Eine Studie zum Stand der digitalen Entwicklung aus dem Jahr 2022 ergab, dass etwa 75 % der Beschäftigten in weniger fortschrittlichen Unternehmen von ineffizienten Workflows negativ beeinflusst werden.
Der Mangel an optimierten Workflows geht nicht nur auf Kosten des Wohlbefindens und der Motivation deiner Mitarbeiter/innen, sondern hinterlässt auch ein klaffendes Loch in deinem Budget. Die Studie zeigt, dass ein Angestellter, der täglich zwei Stunden mit sich wiederholenden oder ineffizienten Aufgaben vergeudet, im Durchschnitt 13.345 US-Dollar im Jahr kostet.
Wie kannst du das verhindern? Workflow-Automatisierungssoftware wie workstreams.ai erhöht die Produktivität deines Unternehmens, spart Zeit und Geld und vermittelt dir die Gewissheit, dass deine Mitarbeiter/innen effizient arbeiten. Lies weiter, um zu erfahren, wie du die Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen verbessern kannst.
4 Schritte zu einem optimierten Workflow
Einfach ausgedrückt, ist ein Workflow die Gesamtheit der oft wiederholbaren Schritte, die du unternehmen musst, um eine Aufgabe zu erledigen oder ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Das kann ein Teil eines größeren Prozesses oder eine einmalige Aktivität sein. Effiziente Workflows stellen sicher, dass alle wichtigen Geschäftsprozesse richtig und pünktlich erledigt werden.
Du kannst so gut wie alle Management-, Support- oder Betriebsprozesse in einem optimierten Workflow organisieren.
Wenn wir von optimierten Prozessen sprechen, meinen wir die Beseitigung unnötiger oder überflüssiger Schritte. Wir automatisieren sich wiederholende Aufgaben und modernisieren die Arbeit, um die Geschäftseffizienz zu verbessern.
Prozessdarstellung und Analyse deines aktuellen Workflows
Nimm dir Zeit, um die Aspekte zu erfassen, die optimiert werden müssen, um ein klares Verständnis für ihren Zweck, ihre Funktion und ihre aktuelle Effektivität zu bekommen.
Identifiziere für jeden Geschäftsprozess dessen kritische Elemente, z. B:
Die Menschen, Teams, Systeme oder Tools (von Projektmanagement-Software bis hin zu Instant-Messaging-Apps), die sich auf die Arbeitsprozesse und Workflows auswirken
Die einzelnen Schritte und Aktivitäten, die dich zum gewünschten Ergebnis führen
Die Informationen und Ressourcen, die zur Ausführung jedes Geschäftsprozesses erforderlich sind
Der Auslöser, die Aktion, der Zeitpunkt oder die Bedingung, die den Workflow startet
Das gewünschte Resultat
Mit workstreams.ai ist das Mapping von Workflows einfacher. Mit unseren Tipps und Vorlagen kannst du diese Planungsphase einfacher und klarer gestalten, anstatt sie von Hand auf Papier durchzuführen. Außerdem kannst du Ziele und Teilaufgaben nach Prioritäten ordnen, während du arbeitest.
Die Ausrichtung aller Abteilungen und Projekte auf das große Ganze des Unternehmens kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Unternehmen, deren Ausrichtung sehr gut funktioniert, erzielen fast 60 % mehr Umsatz und über 70 % mehr Gewinn als solche, bei denen es schwierig ist, alle Mitarbeiter an den großen Zielen auszurichten.
Ganz zu schweigen davon, dass eine visuelle Darstellung deiner Geschäftsprozesse einfach viel einprägsamer ist. Laut John Medina, dem Autor von Brain Rules, ist das visuelle Sehen der wichtigste Sinn, auf den sich unser Gehirn verlässt.
Identifiziere Probleme und Automatisierungsmöglichkeiten
Unterteile jeden Bereich, der optimiert werden muss, in verschiedene kleine Projekte, um dich nicht zu überfordern. So kannst du später flexible und überschaubare agile Workflows erstellen. Einige Fragen, mit denen du dich beschäftigen solltest, bevor du interne Geschäftsabläufe verbesserst, sind:
Helfen dir deine derzeitigen Prozessmanagement-Technologien dabei, die erwarteten Geschäftsergebnisse zu erzielen?
Erzeugt der Workflow Wert oder Verschwendung?
