10 Smartsheet-Alternativen zur Optimierung deines Workflow-Managements

Bist du es leid, Smartsheet für die Verwaltung deiner Workflows zu verwenden? Smartsheet ist zwar eine beliebte Wahl für die Organisation von Projektmanagement-Aufgaben, aber der weltweite Markt für Workflow-Management-Software hat einen Wert von etwa 9,5 Milliarden US-Dollar, und es gibt viele andere Optionen, die deinen Bedürfnissen besser entsprechen könnten.

In diesem Artikel stellen wir dir zehn Smartsheet-Alternativen vor, die dir helfen können, dein Workflow-Management zu optimieren und deine Produktivität zu steigern. Egal, ob du ein Kleinunternehmer oder ein Projektmanager bist, diese Alternativen bieten dir eine Reihe von Funktionen, Integrationen und Anpassungsoptionen, die dir helfen, deine Arbeit effizienter zu erledigen. Lass uns eintauchen und deine Optionen erkunden!

Smartsheet-Alternativen, die sie als Projektmanager in Betracht ziehen sollten

Smartsheet ist eine Projektmanagement-Software, die den Benutzern ein ziemlich gutes Toolkit zu einem vernünftigen Preis bietet. Das bedeutet jedoch nicht, dass dieses Tool das einzige ist, das es gibt, und dass Sie nichts Besseres finden können. Projektmanagement umfasst verschiedene Bereiche, von der Einstellung bis zum Teammanagement. Kein einziges Tool mit grundlegenden Projektmanagement-Funktionen kann sie alle abdecken. Deshalb müssen Sie verschiedene Tools und Perspektiven in Betracht ziehen. Dies sind die 10 Smartsheet-Alternativen, die Sie in Betracht ziehen sollten:

1. workstreams.ai
2. Asana
3. Trello
4. Monday.com
5. Jira
6. Basecamp
7. ClickUp
8. Wrike
9. Microsoft Project
10. Airtable

Warum du Smartsheet-Alternativen für das Projektmanagement in Betracht ziehen solltest

Bildquelle: ComputerWorld

Bevor wir uns in die Welt der Smartsheet-Alternativen stürzen, lohnt es sich, ein paar Worte darüber zu verlieren, warum du dich überhaupt nach anderen Projektmanagement-Tools als Smartsheet umsehen solltest.

Kurz gesagt, Smartsheet ist eine Tabellenkalkulationssoftware, die du als Workflow-Management-Tool verwenden kannst. Es hilft bei der Verwaltung von Ressourcen, wenn du in deinem Unternehmen mit Tabellenkalkulationen arbeitest. Wenn du jedoch vorhast, mit großen Datenmengen zu arbeiten und ein umfassendes Projektmanagement-Tool brauchst, kann man nicht sagen, dass Smartsheet diese Rolle erfüllt. Diese Plattform ist nicht so gut für ein umfassendes Kampagnenmanagement geeignet.

Aus diesen Gründen solltest du Smartsheet-Alternativen in Betracht ziehen:

• Smartsheet hinkt ein wenig hinterher, wenn es um Kollaborations- und Berichtsfunktionen geht, die für die Teamzusammenarbeit und das Workflow-Management unerlässlich sind.
• Smartsheet enthält keine Zeiterfassung, was den Prozess der Projektverwaltung etwas haptisch und langsam macht.
• Smartsheet ist ein bisschen teuer. Selbst Unternehmen, die sich einen Enterprise-Plan innerhalb der Projektmanagement-Software leisten können, werden es teuer finden, mit Smartsheet zu arbeiten. Außerdem gibt es keinen kostenlosen Plan mit diesem Aufgabenmanagement-Tool.
  

In Anbetracht der oben genannten Gründe ist es für Unternehmen nur fair, nach Smartsheet-Alternativen zu suchen. Jedes Unternehmen wünscht sich ein Workflow-Management-Tool, das auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist.

