Criando tarefas

A fácil criação de tarefas permite que uma transição tranquila de uma discussão solta em equipe se torne um plano de ação concreto que todos podem encontrar, visualizar, priorizar e colaborar.

É absurdamente fácil criar tarefas, não importa se for no Slack, no Microsoft Teams ou no quadro de tarefas. Os passos abaixo mostram como fazer isso.

No aplicativo da Web

  1. Localize o quadro de tarefas em seu quadro Kanban no qual você deseja adicionar uma tarefa. Por exemplo, #recrutar-equipe-desenvolvimento.
  2. Clique no ícone azul + no lado extremo direito da janela do quadro de tarefas.
  3. Na caixa de diálogo Criar uma tarefa que é exibida, digite "Recrutar programadores".
  4. Pressione o botão Salvar e a tarefa "Recrutar Programadores" será exibida no quadro de tarefas.
  5. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito da caixa de tarefas para editar a tarefa, definir o status, atribuir um recurso, atribuir uma data de término, configurar ou atribuir um rótulo, e muito mais.
  6. Abra o Slack ou o Microsoft Teams e você verá o bot workstreams.ai, que informa no canal que você acabou de criar a tarefa "Recrutar programadores". Também é exibida uma nova linha de discussão detalhando a adição da tarefa.

No Slack

  1. Vá para o canal onde você quer adicionar uma tarefa. Por exemplo, #recrutar-equipe-desenvolvimento.
  2. Digite /plan Recrutar Programadores.
  3. Pressione Enter e a tarefa "Recrutar Programadores" é criada. O bot workstreams.ai mostra os detalhes da tarefa no canal e define um status inicial de planejamento.
  4. Clique no botão Edit para adicionar uma Data de término ou uma Descrição. Use o botão Definir Status, Atribuir a ou Rótulos para modificar ainda mais a tarefa.
  5. Clique no hiperlink Recrutar Programadores para ir para ele no aplicativo web onde você também pode modificar os detalhes da tarefa.

DICA—Com o aplicativo Slack, você pode criar tarefas dentro de uma discussão. Dessa forma, suas sessões de brainstorming terminam com itens de ação! Por exemplo, um membro da equipe indica que um gerente de projeto também precisa ser recrutado para a equipe. Basta digitar /plan recrutar um Gerente de Projeto e o primeiro passo para a contratação está em seu plano. Em seguida, digite /plan Entrevistar Gerente de Projetos. A seguir,digite /plan Enviar Oferta ao Gerente de Projeto e depois /plan Contratar Gerente de Projeto e todos os quatro passos de seu plano estão prontos.

No Microsoft Teams

  1. Vá para o canal onde você quer adicionar uma tarefa. Por exemplo, vamos usar nosso exemplo de contratação e vamos usar o canal recrutar-equipe-desenvolvimento.
  2. Digite @workstreams.ai plano Recrutamento de Desenvolvedores.
  3. Pressione Enter e a tarefa "Recrutar Desenvolvedores" é criada em sua conversa. O bot workstreams.ai mostra os detalhes da tarefa no canal e define o status como planejado.
  4. Você pode editar ainda mais a tarefa a partir desta mensagem.

DICA—Você também pode usar o menu interativo que aparece depois de ter mencionado workstreams.ai. Basta selecionar o plano para criar uma tarefa. Para adicionar uma descrição à tarefa enquanto você a está criando, use o seguinte esquema: @workstreams.ai plano título-da-tarefa :: descrição-da-tarefa.

Editando tarefas

A edição de tarefas permite informar aos outros sobre as restrições e exigências de uma determinada tarefa. Também permite fornecer o contexto para a tarefa em questão com uma descrição, para que outros saibam quando e como abordar a conclusão de uma tarefa.


É ainda mais fácil de editar tarefas e você pode fazer isso de dentro do Slack, do Microsoft Teams ou no quadro de tarefas.

No aplicativo da Web

  1. Selecione o quadro de tarefas onde você deseja editar uma tarefa.
  2. Clique na caixa da tarefa no quadro Kanban e "Adicionar uma descrição" será exibido.
  3. Clique em Adicionar uma descrição.
  4. Digite as informações relevantes necessárias para a realização de sua tarefa.

DICA —Melhore suas descrições de tarefas com edição avançada de texto.

Opções de formatação de texto para usuários do Slack

Os usuários do Slack têm várias maneiras excelentes de mostrar o que precisam mostrar nas descrições de suas tarefas. Elas são as seguintes:

  • Adicione *asteriscos* ao seu texto para deixá-lo em Negrito
  • Adicione _underlines_ para deixar seu texto em Itálico
  • Adicione ~tilde~ ao texto que você deseja riscar
  • Adicione `code` para formatar seu código
  • Adicione ```bloco de código`` para formatar ainda mais seu código
  • Adicione > maior que símbolos > para formatar uma citação

Opções de formatação de texto para os usuários do Microsoft teams

Os usuários do Microsoft Teams têm sua própria combinação única de opções de formatação de texto que são tão igualmente poderosas para dar clareza e contexto a qualquer descrição de tarefa.

  • Adicione *asteriscos* ao seu texto para deixá-lo em Negrito
  • Adicione _underlines_ para deixar seu texto em Itálico
  • Adicione um - travessão para formatar seu texto com • marcadores
  • Adicione um 1. Número com ponto para criar uma lista numérica

No Slack

  1. Vá para o canal onde você deseja editar uma tarefa.
  2. Digite /tasks
  3. Selecione a tarefa que você deseja editar na lista suspensa. Por exemplo, "Recrutar programadores".
  4. Os detalhes da tarefa são exibidos juntamente com vários botões e menus suspensos que permitem modificar a tarefa.
  5. Clique no botão Editar para editar a tarefa.
  6. Edite o Título, Data de término ou Descrição no popup de diálogo. Por exemplo, você poderia digitar "vamos discutir nosso plano para isto" na Descrição.
  7. Pressione o botão Salvar quando terminar.

DICA—Se você preferir editar a tarefa no quadro Kanban, clique no hiperlink Recrutar Programadores para pular para a tarefa no aplicativo web onde você também pode editá-la, como descrito nos passos abaixo.

No Microsoft Teams

  1. Vá para o canal onde você deseja editar uma tarefa.
  2. Digite @workstreams tasks e pressione Enter.
  3. Use o menu suspenso para encontrar a tarefa que você deseja editar. No nosso caso "Recrutar Desenvolvedores" e clique em Ir.
  4. A workstreams.ai trará a tarefa à sua visualização. Clique em Editar.
  5. A partir desta visão, você pode editar o título, descrição, responsável e status da tarefa.
  6. Clique em Salvar para manter suas edições.

Adicionando campos personalizados às suas tarefas

Os campos personalizados permitem que você faça com que suas tarefas reflitam a maneira como você e sua equipe realmente trabalham. Adicione facilmente as principais informações de que você precisa para concluir suas tarefas ainda mais rapidamente!