Sind damit unnötige Schritte oder Risiken verbunden, die du vermeiden könntest?
Gibt es Reibungspunkte, die den Prozess verlangsamen und vermieden werden können?
Kannst du deine Arbeitsabläufe mit den vorhandenen Tools und Ressourcen verbessern oder brauchst du zusätzliche Systeme, die dir helfen, wichtige Geschäftsprozesse zu automatisieren?
Kosten dich manche Schritte mehr Geld, als es vernünftig wäre?
Sobald du diese Fragen beantwortet hast, solltest du wissen, welche Aspekte deiner bestehenden Prozesse verbesserungswürdig sind.
In dieser Phase kannst du auch die Personen befragen, die mit den verschiedenen Prozessen, an denen du arbeitest, am engsten verbunden sind. Diese Gespräche werden dir helfen, mögliche Hindernisse zu erkennen, die aus der Ferne schwer zu erkennen sind. Stelle Fragen wie:
Wie hängen bestimmte Aktivitäten mit dem Kundenbeziehungsmanagement und der Kundenzufriedenheit zusammen?
Verbessert oder verschlechtert der derzeitige Workflow die Erfahrungen der Beschäftigten?
Gibt es Schritte, die sich unangemessen zeitaufwändig anfühlen?
Hast du oft mit Verzögerungen oder knappen Fristen zu kämpfen?
Die Antworten auf diese Fragen sollten genug Informationen liefern, um festzustellen, was du verbessern, streichen oder neu gestalten kannst.
Die Aufgaben, die du mit einer guten Software für das Geschäftsprozessmanagement rationalisieren kannst, sind typischerweise:
Häufig
Wiederkehrend
Einfach
Planmäßig
Berechenbar
Kollaborativ
Abhängig
Outsourcingfähig
Wenn du mehr Hilfe benötigst, kannst du dir unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Workflows ansehen.
Dokumentiere die geplanten Änderungen
Auch wenn es verlockend erscheint, solltest du diesen Schritt nicht auslassen. Die Dokumentation jeder durchgeführten Änderung stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Es erleichtert die Einhaltung rechtlicher Prozesse, neuer Protokolle und Verfahren. Vor allem bei der Einarbeitung und der Schulung deiner Mitarbeiter wirst du dankbar sein, wenn du den Überblick behältst.
Eine schlechte Umsetzung kann zu kostspieligen Fehlern, Sicherheitslücken, geringerer Unternehmensproduktivität und schlechter Kundenbindung oder -zufriedenheit führen.
Teste, überwache und überarbeite, wenn nötig
Nachdem du optimierte Geschäftsprozesse eingeführt hast, solltest du ihre Wirksamkeit testen. Am besten mit einem kleinen Team, damit du schnell Anpassungen vornehmen kannst. Zögere jedoch nicht, die Änderungen unternehmensweit umzusetzen - es geht um eine kontinuierliche Prozessverbesserung, und Ineffizienzen werden zwangsläufig regelmäßig auftreten.
Du musst die Variablen festlegen, die du messen willst, um deine Fortschritte genau zu verfolgen und sie mit deinem Unternehmen oder deiner Abteilung in Einklang zu bringen.
Hier sind einige Beispiele:
Sales - Lead Conversion Rate, Lead Cycle Time, verlorene Leads, jährlicher Vertragswert
Personalwesen - Mitarbeiterbindung, Engagement, Kosten, Zeit bis zur Einstellung
Finanzielle Prozesse - Zeit und Kosten der Rechnungsbearbeitung, Rate der doppelten Zahlungen, Zahlungsabgleich
Etwa drei bis sechs Monate nach der Umsetzung solltest du verwertbare Daten erhalten. Sammle monatlich Informationen über deine Geschäftsabläufe, um zu sehen, ob und wie die Rationalisierung dir hilft, die idealen Ergebnisse zu erzielen. Denke daran, dass die Optimierung von Workflows ein fortlaufender Prozess ist, also lass dich nicht entmutigen, wenn du nicht sofort die gewünschten Ergebnisse siehst.
Prozesse rationalisieren mit workstreams.ai
Die digitale Verwaltung von Geschäftsprozessen erspart dir eine Menge Papierkram. Ganz zu schweigen von der Zeit- und Papierverschwendung, die damit einhergeht.
