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Kanban-Board von workstreams.ai
Ein Kanban-Board von workstreams.ai ist nicht zu verwechseln mit der Pinnwand in deinem Büro. Es gibt dir einen sofortigen Echtzeit-Überblick über die laufenden Arbeiten auf der Grundlage relevanter Kanaldiskussionen – und ist damit einfacher, zeitnaher und strukturierter als die Konkurrenz.
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Und was noch wichtiger ist: Das Kanban-Board ist die perfekte Ergänzung zu den Apps Slack und Microsoft Teams. Während die Slack- und Microsoft Teams-Apps es dir ermöglichen, auf der Aufgabenebene zu arbeiten, kannst du mit dem Kanban-Board den Gesamtüberblick über all deine Projekte und Aufgaben behalten und sehen, wie sie sich von links nach rechts über das Board hinweg entwickeln, d. h. in Richtung Fertigstellung – und darum geht es ja schließlich.
Zuweisung der Aufgabenzeit und GetStuffDone-Index
Unsere Zeitzuteilungsfunktion arbeitet so, dass sie die Arbeit an der Aufgabe und das Erreichen von Meilensteinen mitverfolgt und die für die einzelnen Schritte aufgewendete Zeit festhält. Wenn du zum Beispiel einen einfachen Feedback-Loop-Prozess mit den Schritten „in Bearbeitung“ und „in Prüfung“ verwendest, messen wir die Zeit, die diese bestimmte Aufgabe in jedem Schritt verbringt, und zeigen einen überschaubaren Ausschnitt dieser Informationen direkt in der Aufgabe an. Wenn die Arbeit fortschreitet und schließlich erfolgreich abgeschlossen wird, speichern wir die Daten darüber, wie lange es dauerte, bis die Aufgabe erledigt war.
Unser GetStuffDone-Index funktioniert in Kombination mit der Zeitzuweisungsfunktion. Die Informationen aus der Zeitzuteilungsfunktion werden verwendet, um jede nachfolgende Aufgabe dahingehend zu „benoten“, ob sie „über“ oder „unter“ der durchschnittlichen Fertigstellungszeit der Aufgabe liegt. Eine einfache Mechanik, die es Teams ermöglicht, ihre Arbeit in denselben Bereichen zu vergleichen und schnell zu beurteilen, ob etwas geändert werden muss.
Hier erfährst du, wie du beide verwenden kannst!
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* Eine Übersicht über den GSD-Index aller Aufgaben kann mit einem einzigen Klick visualisiert werden. Unsere „Zeitzuweisungsmodus“-Ansicht des Taskboards ermöglicht es dem Team, einfach einen Blick auf die anstehende Arbeit zu werfen und sofort zu wissen, wo die aktuellen Engpässe sind.
* Wenn du auf die Schaltfläche oben drückst, werden die Aufgaben auf dem Board mit einer Reihe von Farbtönen überlagert, die von blassem Grün bis zu leuchtendem, glühendem Rot reichen. In der Ecke der Aufgabenkarten befindet sich der GSD-Index, der einen quantitativen Indikator für die Leistung dieser Aufgabe darstellt. Die Idee dahinter ist, dass diese beiden visuellen Hinweise zusammenwirken und es den Teammitgliedern ermöglichen, sofort zu erkennen, wo die Arbeit steht, was gut läuft und was sauer aufstoßen könnte, wenn man sich nicht darum kümmert.
Mehrere Taskboards in einer einzigen Ansicht auswählen
Um einen Überblick über den Status mehrerer Projekte in einer einzigen Ansicht zu erhalten, kannst du zwei oder mehr Taskboards gleichzeitig laden. So geht's:
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- Schalte im linken Navigationsbereich unter dem Abschnitt „Taskboards“ die Taskboard-Auswahl auf „Mehrere“ um.
- Wähle das Taskboard aus, das du in einer Einzelansicht haben möchtest
Benachrichtigungssystem
Unser Benachrichtigungssystem ermöglicht es dir, zeitnahe und wichtige Updates direkt in der workstreams.ai-Anwendung zu erhalten. Die Glocke zeigt die Anzahl der neuen Benachrichtigungen an, die du hast. ein Klick darauf öffnet den Feed. Du kannst dich über Änderungen an Aufgaben, denen du zugewiesen bist oder denen du folgst, über Nachrichten in Aufgaben-Chats, an denen du teilnimmst, und über Updates zu Aufgaben, denen du folgst, informieren.