No aplicativo da Web

  1. Vá para a tarefa onde você gostaria de criar um campo personalizado.
  2. Clique em +Adicionar campos personalizados.
  3. Clique em +Criar novo campo personalizado para adicionar um novo campo à sua tarefa.
  4. Escolha que tipo de entrada que seu campo personalizado precisa (texto, númérico, data, valor monetário), selecionando o ícone apropriado.
  5. Clique em Criar para criar o campo personalizado em sua tarefa.
  6. Você pode selecionar e desmarcar um campo existente que já esteja em sua biblioteca de campos personalizados. Você pode selecionar e desmarcar vários campos, se necessário, simplesmente clicando neles.
  7. Clique nos campos recém-criados para adicionar as informações necessárias relacionadas às tarefas.
  8. Todos os campos personalizados que você criar serão salvos para uso futuro em todo o seu espaço de trabalho e poderão ser adicionados a qualquer tarefa em qualquer quadro de tarefas que você precisar.

DICA— Você pode remover campos personalizados de uma tarefa em um único clique, clicando no campo ao visualizar sua lista de campos personalizados.

No Slack

  1. Vá para a tarefa à qual você gostaria de adicionar campos personalizados e clique em Edit (Editar).
  2. Pressione o botão Add fields (Adicionar campos) na seção custom fields (campos personalizados) do editor de tarefas. Se já houver campos personalizados em sua tarefa, o botão será Edit fields (Editar campos).
  3. Para criar um novo campo, clique no botão Create field (Criar novo campo), depois digite o nome do campo. Em seguida, clique em Create (Criar).
  4. Para adicionar um campo existente que já esteja em seu espaço de trabalho, digite para encontrar o título do campo existente, depois clique em Save (Salvar).
  5. Adicione seus itens de subtarefa
  6. Você pode inserir o conteúdo de um campo novamente no seu editor de tarefas clicando no novo campo de entrada.

Adição de campos personalizados a cada tarefa em seu quadro de tarefas

Muitos quadros de tarefas são baseados em um fluxo de trabalho padrão, no qual talvez seja necessário preencher os mesmos campos para cada tarefa. Se esse for o caso, você pode adicionar campos personalizados em um nível de quadro de tarefas em vez de adicionar individualmente o mesmo campo a cada tarefa.

No aplicativo da Web

  1. Vá para suas configurações do quadro de tarefas clicando no ícone de engrenagem na navegação superior de seu quadro de tarefas.
  2. Clique na guia Campos personalizados na parte superior do modal de configurações do quadro de tarefas.
  3. Clique em +Criar novo campo personalizado para adicionar um novo campo ao seu quadro de tarefas.
  4. Escolha o tipo de entrada seu campo personalizado precisa (texto, numérico, data, valor monetário) selecionando o ícone apropriado.
  5. Pressione Criar para criar o campo personalizado e aplicá-lo a todas as tarefas em seu quadro de tarefas.
  6. Você pode selecionar e desmarcar um campo existente que já esteja em sua biblioteca de campos personalizados. Você pode selecionar e desmarcar vários campos, se necessário, simplesmente clicando neles. Uma tarefa tem conteúdo no campo personalizado, a desmarcação dela não removerá o campo personalizado dessa tarefa (até que o conteúdo seja removido).
  7. Clique nos campos recém-criados para adicionar as informações necessárias relacionadas à tarefa.
  8. Qualquer campo personalizado que você criou será salvo para uso futuro em todo o seu espaço de trabalho e pode ser adicionado a qualquer tarefa em qualquer quadro de tarefas que você precisar.

DICA—Lembre-se de que os campos personalizados adicionados a partir das configurações do quadro de tarefas adicionarão esse campo personalizado a todas as tarefas desse quadro de tarefas. As tarefas recém-criadas nesse quadro de tarefas também conterão os campos personalizados selecionados. As tarefas movidas de outros quadros para o seu quadro de tarefas não conterão os campos personalizados específicos do quadro de tarefas para o qual foram movidas.

No Slack

  1. Vá para o canal do Slack onde deseja configurar os campos personalizados e digite: /workstreams
  2. Clique em Channel settings (Configurações do canal) e selecione a aba Custom fields (Campos personalizados).
  3. Para criar um novo campo, clique no botão Create field (Criar novo campo) e digite o nome do campo. Em seguida, clique em Create (Criar).
  4. Para adicionar um campo existente que já esteja em seu espaço de trabalho, clique na caixa de entrada Apply custom fields (Aplicar campos personalizados) e escreva o título do campo existente para encontralo, depois clique em Save (Salvar).
  5. Esses campos podem ser editados posteriormente em tarefas individuais no editor de tarefas de qualquer tarefa deste canal.

Adicionando subtarefas a uma tarefa

Muitas tarefas precisam ser divididas em etapas menores para serem concluídas de forma clara e coerente - isto é especialmente verdadeiro quando a conclusão das tarefas depende de mais de uma pessoa.

Subtarefas são ótimas para tarefas que requerem várias etapas antes de poderem ser concluídas. Elas também servem como um lembrete útil do que precisa ser feito em seguida.

No aplicativo da Web

  1. Selecione o quadro de tarefas no qual você deseja adicionar uma subtarefa.
  2. Selecione uma tarefa.
  3. Clique no botão Adicionar subtarefas.
  4. Comece a digitar seu primeiro item de subtarefa.
  5. Pressione Enter para adicionar o próximo item.

DICA—Use o recurso de arrastar e soltar para reordenar as tarefas como quiser. Ao terminar itens específicos, você pode marcá-los como concluídos. Você também pode excluir itens que não são mais necessários.

No Slack

  1. Selecione o canal onde você deseja adicionar uma subtarefa a uma tarefa.
  2. Encontre a tarefa à qual você deseja adicionar uma subtarefa.
  3. Selecione Edit (Editar) no menu de três pontos no canto superior direito
  4. Clique em Add subtasks (Adicionar subtarefas)
  5. Adicione seus itens de subtarefa
  6. Clique em Save (Salvar)

Adicionando responsáveis e prazos às subtarefas

Atribua a cada subtarefa um responsável e uma data de vencimento exclusivos, para que você possa ver quem é responsável por concluir cada subtarefa, bem como quando ela deve ser concluída.

Melhor ainda, os responsáveis pelas subtarefas verão suas subtarefas na parte "Minhas tarefas" do aplicativo. Eles também serão notificados, seja via Slack ou Microsoft Teams, sempre que forem atribuídos a uma subtarefa.

No aplicativo da Web

  1. Selecione o quadro de tarefas em que você deseja adicionar mais detalhes a uma subtarefa.
  2. Selecione uma tarefa.
  3. Clique no botão Adicionar subtarefas para criar suas subtarefas e pressione enter para salvá-las e adicionar mais.
  4. Passe o mouse sobre uma subtarefa criada (ou deslize o dedo no celular) para ver suas opções de adicionar um responsável ou uma data de término à subtarefa.
  5. No lado direito de qualquer subtarefa, pressione o ícone de pessoa para adicionar um responsável ou o ícone de calendário para adicionar uma data de término à subtarefa.
  6. Selecione o membro da equipe que deseja atribuir a essa subtarefa específica e/ou selecione a data de término ou o intervalo de datas para a sua subtarefa.