1. workstreams.ai

Bildquelle: workstreams.ai

workstreams.ai ist eine Plattform zur Verwaltung von Workflows, die dein Aufgabenmanagement übersichtlich, organisiert und effizient macht. Mit diesem Tool kannst du fast alles haben.

workstreams.ai ist eine Top-Alternative zu Smartsheet und steigert die Produktivität im Team. Außerdem kannst du mit dem Tool Dinge durch Automatisierung und klare Kommunikation erledigen. Deine Projektfortschritte werden vernetzt und deine Workflows so weit automatisiert, dass du nicht mehr darüber nachdenken musst.

workstreams.ai hat es geschafft, seinen Ruf als erstklassige Workflow-Management-Software dank der herausragenden Qualität der Dienstleistungen und dieser eigenständigen Funktionen zu erhalten:

• mühelose Erstellung von Aufgaben direkt aus workstreams.ai, Slack oder Microsoft Teams
• Die Funktion für Verantwortlichkeiten ermöglicht es Nutzern, Aufgaben zuzuweisen und Workflows zu kontrollieren
• Die Zeitallokation bietet einen sofortigen Überblick über Aufgaben, die mehr Zeit in Anspruch nehmen als andere
• Die Funktion zur automatischen Weiterleitung bietet Nutzern die Möglichkeit, Weiterleitungsregeln einzurichten, um Aufgaben reibungslos durch den Workflow zu bewegen
• Flexible Kanban-Boards ermöglichen den Zugang zu agilen, flexiblen und ergebnisorientierten Workflows
• Die Funktion für eingefrorene Aufgaben zeigt die Zeit an, die seit der letzten Aufgabenaktivität vergangen ist, so dass die Teammitglieder leicht erkennen können, wenn eine Aufgabe vergessen wurde
• Der In-App-Kalender bietet eine Kalenderperspektive und ermöglicht es den Nutzern, Aufgaben in einer täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ansicht zu sehen, um die Verwaltung von Aufgaben so einfach wie das Erstellen von Ereignissen in einem Kalender zu machen
  

Um Zugang zu den oben genannten Funktionen zu haben, musst du einen Preisplan wählen. Glücklicherweise bietet der Free-Plan von workstreams.ai kostenlosen Zugang zu allen Pro-Aspekten der Plattform für Teams mit bis zu 3 Mitgliedern. Größere Teams erhalten eine 14-tägige Testphase, und wenn dir 14 Tage nicht ausreichen, kannst du zwischen diesen beiden Paketen wählen:

1. Pro für 7,99 Euro pro Nutzer/Monat
2. Enterprise-Plan mit maßgeschneiderten Preisen für deine Bedürfnisse

2. Asana

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Asana ist eine unkomplizierte Projektmanagementsoftware. Die meisten Projektmanager entscheiden sich für Asana wegen der ansprechenden Benutzeroberfläche (UI) und der zahlreichen Integrationen. Im Vergleich zu Smarthsheet ist Asana perfekt für kleine und einfache Projekte ohne große Ressourcen, viele Teammitglieder und unbegrenzte Nutzer.

• Das Kanban-Board bietet einfaches und reibungsloses Workflow-Management
  
• Dateiaustausch in Verbindung mit Aufgabenkommentaren zur Förderung der Zusammenarbeit und des Inputs im Team
• Aufgabenverwaltungsfunktionen, unterstützt durch Unteraufgaben, Checklisten und intelligente Container
• Eine fortschrittliche Ressourcenmanagement-Funktion für eine vollständige Projektübersicht
  

Um die oben genannten Funktionen nutzen zu können, musst du zwischen den Preisplänen von Asana wählen:

1. Basic mit 0 USD/Monat
2. Premium bei 14,50 USD/Monat
3. Business bei 32,50 USD/Monat
4. Enterprise mit individuellen Preisen

3. Trello

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Trello ist eines der bekanntesten Projektmanagement-Tools, das auf Kanban basiert. Es kann Nutzern bei der Verwaltung simpler Projekte helfen, indem es auf Automatisierung, Integrationen und SaaS-basierte Funktionen zurückgreift.

Es ist zwar nicht die beste Projektmanagement-Software, hat aber definitiv einige bemerkenswerte Vorteile. Zum Beispiel hat das Tool eine geringe Lernkurve, was bedeutet, dass man kein erfahrener Projektmanager sein muss, um es zu bedienen. Außerdem hat Trello eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine App, die auf iOS und Android läuft.

Trello wiederum verfügt nicht über native Berichtsaspekte, was bedeutet, dass man möglicherweise eine berichtsbasierte Integration erwerben muss. Darüber hinaus bietet die Plattform nur die Beta-Ansicht eines Kandan-Boards. In diesem Fall kann man sagen, dass Trello für komplexes agiles Projektmanagement, das auf komplexe Projekte ausgerichtet ist, nicht so gut geeignet ist.