Du brauchst nicht für alle deine Arbeitsabläufe ein eigenes Tool. Mit der richtigen Software zur Automatisierung von Workflows hast du alles an einem Platz. workstreams.ai kann verschiedene Aspekte deines Unternehmens automatisieren. Von der Personalabteilung bis zur Buchhaltung und kann sogar als Plattform für das Team Management dienen.
Der Mitbegründer von workstreams.ai, Roman Roznovsky, beschreibt das Tool zur Rationalisierung von Geschäftsprozessen wie folgt:
"workstreams.ai wurde entwickelt, um Menschen zu befähigen, Prioritäten zu setzen, zusammenzuarbeiten und letztendlich ihre Aufgaben zu erledigen. Es ist mehr als nur ein Board für Aufgaben im Internet. ... Es ist eine vielseitige, aber einfach zu bedienende KI-gestützte Plattform, die viel Wissen und Einblicke bietet. Sie kann abteilungsübergreifend genutzt werden, um die Produktivität zu steigern."
Lies weiter, um unsere Workflow-Beispiele zu sehen, mit denen du bestimmte betriebliche Abläufe effizienter gestalten kannst, oder melde dich für eine kostenlose Testversion an, um die Funktionen selbst zu testen.
Hiring
Der workstreams.ai Hiring-Workflow kann bei richtiger Einrichtung als Rekrutierungssoftware dienen. Speichere das LinkedIn-Profil, den Lebenslauf, die Verfügbarkeit und die Gehaltsvorstellungen deiner Bewerber - alles an einem Ort. Außerdem kannst du damit Einstellungsphasen festlegen, Screenings organisieren und Vorstellungsgespräche planen.
Verfolge den Fortschritt jedes Bewerbers und teile die Datenbank mit allen beteiligten Teammitgliedern. Du kannst sogar Labels und benutzerdefinierte Felder verwenden, um die Bewerbungen mit nur wenigen Klicks zu sortieren.
Marketing
Mit unseren Workflows für digitale Marketingagenturen kannst du Prozesse und Workflows für Content Marketing, Anzeigen, Produkteinführungen, Lead Management und alles dazwischen erstellen. Du kannst die Vorlagen, die am besten geeignet sind, für die spätere Verwendung speichern oder dich von einer unserer eigenen Vorlagen für das Kampagnenmanagement in der Bibliothek inspirieren lassen.
Zu den visuellen Projektübersichten zählen:
Entwerfen von Kampagnenentwürfen zur Genehmigung
Inhaltserstellung
Budgetierung
Terminplanung
Nachverfolgung von Leistung und Ausgaben
Du kannst mit deinem gesamten Marketingteam über workstreams.ai kommunizieren oder es mit Slack und Microsoft Teams integrieren, um E-Mails zu vermeiden und alles in Echtzeit zu gestalten.
Kunden-Support
"Kundenzufriedenheit sollte als strategisches Asset des Unternehmens betrachtet werden. Es muss optimiert, nicht maximiert und schon gar nicht ignoriert werden", sagen die HBR-Experten für Kundenerfahrung - G. Tomas M. Hult und Forrest V. Morgeson. Der Umgang mit Kundenfeedback, -anfragen und -problemen wirkt sich auf zahlreiche Aspekte der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens aus, z. B. auf Marktanteil, Umsatz, Rentabilität, Kundentreue und Gesamterfolg.
workstreams.ai hilft dir dabei, alle Aufgaben im Bereich Kundensupport und Kundenerfahrung an einem Ort zu verwalten. Richte wiederholbare Prozesse ein, damit dein Team immer das gleiche Niveau an Service bieten kann. Mit der Zeitzuweisungsfunktion, den Kanban-Boards und dem In-App-Kalender kannst du Aufgaben effektiv priorisieren, Zeit verwalten und den Überblick über Anfragen behalten, damit du kein Problem versäumst.
Eine solche optimierte Kommunikation spart Zeit und macht die Beantwortung von Anfragen viel weniger aufwändig. Außerdem spielt sie eine entscheidende Rolle beim Aufbau starker Kundenbeziehungen.
Feedback
Ein Feedback-Loop-Workflow kann dir helfen, den Prozess des Feedbackgebens und -nehmens zu standardisieren. Nur etwa 40 % der Beschäftigten geben an, dass ihr Unternehmen sie einmal im Jahr um Feedback bittet. Knapp 80 % der Befragten sagen, dass dies nicht oft genug geschieht. Es kann nicht genug betont werden, wie wichtig es ist, Feedback zu geben und zu erhalten - es reduziert Burnout und verbessert die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.