DICA—Mova as datas de término mais antigas para a parte superior da lista de subtarefas e as datas de término mais distantes para a parte inferior. Isso mantém suas prioridades claras e organizadas.

No Slack

  1. Selecione o canal em que deseja adicionar responsáveis e/ou datas de término às subtarefas.
  2. Localize a tarefa à qual deseja adicionar responsáveis e/ou datas de término às suas subtarefas.
  3. Selecione Edit (Editar) no menu de três pontos no canto superior direito.
  4. Clique em Edit subtasks (Editar subtarefas).
  5. Clique no menu suspenso Assign to (Atribuir a) abaixo de qualquer subtarefa e selecione um membro da equipe para torná-lo um responsável por essa subtarefa.
  6. Clique em Selecionar uma data abaixo de qualquer subtarefa e clique na data de término ou no intervalo de datas desejado para essa subtarefa.
  7. Clique em Save (Salvar)

Vinculação de subtarefas

Esse recurso permite vincular uma tarefa existente a um item de lista de verificação que está presente em uma tarefa diferente? Parece confuso? Vamos ver um exemplo! Muitas vezes, as pessoas criam uma tarefa com uma subtarefa, que depois atribuem a uma pessoa. Essa pessoa então cria uma tarefa para esse item específico da lista de verificação, criando uma duplicação! O que esse novo recurso permite é que essas duas propriedades (as subtarefas e a tarefa recém-criada) sejam vinculadas! Assim, quando a tarefa é concluída, as subtarefas também são verificadas automaticamente! Não é ótimo? Veja como fazer isso:

No aplicativo da Web

  1. Abra uma tarefa.
  2. No item da lista de verificação, passe o mouse sobre uma subtarefa. O ícone de link é exibido.
  3. Clique nele.
  4. Selecione sua tarefa.
  5. Pronto! Agora a tarefa está perfeitamente vinculada à subtarefa.

Restringindo a conclusão de subtarefas a etapas de trabalho específicas

Crie controles que se ajustem aos procedimentos em sua empresa! Às vezes, certas partes da realização de uma tarefa precisam ser verificadas durante uma determinada etapa de seu workflow. Para isso, temos restrições de subtarefas! Você pode limitar quando uma subtarefa pode ser marcada como concluída a uma etapa específica de trabalho em seu quadro de tarefas.

No aplicativo da Web

  1. Vá para uma tarefa que já contenha subtarefas.
  2. Clique no círculo vazio da subtarefa que você gostaria de restringir.
  3. Escolha no menu suspenso a etapa de trabalho onde você gostaria de ter esta subtarefa marcada como concluída.

DICA— Você pode usar ações em massa para restringir múltiplas subtarefas ao mesmo tempo.

Repetição de tarefas

Esse recurso permite que você e sua equipe configurem a criação automática de tarefas em um intervalo de sua escolha. A mesma tarefa pode ser repetida todos os dias, em um dia específico da semana ou em um dia específico do mês. Isso é útil para tarefas que você e sua equipe realizam regularmente e funciona como um lembrete de que o trabalho precisa ser feito. Veja como fazer isso no quadro de tarefas.

No aplicativo da Web

  1. Navegue para qualquer tarefa para a qual você queira definir a repetição.
  2. Clique no menu de ação "Repetir tarefa" à direita
  3. Um painel "Definir intervalo" é exibido
  4. Selecione o intervalo de tempo a partir dos menus suspensos.
  5. Clique em "Criar".

DICA— Uma vez que a repetição tenha sido definida, você sempre pode atualizá-la ou removê-la diretamente na tarefa.

Lembretes de tarefas

Como em tudo, às vezes as tarefas podem ser negligenciadas, perdidas ou esquecidas. É aí que os nossos lembretes entram em ação! Defina lembretes úteis para cada tarefa à qual você deseja voltar em um estágio posterior e conclua o trabalho. Veja como fazer isso no aplicativo.

No aplicativo da Web

  1. Selecione a tarefa da qual você deseja ser lembrado
  2. Clique no botão Definir lembrete, à direita.
  3. Escolha o intervalo do lembrete ou crie um de sua preferência
  4. Clique em Salvar.

E pronto! Fique atento ao lembrete no aplicativo!

Atualização do status da tarefa

A atualização do status de suas tarefas em tempo hábil garante que outros sempre tenham uma visão geral em tempo real do progresso que você e seus colaboradores estão fazendo.

Quando você deseja fazer uma atualização do status de uma tarefa na workstreams.ai, você pode facilmente fazê-la a partir do Slack, do Microsoft Teams ou no quadro de tarefas.

No aplicativo da Web

  1. Localize a tarefa no quadro de tarefas.
  2. Clique no ícone do menu de três pontos ou simplesmente clique com o botão direito do mouse na tarefa.
  3. Escolha Alterar status no menu suspenso.
  4. Selecione sua atualização de status.

No Slack

  1. Vá para o canal onde você deseja atualizar o status de uma tarefa.
  2. Digite /tasks
  3. Selecione a tarefa que você deseja editar na lista suspensa.
  4. Clique no botão Editar para editar a tarefa ou atualizar o status diretamente da própria mensagem da tarefa usando a opção de menu suspenso.

No Microsoft Teams

  1. Vá para o canal onde você deseja atualizar uma tarefa.
  2. Digite @workstreams tasks e pressione Enter.
  3. Use o menu suspenso para encontrar a tarefa que você deseja editar.
  4. A workstreams.ai trará a tarefa à sua visualização.
  5. Clique em Edit (Editar). Nessa visualização, você pode atualizar o status da tarefa.
  6. Clique em Save (Salvar).

Criação e uso de modelos de tarefas

Os modelos de tarefas organizam seu trabalho e reduzem a repetição, permitindo salvar os detalhes e formatos de tarefas de rotina importantes, ou agrupamentos de tarefas múltiplas, para uso futuro.


Os modelos de tarefas são uma ótima maneira de economizar tempo valioso, recriando o mesmo conjunto de tarefas várias vezes. Veja aqui como utilizá-los:

No aplicativo da Web

  1. Abra o(s) quadro(s) de tarefas que contêm as tarefas que você deseja ter como parte do modelo.
  2. Na parte superior do lado direta da tela clique no menu de 3 pontos "Mais", depois clique em "Gerenciar modelos de tarefas". Surgirá um painel na direita "Modelos de tarefas".
  3. Clique em "+ Criar novo modelo", depois clique nas tarefas do seu quadro que você deseja ter como parte do modelo que está criando. Você verá que elas se moverão para a direita no painel.
  4. Opcional: Dê um nome ao seu modelo.
  5. Opcional: Você pode escolher tornar o modelo privado. Como padrão, ele é tornado público para toda a sua equipe.
  6. Clique em Salvar modelo.

Para utilizar seu modelo de tarefa recém-criado, basta seguir estes passos:

  1. Clique no botão Nova tarefa.
  2. No menu de criação de tarefas, selecione a aba De modelos.
  3. Escolha o modelo que você precisa no menu suspenso.

Adicionar prazos

As datas de vencimento das tarefas tornam a definição de prioridades um processo mais rápido e transparente. Quando sincronizadas com um calendário, elas também facilitam a comunicação com os outros sobre o que você precisa concluir e quando.

