignorado." Lidar bem com o feedback, as consultas e os problemas dos clientes afeta vários aspectos do funcionamento de um negócio, como a participação de mercado, a receita, a lucratividade, a fidelidade dos clientes e o sucesso geral.
A workstreams.ai pode ajudar você a gerenciar todas as tarefas de suporte ao cliente e de experiência do cliente em um só lugar. Configure processos repetíveis para que sua equipe possa sempre fornecer o mesmo nível de serviço. Com o recurso de alocação de tempo, quadros Kanban e calendário integrado, você pode priorizar tarefas com eficiência, gerenciar o tempo e acompanhar as consultas, sem nunca perder um problema.
Essa comunicação simplificada economiza tempo e torna a resposta às consultas muito menos complicada. Além disso, desempenha um papel crucial no estabelecimento de relacionamentos sólidos com os clientes.
Feedback
Um fluxo de trabalho de loop de feedback pode ajudar a padronizar o processo de dar e receber feedback. Apenas cerca de 40% dos funcionários dizem que suas empresas pedem feedback uma vez por ano, e quase 80% dos entrevistados dizem que isso não acontece com frequência suficiente. Não podemos enfatizar o suficiente a importância de fornecer e receber feedback - isso reduz o esgotamento e melhora a retenção e a satisfação dos funcionários.
Formulários pré-criados e fáceis de preencher, lembretes e um ciclo que incentiva o aprimoramento constante dentro da sua equipe o ajudarão a alcançar mais do que você imaginava ser possível. Todos podem submeter seus pensamentos e opiniões no mesmo formato - seu departamento de RH lhe agradecerá por isso!
Aquisição
Ferramentas de software de compras separadas não são necessárias para pequenas e médias empresas. Você pode acompanhar facilmente todos os gastos da sua empresa com os modelos de workflow da workstreams.ai para compras únicas ou recorrentes. Use-os para:
Enviar solicitações de vendas
Aprovar pagamentos
Acompanhar a colocação de pedidos
Organizar o total de pagamentos
Reconciliar processos contábeis
Solicitações de folga
O workflow de Solicitações de Folga da workstreams.ai inclui:
Modelos pré-fabricados para solicitar férias, licenças sabáticas e licenças parentais
Espaço para todas as informações pertinentes, como a duração da licença solicitada
Opções para acompanhar o status das solicitações de licença
Com informações claras sobre a disponibilidade de seus funcionários, você sempre pode ajustar sua programação para obter o máximo de eficiência. Você nos agradecerá nas temporadas de férias de verão e inverno.
Gerenciamento de contas
Os gestores de departamento que gerenciam várias contas adoram esse tipo de automação do processo de trabalho. Com o nosso workflow de Gerenciamento de Contas, você pode:
Alinhar sua estratégia com as metas da empresa
Delegar tarefas a seus subordinados
Avaliar os membros da equipe
Acompanhar os prazos de vários projetos
Rotular e codificar por cores as tarefas para facilitar a filtragem e o agrupamento
Acelerar os processos de integração de clientes
Isso o ajudará a manter o controle da sua carga de trabalho e da produtividade da sua equipe e a acompanhar as métricas para tomar decisões mais sábias e baseadas em dados.
Conclusão
Quando você investe tempo na automação de processos em sua empresa, obtém maior produtividade e comunicação. Outros benefícios da otimização incluem mais tempo livre e orçamento, clareza e consistência, minimização de riscos e redução do tédio causado por tarefas repetitivas.
Se você estiver procurando uma solução de gerenciamento de fluxo de trabalho versátil e fácil de usar que o ajude a simplificar os processos de negócios de forma eficaz, a workstreams.ai é a resposta. Você pode personalizar um de nossos fluxos de trabalho existentes a seu gosto ou criar seu próprio fluxo de trabalho do zero, se preferir.
Registre-se para começar a simplificar seus processos de negócios hoje mesmo.
FAQs
Como otimizar os processos de negócios?
Use um dos muitos modelos da workstreams.ai para otimizar os processos de negócios. Você encontrará diferentes opções para marketing, feedback, suporte ao cliente ou gerenciamento de contas em nossa biblioteca. Personalize-os de acordo com suas necessidades para economizar tempo, promover a transparência e aumentar a produtividade.
Por que é importante simplificar os processos?
Um fluxo de trabalho simplificado aumenta a eficiência, reduz o desperdício e economiza tempo e recursos, melhorando, em última análise, a produtividade e a lucratividade. Ele também aumenta a consistência e a qualidade na entrega de produtos ou serviços, resultando em maior satisfação do cliente e competitividade no mercado.
Como agilizar um projeto?
Há quatro etapas principais para otimizar o fluxo de trabalho de um processo:
Mapear e analisar a abordagem atual
Identificar oportunidades de melhoria e automação
Documentar as mudanças planejadas
Testar, monitorar e revisar para continuar melhorando.