Vorgefertigte, leicht auszufüllende Formulare, Erinnerungen und ein Feed-Loop, die dein Team zur ständigen Verbesserung anregt, helfen, mehr zu erreichen, als du für möglich gehalten hast. Alle können ihre Gedanken und Meinungen im gleichen Format einreichen - die Personalabteilung wird es dir danken!
Beschaffung
Für kleine und mittlere Unternehmen ist eine eigene Beschaffungssoftware nicht notwendig. Mit den workstreams.ai Vorlagen für Beschaffungsworkflows für einmalige oder wiederkehrende Einkäufe behältst du ganz einfach den Überblick über deine Geschäftsausgaben. Nutze sie, um:
Sales-Anfragen einzureichen
Zahlungen zu genehmigen
Auftragserteilungen zu verfolgen
Gesamtzahlungen zu organisieren
Buchhaltungsprozesse abzustimmen
Anträge auf Freistellung
Der workstreams.ai Antrag auf Freistellung Workflows umfasst:
Vorgefertigte Vorlagen für die Beantragung von Urlaub, Sabbatical und Elternzeit
Platz für alle relevanten Informationen, wie zum Beispiel die Dauer des beantragten Urlaubs
Optionen zur Verfolgung des Status von Urlaubsanträgen
Da du einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter hast, kannst du deinen Zeitplan immer auf maximale Effizienz ausrichten. Du wirst uns in der Sommer- und Winterferienzeit danken.
Account Management
Abteilungsleiter:innen, die mehrere Konten verwalten, lieben diese Art der Automatisierung von Arbeitsabläufen. Mit unserem Account Management Workflow kannst du:
Strategie mit Unternehmenszielen abstimmen
Aufgaben an deine Mitarbeiter:innen delegieren
Teammitglieder bewerten
Fristen für mehrere Projekte verfolgen
Aufgaben mit Labels und Farbcodes versehen, um filtern und ordnen zu erleichtern
Prozess der Kundeneinführung beschleunigen
So behältst du den Überblick über dein Arbeitspensum und die Produktivität deines Teams. Anhand von Kennzahlen kannst du klügere, datengestützte Entscheidungen treffen.
Fazit
Wenn du dir die Zeit nimmst, Prozesse in deinem Unternehmen zu automatisieren, verbesserst du die Produktivität und die Kommunikation. Weitere Vorteile der Rationalisierung sind mehr Freizeit und Budget, Übersichtlichkeit und Konsistenz, minimierte Risiken und weniger Langeweile durch wiederkehrende Aufgaben.
Wenn du auf der Suche nach einer vielseitigen und benutzerfreundlichen Lösung für die Verwaltung von Workflows bist, mit der du deine Geschäftsprozesse effizienter gestalten kannst, bietet workstreams.ai die richtige Lösung. Du kannst einen unserer bestehenden Workflows nach deinen Wünschen anpassen oder deinen eigenen Workflow von Grund auf neu erstellen.
Melde dich an und beginne noch heute, deine Geschäftsprozesse zu optimieren.
FAQs
Wie rationalisierst du Geschäftsprozesse?
Nutze eine der vielen workstreams.ai Vorlagen, um deine Geschäftsprozesse zu rationalisieren. In unserer Bibliothek findest du verschiedene Optionen für Marketing, Feedback, Kundensupport oder Account Management. Passe sie an deine Bedürfnisse an, um Zeit zu sparen, Transparenz zu fördern und die Produktivität zu steigern.
Warum ist es wichtig, Prozesse zu rationalisieren?
Ein rationalisierter Workflow steigert die Effizienz, reduziert Verschwendung und spart Zeit und Ressourcen, was letztendlich die Produktivität und Rentabilität verbessert. Außerdem wird die Konsistenz und Qualität der Produkte und Dienstleistungen verbessert, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt führt.
Wie kann man ein Projekt rationalisieren?
Es gibt vier Hauptschritte, um einen Prozessablauf zu rationalisieren:
Aktuellen Ansatz abbilden und analysieren
Identifizierung von Möglichkeiten für Verbesserungen und Automatisierung
Dokumentation der geplanten Änderungen
Testen, überwachen und überarbeiten, um ständig besser zu werden