Adicione datas de início e de vencimento às suas tarefas mais importantes para garantir que você não esteja apenas dentro do cronograma, mas também adiantado.

No aplicativo da Web

  1. Selecione o quadro de tarefas em que deseja editar uma tarefa.
  2. Vá para a caixa de tarefa no quadro Kanban.
  3. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito da caixa de tarefa.
  4. Clique na opção "Definir data de término".
  5. Selecione sua data desejada no calendário.
  6. Ao marcar na caixinha no canto superior esquerdo você também pode definir uma data de início para a sua tarefa.

No Slack

  1. Vá para o canal onde você deseja editar uma tarefa.
  2. Digite /tasks e, em seguida, selecione a tarefa no menu suspenso.
  3. Clique no botão Edit (Editar) para editar a tarefa.
  4. Adicione o prazo no formato: DD/MM/AA. Por exemplo, se a tarefa precisa ser finalizada até o final da semana, que é na sexta-feira 18 de maio de 2018, digite 18/05/18.
  5. Pressione o botão Save (Salvar).

DICA—Mais uma vez, um incrível recurso do aplicativo Slack que permite modificar tarefas imediatamente depois que a conversa acontece no canal. Por exemplo Membro 1: "A gente precisa muito de um Guia do Usuário pro produto!" Você: "Alguém da equipe consegue escrever um?" Membro 2: "Eu não." Membro 3: "De jeito nenhum. Eu escrevo código. Não guias de usuário." Membro 2: "A gente precisa contratar um redator técnico! E logo. Essa pessoa precisa estar no time até o final da semana!!" Então você digita: /plan Contratar Escritor Técnico. E então você pode simplesmente editar a data de término para que seja no final da semana.

Atribuindo tarefas aos membros da equipe

Você pode designar tarefas para um colega de equipe a qualquer momento. Isso é um ótimo começo de conversa quando uma tarefa precisa ser iniciada, e também deixa bem claro quem é o principal responsável pela conclusão de uma tarefa específica.

Os responsáveis também receberão uma notificação quando forem designados para uma tarefa, assim como uma visão atualizada de Minhas Tarefas, onde todas as suas tarefas designadas são visíveis.

No aplicativo da Web

  1. Selecione o quadro de tarefas em que deseja editar uma tarefa.
  2. Vá para a caixa da tarefa no quadro Kanban. Por exemplo, "Recrutar gerente de projeto".
  3. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito da caixa de tarefas.
  4. Clique na opção "Atribuir a" no menu suspenso e os membros de sua equipe serão exibidos, juntamente com suas fotos.
  5. Selecione o membro da equipe da lista ao qual deseja atribuir a tarefa e a foto dele será exibida no canto superior esquerdo da caixa de tarefas, indicando que ele agora está atribuído à tarefa.

No Slack

  1. Vá para o canal onde você deseja editar uma tarefa.
  2. Digite /tasks
  3. Selecione "Recrutar gerente de projeto" no menu suspenso.
  4. Clique no menu suspenso Assign to (Atribuir a). Todos os membros do canal são exibidos.
  5. Selecione o membro da equipe ao qual deseja atribuir a tarefa.

No Microsoft Teams

  1. Acesse o canal ao qual deseja atribuir uma tarefa.
  2. Digite @workstreams tasks e pressione Enter.
  3. Use o menu suspenso para localizar a tarefa que você deseja editar. No nosso caso, "Recrutar desenvolvedores" e clique em Go (Ir).
  4. A workstreams.ai exibirá a tarefa em sua tela. Clique em Edit (Editar).
  5. No menu suspenso assign to (Atribuir a), escolha o membro da equipe mais adequado para essa tarefa.
  6. Clique em Save (Salvar).

DICA-Você pode atribuir pessoas a uma tarefa durante o processo de criação da tarefa. Basta selecionar o membro da equipe no menu suspenso assign to (atribuir a).

Adição de um novo quadro de tarefas

Adicionar um quadro de tarefas torna tudo mais eficiente, alinhando suas prioridades com as prioridades dos outros. Adicione um novo quadro de tarefas quando um tópico, departamento, canal ou projeto atingir uma escala em que seja necessária uma visão geral do seu trabalho.

Novos quadros de tarefas podem ser configurados em segundos, basta seguir os passos abaixo.

No aplicativo da Web

  1. Vá para o quadro de tarefas da workstreams.ai.
  2. Clique no botão "+ Criar novo quadro de tarefas" no menu de navegação no lado esquerdo da tela.
  3. Uma caixa de diálogo será exibida.
  4. Você pode optar por criar um canal totalmente novo para esse quadro de tarefas ou usar um canal existente do Slack ou do Microsoft Teams.
  5. Adicione um título, caso você tenha optado por criar um canal totalmente novo.
  6. Clique em "Adicionar"

DICA—Ao configurar um novo quadro de tarefas, você pode convidar imediatamente seus colegas de equipe para ele.

No Slack

  1. Vá para o canal em que você deseja adicionar um quadro de tarefas da workstreams.ai
  2. Clique no ícone de informação ( i ) no canto superior direito do Slack.
  3. Selecione a opção More (Mais). Será exibido um menu suspenso.
  4. Clique em Add apps (Adicionar aplicativos) na lista suspensa.
  5. Clique no botão Add (Adicionar), ao lado de workstreams.ai, na lista de aplicativos em seu espaço de trabalho.
  6. Será exibida uma lista de opções. Clique no botão Taskboard para visualizar seu novo quadro de tarefas.

DICA —Se você estiver em um canal recém-criado, basta clicar em Add an app (Adicionar um aplicativo) sob o título e a descrição do canal para adicionar rapidamente um quadro de tarefas do workstreams.ai.

Arquivamento de um quadro de tarefas

Esse recurso é muito útil quando você e sua equipe não precisam mais de um determinado quadro de tarefas. Você pode arquivar facilmente esse quadro de tarefas e manter seu espaço de trabalho limpo e organizado.

No aplicativo da Web

Veja como fazer:

  1. Navegue até o quadro de tarefas que você gostaria de arquivar.
  2. Clique na opção "Arquivar" no menu do canal. Essa é a opção à direita.
  3. Selecione "Arquivar quadro de tarefas".
  4. Será exibida uma mensagem modal.
  5. Confirme o arquivamento.

Workflows

Os workflows são um grande acréscimo à workstreams.ai que capacita as equipes a agilizar seus processos e listas de afazeres. Eles são um pacote de ferramentas de colaboração que permite que as equipes projetem, desenvolvam e utilizem soluções feitas sob medida para seu trabalho. Nossos workflows são totalmente personalizáveis e garantem resultados eficientes, previsíveis e repetíveis em escala.

O que é um workflows?

Nossos workflows consistem nas seguintes ferramentas de colaboração e produtividade:

  • Etapas de trabalho predefinidas.
  • Modelo de tarefas pré-prontos.
  • Campos personalizáveis ajustáveis.
  • Conjunto de rótulos.

O que é a biblioteca de workflows?