Unabhängig von allen Vor- und Nachteilen hat Trello die folgenden Schlüsselfunktionen:

• Individuell anpassbare Karten für höheres Maß an Datenvisualisierung
  
• Erweiterte Checklisten für eine reibungslose Aufgabenorganisation
• Übergeordnete Ansichten für eine erweiterte Teamzusammenarbeit
• Farbcodierte Beschriftungsfunktion zur Verfolgung von Projekten und der effizienteren Organisation von Aufgaben
  

Um Zugang zu den oben genannten Projektmanagementfunktionen zu erhalten, musst du zwischen drei Preispaketen wählen:

1. Kostenloser Plan
2. Standard-Plan mit 5,00 USD  per Nutzer/Monat
3. Premium mit 10,00 USD per Nutzer/Monat
4. Enterprise mit 17,50 USD per Nutzer/Monat

4. Monday.com

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Monday.com ist ein Projektmanagement-Tool und eine klare Smartsheet-Alternative, bei der die Vernetzung der Nutzer im Vordergrund steht. Mit seinem einzigartigen Design der Benutzeroberfläche bietet diese Plattform einen visuellen Anreiz in Verbindung mit den notwendigen Projektmanagement-Funktionen. Wie Monday.com beweist, ist ein visueller Stil extrem wichtig, wenn du Informationen für ein Projektteam organisierst.

Was die primären Vorteile dieser Smartsheet-Alternative betrifft, so ist das farbenfrohe und ansprechende Design zweifellos ein Aspekt, den man berücksichtigen sollte. Außerdem ist Monday.com preiswerter als andere Smartsheet-Alternativen. Da es sich jedoch nicht um eine All-in-One-Lösung handelt, ist dieses Tool ein wenig heikel, da seine Spitzenfunktionen nur im Enterprise-Paket verfügbar sind.

Schau dir hier die Funktionen von Monday.com an:

• Anpassbare Workflows zur Nutzung einer Drag-and-Drop-Schnittstelle zur Optimierung von Prozessen
• Aufgabenverwaltungsfunktionen für die einfache Zuweisung von Aufgaben, die Festlegung von Fristen und die Erstellung von Fortschrittsberichten
• Kollaboratives Toolkit mit Tags, Kommentaren und Benachrichtigungen
• Individuell anpassbare Berichte zur leichteren Erkennung von Projektengpässen
• Personal Branding zur Anpassung von Feldern/Vorlagen für ein besseres Lead-Management

Preislich bietet Monday.com eine 14-tägige kostenlose Testphase sowie vier Preispläne an:

1. Basic mit 8,00 USD pro Nutzer/Monat
2. Standard mit 10,00 USD pro Nutzer/Monat
3. Pro mit 16,00 USD pro Nutzer/Monat
4. Enterprise mit individuellen Preisen

5. Jira

Bildquelle: PCMag

Es gibt kaum einen Projektmanager, der noch nicht von Jira gehört hat. Mit dieser Arbeitsverwaltungssoftware verwaltet man effizient mehrere Projekte, verarbeitet eine Vielzahl von Projektdaten, erstellt interaktive Zeitpläne und vieles mehr. Darüber hinaus ist Jira eine großartige agile Lösung für Scrum-basierte Softwareentwicklungsteams. Deshalb können wir Jira nicht von der Liste der besten Smartsheet-Alternativen ausschließen.

Zu den wichtigsten Vorteilen von Jira gehört das Agile- und Scrum-Management, d.h. jede Art von komplexen Projekten kann damit abgewickelt werden. Außerdem verfügt die Plattform über hochgradig anpassbare Dashboards, die den Teammitgliedern helfen, die Projekte aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Jira hat eine steile Lernkurve und kann schwer einzurichten sein. Schließlich gibt es keine guten Funktionen für die Zusammenarbeit im Team.

Im folgenden findest du die wichtigsten Funktionen von Jira:

• Agiles Projektmanagement-Tool zur Unterstützung von Scrum, Agile und Kanban
• Benutzerdefinierte Workflows für effizienteres Arbeiten im Team
• Benutzerdefinierte Felder und Konfigurationen, mit denen Nutzer die Plattform an ihre Bedürfnisse anpassen können
• Integrationen mit Slack, Bitbucket und Confluence
• Erweitertes Reporting zur Verfolgung von Aufgaben
  

Was die Preise angeht, so können bis zu 10 Teammitglieder Jira kostenlos nutzen. Es gibt eine spezielle kostenlose Version, die für kleine Teams ausreichend sein könnte. In anderen Fällen sind diese drei Preispakete verfügbar:

1. Standard mit 7,00 USD pro Nutzer/Monat
2. Premium mit 14,00 USD pro Nutzer/Monat
3. Individueller Preisplan für Unternehmen mit mehr als 5.000 Nutzern

6. Basecamp

Bildquelle: PCMag

Basecamp ist ein Projektmanagement-Tool in Verbindung mit einem Kollaborationstool, das kleinen und mittleren Unternehmen bei der allgemeinen Projektverwaltung, dem Finanzmanagement und dem Portfoliomanagement hilft. Wenn du ein Softwareunternehmen bist, das seine Produktivität und Ressourcenverfolgung verbessern möchte, ist Basecamp eine gute Wahl.