Darüber hinaus kannst du deine Präferenzen und Einstellungen bearbeiten und die Benachrichtigungen so anpassen, dass sie genau deinen Bedürfnissen entsprechen. So geht's:
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- Klicke auf die Benachrichtigungsglocke.
- Wenn du auf eine Benachrichtigung klickst, gelangst du zu den entsprechenden Aufgaben. Ein hervorgehobener Farbton weist dich auf die Richtung der Aktualisierung hin.
- Wenn du auf „Alles löschen“ klickst, werden alle Updates entfernt.
- Wenn du auf das 3-Punkte-Menü klickst, kannst du deine Benachrichtigungen anpassen.
Verwendung des In-App-Kalenders
Du kannst jetzt alle deine Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und -zeit in einem Kalender anzeigen lassen! Unser Kalender bietet eine monatliche, wöchentliche und tägliche Übersicht deines Terminplans. Erledigte Aufgaben werden als solche gekennzeichnet, ebenso wie Aufgaben, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben. Du kannst ihn auch so einstellen, dass er dir auch deine Unteraufgaben anzeigt! So wird er verwendet:
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- Navigiere zu einem beliebigen Taskboard mit Aufgaben, die ein Fälligkeitsdatum aufweisen.
- Klicke auf das Kalendersymbol am oberen Rand.
- Du siehst nun die Kalenderoberfläche.
- Du kannst zwischen einer monatlichen, wöchentlichen oder täglichen Ansicht wählen.
- Mit den Schaltflächen auf der linken Seite kannst du zwischen den Zeiträumen navigieren.
TIPP: Du kannst Aufgaben direkt in der Kalenderansicht erstellen! Klicke einfach auf die gewünschte Zeit/Datum und die Aufgabe wird automatisch mit den Fälligkeitsdaten versehen.
Bearbeiten des Arbeitsschritts
Du kannst deine Arbeitsschritte direkt auf dem Taskboard verwalten und bearbeiten. Das ist besonders praktisch, wenn du schnell den Namen eines bestimmten Schritts ändern, Eigentümer hinzufügen oder eine zusätzliche Beschreibung hinzufügen möchtest.
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- Öffne das Taskboard, in dem du Änderungen vornehmen möchtest.
- Klicke auf das Zahnradsymbol neben dem Arbeitsschritt, den du bearbeiten möchtest.
- Es erscheint ein Dialogfenster.
- Bearbeite den Titel, die Beschreibung oder füge den Besitzer des Arbeitsschritts hinzu.
- Auf der Registerkarte Automatisierung kannst du automatische Verantwortliche hinzufügen und auch die Weiterleitung von Aufgaben einrichten.
TIPP: Du kannst auch den Titel des Arbeitsschritts bearbeiten, indem du einfach auf den Namen in der Spalte klickst.
Anpassbare Arbeitsschritte
Kanban-Boards von workstreams.ai funktionieren am besten, wenn die Arbeitsschritte so benannt und angeordnet sind, dass sie die realen Arbeitsschritte deines Teams am besten widerspiegeln. Wir haben dafür gesorgt, dass du die Flexibilität hast, die Dinge auf genau diese Weise einzurichten.
Eine der leistungsfähigsten Funktionen des Kanban-Boards ist die Möglichkeit, die Arbeitsschritte anzupassen, zu planen, sowie den letzten Schritt: abzuschließen. Alles, was dazwischen liegt, steht zur Diskussion. Jedes Team neigt dazu, seinen eigenen einzigartigen Prozess zu haben. Aus diesem Grund sind die Arbeitsschritte zwischen „geplant“ und „abgeschlossen“ vollständig anpassbar.
TIPP: Du kannst bis zu 15 Schritte zwischen geplant und erledigt hinzufügen. Wunderbar!
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Schauen wir uns zum Beispiel unsere Aufgabe „Programmierer rekrutieren“ in unserem Taskboard #rekrutieren-entwicklungsteam an. Was ist nötig, um diese Aufgabe zu erledigen? In einem größeren Unternehmen gibt es in der Regel mehrere Schritte, wie z. B.:
- Qualifikationsliste vorbereiten.
- Benachrichtigung der Rekrutierer in HR.