A biblioteca de workflows da workstreams.ai é onde você encontrará os fluxos que projetamos internamente, divididos em categorias como marketing, operações e aquisições. A biblioteca de fluxos é também o local onde você pode criar e editar seus próprios workflows. Ela é o centro de todos os workflows de sua equipe. Você pode navegar por categoria ou usar a barra de busca.


Como acessar a biblioteca de workflows

Para acessá-la:

  1. Abra o app da workstreams.ai.
  2. Clique na seção Workflows do painel de navegação à esquerda.


Usando um workflow

Usando um fluxo predefinido

Para utilizar um fluxo pronto para uso:

  1. Abra a biblioteca de workflow.
  2. Clique em "Workflows" no menu de navegação do lado esquerdo da tela, depois clique em "Biblioteca".
  3. Escolha seu workflow. Uma prévia será aberta.
  4. Clique em Usar Workflow.


Utilizando um workflow criado por sua equipe

Para utilizar um workflow criado por você ou por um colega de equipe:

  1. Abra a biblioteca de workflow.
  2. Navegue até "Os Workflows personalizados da sua equipe".
  3. Escolha seu workflow. Uma prévia será aberta.
  4. Clique em Usar workflow.

Ao clicar em Usar um workflow, você será então direcionado a um painel pedindo que você crie um novo quadro de tarefas ao qual seu workflow será aplicado.


Criar um novo workflow

Criar um workflow que se adapte exatamente aos seus processos de trabalho é simples. Para fazer isso, siga estes passos:

  1. Abra a biblioteca de workflow.
  2. Clique em Criar novo Workflow.
  3. O painel de criação de workflow será aberto.
  4. Digite o título do workflow.
  5. Digite a descrição do workflow. Aqui você pode explicar à sua equipe para que serve o workflow.
  6. Adicione proprietários. Por padrão, o criador do workflow é o proprietário. Se você quiser permitir que outros editam o workflow, você pode adicioná-los como proprietários adicionais.
  7. Adicione, exclua ou renomeie as etapas de trabalho do workflow. Alternativamente, você pode carregar as etapas de trabalho de um de seus quadros de tarefas existentes.
  8. Adicione modelos de tarefas a este workflow.
  9. Adicione campos personalizados que devem estar presentes em cada tarefa criada neste workflow.
  10. Escolha um conjunto de rótulos que estarão disponíveis para o workflow.
  11. Quando estiver satisfeito com a configuração, clique em Salvar Workflow personalizado.

Proprietários de workflows

Todo workflow deve ter pelo menos um proprietário. Somente os proprietários do fluxo podem fazer mudanças em qualquer aspecto dele. Para adicionar ou editar proprietários, simplesmente:

  1. Abra a biblioteca de workflow.
  2. Escolha seu workflow. Uma prévia será aberta.
  3. Clique em Editar.
  4. Clique em Editar proprietários.
  5. Altere ou adicione mais proprietários.
  6. Clique em Salvar alterações.


Personalizar um workflow predefinido

Nossos workflows predefinidos são um ótimo ponto de partida! Você pode ajustá-los de acordo com sua forma de trabalho com alguns passos fáceis:

  1. Abra a biblioteca de workflow.
  2. Navegue até a seção chamada "Biblioteca de Workflow da workstreams".
  3. Escolha seu workflow. Uma prévia será aberta.
  4. Clique em Personalizar.
  5. Aqui você pode personalizar o workflow de acordo com suas necessidades.
  6. Clique em Salvar Workflow personalizado.


Editando um workflow personalizado

Nossos workflows predefinidos são um ótimo ponto de partida! Você pode ajustá-los de acordo com sua forma de trabalho com alguns passos fáceis:

  1. Abra a biblioteca de workflow.
  2. Navegue até a seção chamada "Os Workflows personalizados da sua equipe"
  3. Escolha seu workflow. Uma prévia será aberta.
  4. Clique em Editar.
  5. Aqui você pode personalizar o workflow de acordo com suas necessidades.
  6. Clique em Salvar alterações

NOTA—Você só pode editar os workflows dos quais você é proprietário.

Atribuir automaticamente a pessoa certa para a tarefa

Pequenas coisas se somam! Defina um responsável padrão para uma etapa de trabalho específica em seu quadro de tarefas e certifique-se de que a pessoa certa trabalhe na tarefa certa. Automações como estas economizam seu valioso tempo.

No aplicativo da Web

Para aplicar um responsável automático (autoatribuição) a uma etapa de trabalho específica, basta:

  1. Navegue até o quadro de tarefas desejado.
  2. Vá para uma etapa de trabalho e clique no ícone de engrenagem "Configurações da etapa de trabalho", localizado à direita do nome de cada etapa de trabalho.
  3. Clique na aba "Automações" em seguida clique em "Selecionar um responsável".
  4. Escolha um membro da equipe que será automaticamente atribuído às tarefas nesta etapa de trabalho.

Controle total com a propriedade da etapa de trabalho

Alguns de seus processos têm etapas de trabalho cruciais que precisam de um controle mais rigoroso? Fique tranquilo, adicionando um proprietário da etapa de trabalho! Desta forma, somente esta pessoa pode interagir com as tarefas que aparecem naquela coluna.

No aplicativo da Web

Para aplicar um proprietário de etapa de trabalho, basta:

  1. Navegue até seu quadro de tarefas desejado
  2. Vá para uma etapa de trabalho e clique no ícone de engrenagem "Configurações da etapa de trabalho", localizado à direita do nome de cada etapa de trabalho
  3. Clique em "Editar propriedade"
  4. Escolha um membro da equipe que será o proprietário da etapa de trabalho

NOTA—O proprietário da etapa de trabalho será a única pessoa autorizada a interagir com as configurações da etapa de trabalho e editar as tarefas nesta etapa de trabalho. Quando o proprietário da etapa de trabalho atribuir um responsável automático, então o responsável também será capaz de trabalhar nas tarefas.

Encaminhamento automático de uma tarefa para um quadro de tarefas diferente

Você e sua equipe mudam constantemente as tarefas para outro quadro de tarefas quando atingem uma certa etapa do processo? Com nosso recurso de encaminhamento automático, você pode facilmente configurar uma automação que move cada tarefa uma vez que ela atinja uma etapa específica do trabalho. Por exemplo, quando uma tarefa atinge a etapa concluída no quadro de tarefas de pedidos, ela pode ser automaticamente movida para o quadro de tarefas de contabilidade para ser processada pela sua equipe de contabilidade.

As possibilidades são infinitas com esse recurso flexível. Veja como usá-lo:

No aplicativo da Web

  1. Navegue até o quadro de tarefas a partir do qual você deseja configurar um encaminhamento automático.
  2. Clique no ícone de engrenagem de configuração da etapa de trabalho na etapa de trabalho da qual você deseja encaminhar as tarefas.
  3. Escolha a aba Automação
  4. No menu suspenso, selecione o quadro de tarefas para o qual você deseja encaminhar as tarefas.

Convidando os membros da equipe para um quadro de tarefas

Uma equipe alinhada é uma equipe eficaz. Sempre que você trouxer pessoas para trabalhar em um quadro de tarefas, estará facilitando para que todos se mantenham atualizados sobre o que os outros estão fazendo e o que ainda precisa ser feito.