• To-do-Listen für eine einfache Verwaltung mehrerer Aufgaben
• Programminterne Chat-Plattform für die Kommunikation in Echtzeit
• Universelle Suchleiste für den einfachen Zugriff auf alle Informationen innerhalb des Tools
• Hill-Diagramme zur Verfolgung des Fortschritts
• Dokumentenmanagement zur Verfolgung des Fortschritts bei allen verwendeten Unterlagen

Um zu erhalten, was Basecamp zu bieten hat:

1. Personal-Plan kostenlos für bis zu 3 Projekte, 20 Nutzer und 1 GB
2. Business-Plan mit 99 USD pro Nutzer/Monat
3. Enterprise-Tarif mit individueller Preisgestaltung für große Organisationen, die eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Projekten benötigen

7. ClickUp

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ClickUp ist eines der weltweit führenden Tools für Reporting, Tracking und Kollaboration. Diese Plattform steht zu Recht auf der Liste der Smartsheet-Alternativen. Du kannst jederzeit die kostenlose Version des Tools nutzen, um das Toolkit zu testen.

• Mehr als hundert vorgefertigte Vorlagen für die Workflow-Automatisierung zur Anpassung von Arbeitsabläufen
• Drag-and-Drop-Funktion für eine einfache Aufgabenzuweisung
• Mind-Maps-Tool zur Organisation von Aufgaben und zur Planung von Ideen
• Aufgaben-Checklisten, um den Nutzern zu helfen, Projekte mit Details auszufüllen
• ClickUp Docs-Funktion zur einfachen Erstellung, Zuweisung, Organisation und Kennzeichnung verschiedener Dokumente

Was die Preisgestaltung betrifft, so gibt es ClickUp in fünf verschiedenen Paketen:

1. Für immer kostenlos mit unbegrenzten Aufgaben und bis zu 100 MB Speicherplatz
2. Unlimited mit 5 USD pro Nutzer/Monat
3. Business mit 12 USD pro Nutzer/Monat
4. Business Plus mit 19 USD pro Nutzer/Monat
5. Enterprise mit individuellen Preisen

8. Wrike

Bildquelle: PCMag

Wrike ist eine weitere leistungsstarke Smartsheet-Alternative mit einigen interessanten Projektmanagement-Funktionen. Es ist eine gute Wahl für Unternehmen und Firmen, die komplexe Projekte bearbeiten. Außerdem bietet Wrike eine integrierte Zeiterfassung und mehrere Integrationen, die den Austausch von Dateien erleichtern. Auf der anderen Seite ist Wrike mit einer steilen Lernkurve verbunden und verfügt nicht über eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche.

• Tools für die Datenzusammenarbeit in Echtzeit, um die gesamte Workflow-Pipeline jederzeit im Blick zu haben
• Ein dreiteiliges Dashboard, das verschiedene Aspekte der Datenanalyse visualisiert
• Eine integrierte Zeiterfassung, die Teams dabei hilft, Fristen einzuhalten und Projekte pünktlich zu liefern
• Integrationen mit E-Mail, Kalendern und Chat-Apps

Wenn du mit Wrike arbeiten möchtest, musst du zwischen diesen drei Plänen wählen:

1. Kostenlos für bis zu fünf Mitglieder
2. Professional mit 9,80 USD pro Nutzer/Monat
3. Business mit 24,80 USD pro Nutzer/Monat

9. Microsoft Project

Bildquelle: PCMag

Microsoft Project, oder MS Project, ist ein auf Tabellenkalkulationen basierendes Projektmanagement-Tool. Als Smartsheet-Alternative ist MS Project einer der ältesten Anbieter auf dem Markt. Das Tool kann zwar für kleine Projekte verwendet werden, eignet sich aber am besten für große Projekte.

Zu den Vorteilen des Tools gehört eine zentrale Startansicht, in der die Nutzer alle projektbezogenen Aktivitäten leicht verfolgen können. Außerdem unterstützt MS Project fast jede Methodik, einschließlich Agile, Waterfall und Hybrid, oder Workflow, wie Scrum und Kanban.

Aus einer anderen Perspektive betrachtet, hat MS Project eine steile Lernkurve und es fehlt ihm an Interaktivität. Außerdem ist es ziemlich teuer, und seine Preispakete können verwirrend sein.