- HR-Abteilung schaltet Stellenanzeigen.
- Lebensläufe prüfen.
- Kandidaten für Vorstellungsgespräch auswählen.
Die Anpassung des Kanban-Boards an diese Schritte dauert nur Sekunden. Was? Ja, das ist kein Tippfehler. Du kannst einen ganzen Prozess in einem Projekt in wenigen Sekunden einrichten. Hier sind die Schritte...
Anpassen von „In Bearbeitung“-Schritten
- Rufe das Taskboard auf deinem Kanban-Board auf. Zum Beispiel: #rekrutieren-entwicklungsteam.
- Klicke auf das Zahnradsymbol
Ersetze „In Arbeit“ durch „Qualifikationsliste vorbereiten“. - Klicke auf die Schaltfläche „+ Neuen Schritt hinzufügen“ direkt unter „Qualifikationsliste vorbereiten“. Ein neuer Schritt wird hinzugefügt.
- Ersetze „Name des Arbeitsschritts“ durch „Rekrutierer in der HR-Abteilung benachrichtigen“.
- Klicke erneut auf die Schaltfläche „+ Neuen Schritt hinzufügen“ und füge hinzu: „HR-Abteilung schaltet Stellenanzeigen“.
- Klicke erneut auf die Schaltfläche „+ Neuen Schritt hinzufügen“ und füge hinzu: „Lebensläufe prüfen“.
- Klicke erneut auf die Schaltfläche „+ Neuen Schritt hinzufügen“ und füge hinzu: „Kandidaten für Vorstellungsgespräch auswählen“.
- Klicke auf die Schaltfläche „Speichern“. Wie von Zauberhand hast du nun einen 5-Schritte-Prozess für die Rekrutierung von Personal, das du für dein Projekt brauchst.
TIPP: Beachte, dass die HR-Abteilung hier einbezogen werden muss. Füge einfach die notwendigen Leute aus der HR-Abteilung zu #rekrutierung-entwicklung-team hinzu und dann kannst du sie den Aufgaben 2 und 3 zuweisen.
Anzahl der sichtbaren Aufgaben pro Spalte begrenzen
Eine große Anzahl von Aufgaben innerhalb einer Spalte auf deinen Kanban-Boards kann schnell unübersichtlich werden, vor allem, wenn du in einem hochproduktiven Team mit viel Output arbeitest. Wir haben eine kleine Funktion in die App eingebaut, die es dir ermöglicht, eine bestimmte Anzahl von Aufgaben unter einem Aufdeckungsbutton auszublenden, damit du ein bisschen aufräumen kannst! So geht's:
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- Navigiere zum Taskboard, für das du Sichtbarkeitsbeschränkungen für einige Aufgaben einrichten möchtest.
- Klicke auf das Zahnradsymbol neben dem Spaltentitel.
- Das Menü zur Einstellung der Arbeitsschritte wird geöffnet.
- Unten auf der Registerkarte Eigenschaften befindet sich ein Schalter, mit dem der Begrenzer eingeschaltet werden kann.
- Gib die gewünschte Anzahl von Aufgaben ein, die in dieser Spalte angezeigt werden sollen.
- Klicke zum Speichern weg.
Vorlagen für Taskboards
Wir wissen, dass viele interne Verfahren in vielen Betrieben ähnlich sind. Um dir Zeit zu sparen, haben wir wichtige Vorlagen erstellt, die diese Abläufe widerspiegeln. So brauchst du nicht mit einem leeren Blatt Papier zu beginnen, sondern kannst die Dinge so bearbeiten, dass sie den Bedürfnissen deines Unternehmens entsprechen.
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- Gehe zu dem Kanal auf deinem Kanban-Board #rekrutieren-entwicklungsteam.
- Klicke auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Kanalspur. Das Dialogfeld „Kanal konfigurieren“ wird angezeigt.
- Beachte das Dropdown-Menü „Taskboard-Vorlage auswählen“.
- Wähle die gewünschte Taskboard-Vorlage aus.
- Die Grafik unten zeigt eine Vorschau, wie dein Taskboard aussehen wird.
- Ordne die Spalten bei Bedarf neu an und bearbeite sie.
- Klicke auf „Speichern“, um die Taskboard-Vorlage zu verwenden.
TIPP: Um eine Taskboard-Vorlage zu verwenden, muss die Spalte „In Bearbeitung“ deines Taskboards leer sein, also keine Aufgaben enthalten.