Trabalhar em equipe é o objetivo do workstreams.ai. Tornamos incrivelmente fácil convidar membros da sua equipe para um quadro de tarefas recém-criado ou para um já existente. Veja como fazer isso:

No aplicativo da Web

  1. Acesse o quadro de tarefas para o qual você deseja convidar pessoas. Você pode usar o menu de navegação à esquerda ou simplesmente pressionar CTRL/CMD + K e digitar o nome do quadro de tarefas.
  2. Clique no ícone de "+ Adicionar membro" na barra de ferramentas do quadro de tarefas.
  3. Selecione Convidar outras pessoas para este painel de tarefas.
  4. Será exibida uma caixa de diálogo
  5. Procure seus colegas de equipe e convide-os para o quadro de tarefas.
  6. Clique em Convidar para terminar.

DICA—Ao configurar um novo quadro de tarefas, incluímos essa etapa diretamente no processo de criação. Legal, não é?

Removendo um quadro de tarefas da workstreams.ai

Às vezes, quando os projetos são concluídos ou quando os workflows mudam, um novo quadro de tarefas é necessário e os antigos têm que ser removidos. Isso é normal, necessário e uma parte importante para manter todos concentrados nas prioridades corretas.

A remoção de um quadro de tarefas é simples. Veja abaixo.

No Slack

  1. Vá para o canal em que você gostaria de remover o bot workstreams.ai. A remoção do bot também remove o quadro de tarefas do canal.
  2. Digite o comando /remove @workstreams em seu canal e pressione Enter para uma remoção rápida.
  3. Ou... se preferir, você pode pressionar o ícone de informação (i) no canto superior direito do tópico de discussão do canal.
  4. Será exibida uma barra à direita com uma lista de opções do canal. Na lista de itens de menu na parte superior da barra, selecione a opção More (Mais).
  5. Clique no #canal no menu suspenso no topo da tela. Será exibida uma janela/caixa de diálogo. Clique na aba "Integrações", em Apps você poderá ver a lista de aplicativos do canal.
  6. Clique no App que deseja remover, outra janela será exibida, clique em Remover app do canal.
  7. Isso preservará todas as tarefas existentes dentro do Slack e seu conteúdo, mas o bot será totalmente removido e você não terá mais um quadro de tarefas.
  8. Para remover o quadro de tarefas E seu canal do Slack conectado, você pode ir ao quadro de tarefas de um canal parte superior do lado direta da tela, clique no menu de 3 pontos "Mais", depois clique em "Arquivar quadro de tarefas".

DICA-Você sempre pode remover um quadro de tarefas no Slack sem remover o canal ao qual ele está conectado. Você também pode recuperar o quadro de tarefas e todos os seus dados adicionando o bot ao canal novamente.

No Microsoft Teams

No momento, estamos trabalhando em uma solução para tornar possível a remoção do quadro de tarefas de um canal do Microsoft Teams. Fique ligado!

Usando Minhas Tarefas

Conhecer as prioridades e o progresso de outras pessoas em seu espaço de trabalho só é útil quando você pode vê-los no contexto mais amplo de seu próprio trabalho. Minhas Tarefas é um espaço valioso para manter uma visão geral do seu trabalho e de como ele se relaciona com o trabalho de seus colaboradores mais próximos.

No aplicativo da Web

  1. Selecione Minhas tarefas no menu de navegação. Se você tiver o menu minimizado, basta clicar no ícone que parece uma prancheta.
  2. É exibida uma lista apenas de suas tarefas. As tarefas são ordenadas pela data de término. O status atual também é exibido para cada tarefa no lado direito da caixa de tarefas.
  3. Também no lado direito da caixa de tarefas está seu melhor amigo: o menu de três pontos. Use-o para editar, atribuir, anexar, ou o que você quiser, assim como no quadro Kanban.
  4. Clique em qualquer tarefa e ela será exibida com mais detalhes. Mais uma vez, é como a exibição de detalhes com a qual você está acostumado no quadro Kanban.

DICA—Quando estiver em "Minhas Tarefas", clique no botão + Nova tarefa no canto superior direito da tela para adicionar uma nova tarefa. Por padrão, a tarefa é atribuída a você e, portanto, aparecerá imediatamente na sua lista de Minhas Tarefas. Dica bônus do Speed Demon: basta clicar na tecla N para adicionar uma nova tarefa.

Classificação de tarefas em Minhas tarefas

Classificar as tarefas de cima para baixo, por prioridade, na visualização Minhas Tarefas é uma excelente maneira de estar sempre ciente do que precisa ser feito em seguida e quais tópicos são mais sensíveis ao tempo.

No entanto, se precisar classificar manualmente as tarefas por critérios diferentes, você pode fazer isso arrastando e soltando as tarefas na ordem que achar melhor.

No aplicativo da Web

  1. Em Minhas Tarefas, no menu suspenso de classificação, selecione "Manual"
  2. Basta arrastar e largar suas tarefas para a prioridade de sua preferência.

Como usar as tarefas da equipe

Use seu conhecimento sobre o que seus colaboradores mais próximos estão fazendo e quando para definir as prioridades mais pragmáticas para você. É impossível manter-se alinhado com os colegas de equipe sem ter acesso rápido ao que eles estão fazendo no momento. Com "Tarefas da equipe", o acesso é sempre seu.

A transparência é fundamental em qualquer ambiente de trabalho, e nosso recurso "Tarefas da equipe" permite isso. Use-o sempre que precisar saber em que os membros da sua equipe estão trabalhando no momento e o que está por vir.

No aplicativo da Web

  1. Selecione Minhas tarefas no canto superior esquerdo do quadro Kanban. Se você tiver o menu minimizado, basta clicar no ícone que se parece com uma prancheta.
  2. A opção padrão é "Minhas tarefas". Selecione a opção "Tarefas da equipe" abaixo.
  3. Uma barra de busca aparece. Procure por um membro da equipe e selecione. Você pode adicionar vários membros da equipe na mesma visualização.
  4. É exibida uma lista apenas das tarefas desse membro da equipe. As tarefas são ordenadas por prazo. O status atual também é exibido para cada tarefa no lado direito da caixa de tarefas.

Seguindo tarefas

É importante manter-se informado sobre as tarefas que afetam mais diretamente o seu trabalho, mesmo que nem sempre seja você o responsável por concluí-las. Seguir tarefas permite que você fique de olho em tarefas importantes que vão além do escopo do seu próprio trabalho, mas que ainda assim afetam você.

No aplicativo da Web

  1. Vá até o quadro de tarefas onde você quer seguir uma tarefa.
  2. Na caixa da tarefa, use o ícone de três pontos ou clique com o botão direito do mouse na tarefa que deseja seguir.
  3. Clique na opção Seguir tarefa a partir do menu. Agora você será notificado de qualquer alteração na tarefa.
  4. Para adicionar outros seguidores a uma tarefa, você pode fazer o mesmo, mas selecione a opção Adicionar seguidores logo abaixo Seguir tarefa no menu suspenso.
  5. A mesma ação Adicionar seguidores também é possível clicando na tarefa e abrindo a caixa de edição de tarefa.