Was die Funktionen betrifft, so solltest du einen Blick auf diese werfen:

• Zeiterfassungsfunktion in Verbindung mit einer Option zur Einreichung von Stundenzetteln
• Ressourcenmanagement-Funktion, die alle ressourcenbezogenen Daten anzeigt
• Individuell anpassbare Berichte zur Bearbeitung komplexer Projekte 
• Gemeinsamer Teamkalender, der sicherstellt, dass alle Teammitglieder über wichtige Ereignisse informiert und immer auf dem neuesten Stand sind

As to the MS Project's pricing plans:

1. Cloud-basierte Lösungen von 10,00 bis 55,00 USD pro Nutzer/Monat
2. On-Premise-Lösungen von 679,99 bis 1.129,99 USD pro Nutzer/Monat

10. Airtable

Bildquelle: PCMag

Airtable ist eine Datenbankverwaltungssoftware mit verschiedenen Anpassungen und Projektmanagementfunktionen. Das Positive an Airtable ist, dass es vielseitig und hochgradig personalisierbar ist. Die Kehrseite der Medaille ist die fehlende Automatisierung bei der Verwaltung von Aufgaben und Aktualisierungen. Kurz gesagt, Airtable ist wie ein unbeschriebenes Blatt, das man an sein Projekt anpassen kann.

• Vorgefertigte Vorlagen für die schnelle Einrichtung und Nachverfolgung des Projekts
• Speicherfunktion für Dokumente zur Bewältigung von Projekten unterschiedlicher Komplexität und Größe
• Benutzerdefinierte Arbeitsblätter, Galerie und Kalender

Um Airtable als Smartsheet-Alternative zu nutzen, solltest du dich für einen der folgenden Preispläne entscheiden:

1. Kostenloser Plan für bis zu fünf Nutzer
2. Plus-Plan mit 10 USD pro Nutzer/Monat
3. Pro-Plan mit 20 USD pro Nutzer/Monat
4. Enterprise-Plan mit individuellen Preisen

Vergleichstabelle

Fazit

Es gibt einige nennenswerte Smartsheet-Alternativen auf dem Markt. Jede hat etwas zu bieten und stellt Werkzeuge bereit, die deine Projekt-Workflows verbessern. Wenn es jedoch um ein Tool geht, das einer Komplettlösung am nächsten kommt, entspricht workstreams.ai der Beschreibung. Es ist vielseitig und kann Kunden mit den spezifischsten Bedürfnissen zufriedenstellen. Registriere dich und probiere es kostenlos aus, um dich selbst davon zu überzeugen.

FAQs

Gibt es eine kostenlose Alternative zu Smartsheet?

Wenn du eine einfache kostenlose Alternative zu Smartsheet suchst, kannst du Google Sheets verwenden. Solltest du ein fortgeschritteneres und ausgefeilteres Projektplanungstool suchen, kannst du workstreams.ai und seine kostenlose Mitgliedschaft in Betracht ziehen, um sofort loszulegen.

Wer konkurriert mit Smartsheet?

Verschiedene Tools konkurrieren mit Smartsheet. Wenn du jedoch auf der Suche nach einem Top-Projektmanagementsystem bist, das Smartsheet ersetzt, solltest du dir Folgende anschauen:

1. workstreams.ai
2. Asana
3. Trello
4. Monday
5. Jira
6. Basecamp
7. ClickUp
8. Wrike
9. Microsoft Project
10. Airtable

Ist Smartsheet besser als Trello?

Sowohl Smartsheet als auch Trello gehören zu den anerkannten Projektmanagement-Softwareoptionen. Du solltest deine Bedürfnisse und Vorlieben untersuchen, um herauszufinden, was für dich besser ist. Kurz gesagt, Smartsheet ist eine gute Option für komplexere Projektplanung. Trello wiederum ist ein einfacheres Tool mit einer visuell ansprechenderen Oberfläche im Kanban-Stil. Außerdem ist es als Smartsheet-Alternative benutzerfreundlicher. Das beste Tool auf dem Markt ist jedoch workstreams.ai.

Wo liegen die Grenzen von Smartsheet?

Folgendes sind Grenzen von Smartsheet:

• unzureichende Funktionen für die Zusammenarbeit im Team
• begrenzte Zeiterfassungsfunktionen
• hohe Kosten für erweiterte Funktionen
• fehlende Integrationen von Drittanbietern
• begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

Bei der Suche nach einer Smartsheet-Alternative solltest du die oben genannten Einschränkungen berücksichtigen.