Smart-Filter und Farblabels
Das Beste an der Sortierung deiner Aufgaben mit Farblabels ist, dass du dann sofort auf verwandte Aufgaben zugreifen kannst, indem du dein Board einfach nach dem Namen des Labels filterst.
Um die Suche einzugrenzen, stellen wir Smart-Filter zur Verfügung. Damit du verwandte Aufgaben visuell erkennen kannst, bieten wir Farblabels. Wir haben uns bereits mit Farblabels befasst, also schauen wir uns jetzt die Smart-Filter an.
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In der oberen rechten Ecke des Kanban-Boards kannst du auf die Smart-Filter zugreifen: im Sucheingabefeld mit der Aufschrift „Zum Filtern von Aufgaben etwas eingeben“. Dies ist ein Freiform-Eingabefeld. Daher kannst du einfach auf einen beliebigen Text klicken, nach dem du filtern möchtest. Oder du kannst Attribute und Modifikatoren verwenden. Klicke auf das Sucheingabefeld und du siehst alle Attribute und Modifikatoren, die du zum Filtern verwenden kannst:
- Verantwortlicher
- Beschreibung
- Fälligkeitsdatum
- humanTaskId
- Label
- Status
- Schritt
- Titel
Puh! Das ist eine Menge, die man sich merken muss. Aber keine Sorge. Smart-Filter sind sehr smart. Sie vervollständigen sich automatisch, während du tippst. Schauen wir uns ein paar Beispiele an.
Verwendung von Smart-Filtern zur Anzeige eines Labels
- Setze den Cursor in das Eingabefeld „Zum Filtern von Aufgaben etwas eingeben“ in der oberen rechten Ecke des Fensters.
- Gib den Buchstaben l ein (L wie in Labels). Das Attribut Labels wird angezeigt.
- Wähle Labels:
- Gib den Buchstaben r ein (R wie „Rekrutierung“). Die Autovervollständigung füllt „Rekrutierung“ aus und alle Aufgaben, die mit „Rekrutierung“ gekennzeichnet sind, werden angezeigt.
Verwendung von Smart-Filtern in der Web-App zum Auffinden eines Verantwortlichen
- Setze den Cursor in das Eingabefeld „Zum Filtern von Aufgaben etwas eingeben“ in der oberen rechten Ecke des Fensters.
- Gib „Ver“ ein. In der Dropdown-Liste wird das Wort: Verantwortlicher angezeigt.
- Wähle Verantwortlicher. Im Eingabefeld wird Verantwortlicher: angezeigt.
- Gib Joe Schmoe hinter Verantwortlicher: ein. Alle Aufgaben, die Joe Schmoe zugewiesen wurden, werden angezeigt.
Verwendung von Smart-Filtern in der Web-App, um einen beliebigen Text zu finden
- Setze den Cursor in das Eingabefeld „Zum Filtern von Aufgaben etwas eingeben“ in der oberen rechten Ecke des Fensters.
- Tippe: „Lebenslauf“. Alle Aufgaben, die den Text „Lebenslauf“ enthalten, werden angezeigt. Was? Nur zwei Schritte. Nun, so einfach ist es.
Eingefrorene Aufgaben
Die Funktion „Eingefrorene Aufgaben“ ist eine großartige visuelle Erinnerung an Aufgaben, die seit einiger Zeit auf dem Taskboard feststecken oder „eingefroren“ sind. Der Gedanke dahinter ist, dass dies deine Entscheidungsfindung bezüglich einiger Aufgaben erleichtert, die vielleicht Aufmerksamkeit benötigen, archiviert werden müssen oder nicht mehr relevant sind.
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Um den Indikator für eingefrorene Aufgaben auf jedem Taskboard zu aktivieren, musst du einfach auf den Ein-/Aus-Schalter oben auf jedem Board klicken. Du erkennst ihn an dem Schneeflocken-Symbol.
Konfiguriere das Format deiner Aufgabenmeldungen
Die Ansicht von workstreams.ai-Aufgaben in Slack kann je nach dem, was für dich am wichtigsten ist, bearbeitet werden – um die Informationen, die du über jede Aufgabe siehst, zu maximieren oder den Platz, den jede Aufgabe in deinem Channel einnimmt, zu minimieren.