No Slack

  1. Acesse o canal em que você deseja seguir uma tarefa.
  2. Digite /tasks.
  3. Selecione a tarefa que deseja editar na lista suspensa.
  4. Clique no ícone de três pontos no lado direito.
  5. Selecione Follow / Unfollow task (Seguir / Deixar de seguir) a tarefa.
  6. Você pode adicionar seguidores pressionando o botão Edit de edição em uma tarefa, rolando para baixo, inserindo os nomes dos membros da equipe no campo Followers (Seguidores) e pressionando Save (Salvar).

Configuração e uso de rótulos

Os rótulos são uma maneira de codificar por cores e categorizar as tarefas que têm algo crítico em comum. O uso de rótulos tornará agrupamentos específicos de tarefas mais facilmente pesquisáveis por tópico - uma ferramenta de organização essencial para quadros de tarefas que contêm muitas tarefas diferentes.

Os rótulos tornam mais rápido e fácil localizar e identificar determinados tipos de tarefas em seu quadro de tarefas. Elas também podem ser usadas para localizar tarefas dependentes quando usadas junto com o recurso Metas.

No aplicativo da Web

  1. Vá para o quadro de tarefas onde você deseja editar uma tarefa.
  2. Clique na caixa da tarefa no quadro Kanban. Por exemplo, "Recrutar programadores".
  3. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito da caixa de tarefas.
  4. Clique na opção Aplicar rótulos.
  5. Digite: "Recrutamento".
  6. Ele ainda não existe, portanto, selecione + Criar novo rótulo. O rótulo é exibido no menu suspenso e uma cor é automaticamente atribuída a ele.
  7. Localize quaisquer outras tarefas às quais você deseja atribuir esse rótulo. Por exemplo, "Recrutar gerente de projeto".
  8. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito da caixa de tarefas.
  9. Clique na opção Aplicar rótulos.
  10. Selecione o rótulo Recrutamento. As duas tarefas de recrutamento estão agora atribuídas ao rótulo "Recrutamento".

Filtragem em um rótulo no painel de tarefas

  1. Para filtrar tarefas usando o rótulo que você acabou de criar, clique em "Filtro" na parte superior direita do seu quadro de tarefas e digite label:Recrutamento no campo.
  2. Somente as tarefas com o rótulo "Recrutamento" são exibidas no quadro Kanban.

No Slack

  1. Acesse o canal em que você deseja adicionar um rótulo a uma tarefa.
  2. Digite /tasks.
  3. Selecione "Recrutar gerente de projeto" no menu suspenso.
  4. Clique no menu suspenso Labels (Rótulos) para ver uma lista de rótulos.
  5. Selecione ou digite o nome do rótulo.
  6. Clique em Save (Salvar).

Configurando e usando metas

Colabore com coesão em vários quadros de tarefas! As metas pegam tarefas com o mesmo rótulo e mostram exclusivamente essas tarefas em uma visualização de vários quadros de tarefas. Dessa forma, as pessoas que trabalham com o mesmo objetivo compartilhado podem acompanhar o progresso nos tópicos que têm em comum.

No momento, as metas são um recurso exclusivo do aplicativo Web, mas ainda são a melhor maneira de organizar e monitorar todas as tarefas relacionadas a um objetivo específico. Para facilitar ao máximo o acompanhamento do progresso das metas, cada meta também vem com uma barra de progresso e um gráfico de burndown específicos. Veja a seguir como começar a usar as metas.

No aplicativo da Web

  1. Clique em Metas no menu de navegação no canto esquerdo da tela, e a "gaveta" de Metas será aberta.
  2. Clique em + Adicionar nova meta.
  3. Digite o título de sua nova meta. Por exemplo, "Concluir recrutamento".
  4. Digite uma descrição. Por exemplo, "É fundamental recrutar pessoas excelentes para a nossa equipe até o final da semana para que possamos contratá-las na próxima semana".
  5. Clique no campo de entrada Data de término para exibir um calendário.
  6. Selecione 18 de maio no calendário.
  7. Selecione o rótulo "Recrutamento" na lista suspensa. Observação: Não é possível alterar um rótulo 12 horas após sua configuração. Essa restrição é necessária para que a análise do progresso possa ser rastreada adequadamente.
  8. Selecione um quadro onde deseja que o rastreamento de metas seja exibido em "Reportar ao quadro".

DICA–Normalmente, você pode relatar o progresso das metas ao canal com as tarefas relacionadas, #recrutar-equipe-desenvolvimento no nosso exemplo. No entanto, você também pode criar um novo canal para exibir os resultados. Por exemplo, se você quiser que apenas um grupo seleto de gerentes veja os relatórios, você pode criar um novo canal: #relatórios-recrutamento.

Anexando arquivos às tarefas

Algumas tarefas exigem conteúdo, guias ou materiais específicos para serem concluídos. Carregar esses arquivos diretamente em tarefas específicas mantém todos os seus esforços de colaboração organizados no mesmo espaço.

Você pode anexar um arquivo de duas maneiras fáceis no aplicativo da workstreams.ai no Slack e de uma maneira fácil no aplicativo Web.

No aplicativo da Web

  1. Selecione o quadro de tarefas que contém a tarefa à qual você deseja anexar um arquivo. Em nosso exemplo, essa é a tarefa "Recrutar programadores".
  2. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito da caixa de tarefas.
  3. Selecione Anexar arquivos no menu suspenso.
  4. Solte seu arquivo na caixa que diz "Solte seus arquivos aqui".
  5. Como alternativa, clique em navegar para pesquisar em seu sistema de arquivos.
  6. Opcionalmente, digite um título para o arquivo onde está escrito "Editar títulos". Essa é uma boa ideia se o nome do arquivo não for muito fácil de usar. Por exemplo, se a imagem do quadro branco tiver o nome 7648723456.png, você poderá adicionar um título amigável como: Whiteboard_Qualifications.png.
  7. Clique no botão Anexar.
  8. O ícone do clipe de papel no canto inferior direito da caixa de tarefas indica que o arquivo foi anexado com sucesso.
  9. Repita este processo para anexar mais de um arquivo.

No Slack

  1. Vá para o canal onde está sua tarefa.
  2. Clique em "Respostas" ou simplesmente arraste e solte o arquivo.
  3. Basta carregar o arquivo Whiteboard_Qualifications.png na thread. Fácil!

Arquivamento de tarefas

Arquive tarefas concluídas ou que não sejam imediatamente relevantes para manter o quadro organizado em torno das coisas em que sua equipe está trabalhando no momento. É tão simples quanto isso.

No aplicativo da Web

  1. Selecione o quadro de tarefas em que deseja editar uma tarefa.
  2. Clique na caixa da tarefa no quadro Kanban. Por exemplo, "Recrutar programadores".
  3. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito da caixa de tarefa.
  4. Clique na opção Arquivar. Uma caixa de diálogo é exibida pedindo que você confirme sua decisão.
  5. Clique no botão Arquivar.

No Slack

  1. Vá para o canal onde você deseja editar uma tarefa.
  2. Digite /tasks
  3. Selecione "Recrutar Programadores" no menu suspenso.
  4. Clique no botão Archive (Arquivar). Uma caixa de diálogo é exibida solicitando que você confirme sua decisão.
  5. Clique no botão Yes (Sim).

No Microsoft Teams

  1. Vá para o canal onde você deseja arquivar uma tarefa.
  2. Digite @workstreams tasks e pressione Enter.
  3. Use o menu que desce para encontrar a tarefa que você deseja editar. No nosso caso "Recrutar Desenvolvedores" e clique Go (Ir).
  4. A workstreams.ai trará a tarefa para sua visualização.
  5. Na mensagem da tarefa, escolha a opção Archive (Arquivar).
  6. A tarefa será arquivada.

DICA-Você pode usar a opção Arquivar simplesmente rolando qualquer tarefa nas conversas para visualizá-la.

Exclusão de tarefas

Se quiser remover uma tarefa do seu quadro de tarefas e tiver certeza absoluta de que não precisará dela no futuro, a melhor opção é simplesmente excluí-la.

No aplicativo da Web

  1. Selecione o quadro de tarefas no qual você deseja excluir uma tarefa.
  2. Clique na tarefa que você deseja excluir.
  3. Clique na opção "Excluir tarefa". Será exibida uma caixa de diálogo solicitando que você confirme sua decisão.
  4. Clique no botão Excluir.

Encontrar uma tarefa específica

Você precisará localizar uma tarefa específica. Fazer isso é tão simples quanto uma simples pesquisa.

Encontrar uma tarefa é fácil tanto no Slack quanto no Microsoft Teams

No Slack

  1. Vá para o canal onde você quer procurar uma tarefa.
  2. Digite /tasks e pressione Enter.
  3. Um menu suspenso aparecerá. Ele contém todas as tarefas no canal, sendo que as atribuídas a você estão no topo.
  4. Clique em "Search for tasks" (Pesquisar tarefa) e digite "gerente de projeto" para pesquisar sua tarefa. Mágico!

No Microsoft Teams

  1. Vá para o canal onde você quer encontrar uma tarefa.
  2. Digite @workstreams tasks e pressione Enter.
  3. Use o menu suspenso para encontrar a tarefa que você deseja editar. No nosso caso "Recrutar Desenvolvedores" e clique em Go (Ir).
  4. A workstreams.ai trará a tarefa à sua visualização.

Definir a prioridade máxima no quadro de tarefas

Seguir as regras básicas das prioridades Kanban para as tarefas. Ao ordernar suas tarefas de cima (mais importantes) para baixo (menos importantes), você e seus colaboradores mais próximos precisarão perder zero tempo se perguntando em que trabalhar a seguir.

No aplicativo da Web

  1. Abra o quadro de tarefas que contém as tarefas que você deseja priorizar.
  2. Clique na tarefa para abrir a visualização completa ou, alternativamente, use o menu de três pontos.
  3. Selecione Definir como prioridade máxima.

Abrir uma tarefa específica

Essa é uma grande economia de tempo! Se estiver visualizando uma tarefa em um dos seus canais, você pode ir direto para onde a tarefa está localizada no quadro de tarefas simplesmente usando o atalho "mostrar no quadro de tarefas".

No Slack

  1. Encontre a tarefa em suas conversas do Slack que deseja abrir no quadro de tarefas do workstreams.ai.
  2. Clique no botão Show on board (Mostrar no quadro de tarefas).

No Microsoft Teams

  1. Encontre a tarefa em suas conversas do Microsoft Teams que você deseja abrir no quadro de tarefas da workstreams.ai.
  2. Clique no botão Abrir quadro de tarefas.

Atalhos do teclado

Se você quiser se movimentar o mais rápido possível em nosso gerenciador de tarefas, a melhor opção é ter em mente esses atalhos de teclado ao navegar pelas diferentes tarefas e quadros de tarefas.

Atalhos em todo o quadro de tarefas

  • N Abrir uma nova caixa de diálogo de tarefa
  • F Acesse a barra de filtro
  • ↑↓ Navegar nos menus suspensos
  • ctrl / cmd + K Procurar um quadro de tarefas de canal
  • M Abrir Minhas tarefas
  • T Abrir quadros de tarefas
  • G Abrir metas
  • ? Mostrar lista de todos os atalhos de teclado

Atalhos para tarefas

  • ctrl / cmd + D Duplicar a tarefa selecionada

Diálogos

  • enter Enviar o formulário atual quando uma caixa de diálogo estiver aberta
  • esc Fechar uma caixa de diálogo aberta

Para acessar uma folha de consultas com todos os atalhos de teclado, localize e clique no seu avatar, situado no canto superior direito da tela. Em seguida, percorra o menu suspenso até a opção 'Atalhos' ou simplesmente pressione a tecla '?'.

Permissões

Usuários

Esta tabela descreve as diferentes funções que podem ser atribuídas a um colega de equipe, e que tipo de permissões essas funções têm. Note que estas funções estão no nível administrativo.

Administrador
Asset Manager
Membro
Convidado
Desativado
Ver endereços de e-mail e status de faturamento
Convidar usuários para a equipe
Editar funções dos usuários da equipe
Alternar para beta
Criar assinaturas
Editar e cancelar assinaturas
Criar e editar assinaturas
Deletar ativos
Criar e ser dono de workflows
Editar e deletar workflows
Criar e ser dono de paineis de tarefas
Criar, editar e aquivar metas

Content management

This table deals with the various roles teammates might have on the content level.

Administrador
Proprietário
Contribuinte
Comentarista
Visualizador
Asset Manager
Proprietário
Contribuinte
Comentarista
Visualizador
Membro
Proprietário
Contribuinte
Comentarista
Visualizador
Convidado
Proprietário
Contribuinte
Comentarista
Visualizador
Desativado
Proprietário
Contribuinte
Comentarista
Visualizador
Ser dono de etapas de trabalho
Ver comentário da tarefa e definir lembretes
Escrever comentários da tarefa
Editar e arquivar painei de tarefas
Função de edição de conteúdo
Convidar usuários para uma painel de tarefas
Editar etapa de trabalho
Criar, repetir e gerenciar tarefas

Ações em massa em tarefas

Quantas vezes surge a necessidade de atribuir várias tarefas ao mesmo colega de equipe? Ou mover um monte de tarefas concluídas de uma só vez? Bem, agora você pode! Use o nosso recurso de ações em massa e trabalhe em várias tarefas de uma só vez. Veja como.

No aplicativo da Web

Todos nós conhecemos as planilhas, certo? As seleções múltiplas também funcionam de maneira semelhante em nosso aplicativo!

  1. Navegue até o quadro de tarefas em que você deseja trabalhar.
  2. Pressione e mantenha pressionado o botão SHIFT ou CTRL ou CMD, dependendo se você é um usuário do Windows ou do Mac.
  3. Selecione as tarefas que deseja manipular.
  4. Quando estiver pronto, pressione o menu 3 pontos ou simplesmente clique com o botão direito do mouse em qualquer uma das tarefas selecionadas.
  5. Faça seu trabalho!

Você pode usar esse truque para aplicar rótulos a várias tarefas, movê-las para outra coluna, adicionar datas de término, salvá-las em um modelo e muito mais!

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