— Vollansicht — die bewährte und von unseren Nutzern geliebte Version. Diese Version richtet sich an alle, die die volle Kontrolle über alle Aspekte einer Aufgabe haben wollen. Alle Informationen über die Aufgabe werden auf einen Blick ersichtlich. Der Titel und die Beschreibung sind vollständig sichtbar, zusammen mit allen Steuerelementen, die man braucht.
— Grundlegende Ansicht — das Wesentliche auf den Punkt gebracht. Block Kit hat es uns ermöglicht, einen Nachrichtentyp zu entwickeln, der sich an die Nutzer richtet, die sich in der Mitte befinden. Das sind die Nutzer, die nützliche Informationen und Steuerelemente direkt zur Hand haben möchten, ohne sich mit dem Durcheinander im Kanal herumzuschlagen. Für sie haben wir die grundlegende Ansicht entwickelt. Sie enthält die wichtigsten Informationen über die Aufgabe, alles, was man wissen muss, sowie nützliche Steuerelemente zum Festlegen von Fälligkeitsdaten, Empfängern und Beschriftungen.
— Kompaktansicht — Jetzt wird es kompakt! Dieses Format unserer Aufgabenmeldung zeigt dir und deinen Teams nur das Notwendigste – nicht mehr und nicht weniger. Da sie nur zwei Zeilen lang ist, fügt sie sich nahtlos in die Kommunikation in deinem Kanal ein. Sie enthält den Namen der Aufgabe, ihren Status und Informationen über Etiketten, Fälligkeitsdaten oder Anhänge. Das war's! Wesentliche Informationen, ohne dass deine Kommunikation und deine Arbeit dadurch abgelenkt oder durcheinander gebracht werden. Magisch!
Natürlich bestimmst du und dein Team selbst, welches Format in deinen Kanälen verwendet wird. Hier erfährst du, wie du Änderungen vornehmen kannst:
In der Webanwendung
- Gehe zu dem Taskboard, das du konfigurieren möchtest.
- Klicke auf das Zahnradsymbol neben dem Kanalnamen.
- Klicke auf Slack-Nachrichten.
- Wähle dein bevorzugtes Format aus den angebotenen Optionen.
- Klicke auf Speichern.
Auf Slack
- Gehe zu dem Kanal, den du konfigurieren möchtest.
- Gib /workstreams ein und klicke auf Enter.
- Wähle Kanaleinstellungen und ein Dialogfeld wird angezeigt.
- Wähle dein bevorzugtes Format aus dem Dropdown-Menü. Super einfach!
Dunkler Modus
Eine lang erwartete Funktion ist endlich da. Unser dunkler Modus gestaltet deine Workflows, Taskboards und Ziele übersichtlicher und macht das Arbeiten am Abend angenehmer. Hier erfährst du, wie du ihn einschaltest:
In der Webanwendung
- Klicke auf dein Profilbild in der oberen rechten Ecke.
- Klicke auf den „dunklen Modus“, um die Funktion ein- und auszuschalten.
Globale Suche
Suchst du etwas? Unsere globale Suchfunktion kann alles Mögliche finden, solange es sich irgendwo in deinem workstreams.ai Team befindet :). Diese Funktion dient als Kompass in der App und ermöglicht so den Nutzern, jede Aufgabe, jeden Workflow und jedes Mitglied des Teams innerhalb von Sekunden zu finden. Mit der globalen Suche können Nutzer alles in Sekundenschnelle finden. So funktioniert sie:
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1. Drücke STRG/CMD+K, um den Fokus auf die Suchleiste oben zu richten. Alternativ kannst du auch einfach auf die Suchleiste klicken
2. Beginne mit der Eingabe deiner Suchanfrage.
3. Sieh zu, wie die Vorschläge wie von Zauberhand im Dropdown-Menü erscheinen.
4. Finde heraus, wohin dich deine Suchergebnisse führen!
Sorge für einen noch effizienteren Arbeitsablauf, indem du das findest, was du brauchst, ohne durch verschiedene Boards oder Listen zu navigieren. Ganz gleich, wie komplex das Projekt ist, die Suche nach wichtigen Elementen ist nur eine Suchanfrage entfernt. Das ist alles! Du kannst nach Teammitgliedern, Aufgaben, Workflows, Zielen und vielem mehr suchen. Probiere es jetzt aus.