Workflow: Um modelo para processos que podem ser reproduzidos em sua empresa. Isso é realizado por meio de um Quadro de Tarefas e um Modelo de Tarefas personalizáveis. Inclui campos e rótulos personalizados predefinidos que são específicos para o workflow em questão. Os workflows têm como objetivo cobrir todos os processos de sua organização em um determinado momento. Exemplos de Workflows incluem: Gerenciamento de contas, Suporte ao cliente ou Publicidade. Depois que um Workflow é criado, ele pode ser facilmente encontrado na Biblioteca de Workflow e reutilizado quantas vezes forem necessárias. As alterações feitas no modelo de Workflow são atualizadas automaticamente em todos os Workflows ativos.
Biblioteca de Workflow: Uma extensa biblioteca de modelos de Workflow predefinidos e personalizáveis com base nos processos definidos de sua empresa.
Proprietários do Workflow: Usuários responsáveis por configurar o modelo de Workflow. Os proprietários do Workflow são os únicos usuários que podem fazer ajustes no modelo do Workflow. Lembre-se de que somente os modelos de Workflow criados pelos usuários são personalizáveis.
Workflow Ativo: Workflows Ativos são projetos iniciados usando modelos de Workflow. Todos os Workflows Ativos criados com um modelo de Workflow se enquadram na mesma categoria. As alterações feitas nos modelos de Workflow atualizam todos os Workflows Ativos relacionados. Semelhante aos Quadros de Tarefas, os Workflows Ativos oferecem uma visão em tempo real do progresso. Você pode acompanhar o status de suas Tarefas observando os Cartões de Tarefa movendo-se por cada Etapa de Trabalho, da esquerda para a direita. A principal diferença entre os Quadros de Tarefas e os Workflows Ativos é que estes podem ser replicados quantas vezes forem necessárias. Por outro lado, um Quadro de Tarefas deve ser usado para projetos pontuais e geralmente é utilizado apenas uma vez.
Quadro de Tarefas: Quando você não está usando um Workflow, você pode criar um Quadro de Tarefas simples para cobrir todos os seus projetos avulsos. Este quadro oferece uma visão em tempo real instantânea do seu trabalho em andamento. Você verá todos os Cartões de Tarefa passando por cada etapa de trabalho, da esquerda para a direita. Um Quadro de Tarefas não pode ser reproduzido e não possui um alto nível de propriedade.
Etapas de Trabalho: As etapas dentro de um Quadro de Tarefas ou Fluxo de Trabalho Ativo.
Quadro Kanban: O Kanban é um sistema visual de gerenciamento de fluxo de trabalho que tem como objetivo otimizar as diferentes etapas de um processo. Ele enfatiza a entrega contínua e a limitação do trabalho em andamento. Os quadros Kanban exibem o status das tarefas, geralmente representado por cartões que se movem por colunas da esquerda para a direita. As colunas representam estágios do fluxo de trabalho, como "A fazer", "Em andamento" e "Concluído".
Visualização de vários quadros: Com esse recurso, você pode ver vários Workflows Ativos ou Quadros de Tarefas ao mesmo tempo.
Cartão de Tarefa: Um Cartão de Tarefa contém todos os detalhes importantes sobre uma tarefa. Ele mostra quem é responsável pela tarefa, seu status, descrição e campos personalizados, como links para planilhas ou documentos. Você também encontrará as datas de início e término, subtarefas, rótulos, anexos, seguidores da tarefa, um chat para discutir a tarefa, uma linha do tempo e um recurso de alocação de tempo.
Modelo de Tarefa: Os modelos de tarefa são Cartões de Tarefa reutilizáveis prontos para uso, projetados para fins específicos. Eles vêm com descrições claras, subtarefas que você pode marcar, rótulos e campos personalizados. Você pode usá-los como estão ou personalizá-los de acordo com suas necessidades. Os Modelos de Tarefa estão disponíveis para qualquer pessoa na plataforma. No entanto, eles são filtrados com base em suas necessidades se você estiver usando um Workflow Ativo.
Campos Personalizados: Usados para destacar variáveis importantes e inserir informações-chave específicas de uma determinada tarefa. Os campos personalizados aparecem em todos os cartões de tarefas recém-criados. Exemplos de campos personalizados incluem: Link para planilha, Link para documento, etc.
Subtarefas: Para realizar as coisas de forma clara e suave, muitas vezes é útil dividir as tarefas em etapas menores chamadas Subtarefas. Isso é especialmente importante quando várias pessoas estão envolvidas. As Subtarefas podem ser vinculadas aos Cartões de Tarefa, para que, quando a Tarefa principal (a Tarefa à qual a Subtarefa está vinculada) for concluída, a Subtarefa relacionada seja marcada automaticamente como concluída.
Rótulos: Os rótulos são usados para distinguir cada Tarefa por categoria ou cor. Depois que um rótulo é criado, ele pode ser reutilizado. Você pode adicionar mais de um rótulo a cada Cartão de Tarefa.
Tarefas Seguidas: É importante manter-se informado sobre as tarefas que afetam diretamente o seu trabalho, mesmo que você não seja sempre o responsável por concluí-las. Seguir tarefas permite que você acompanhe as tarefas de importância que vão além do escopo do seu próprio trabalho, mas que ainda assim afetam você.
Minhas Tarefas: Este espaço ajuda você a acompanhar o seu trabalho e como ele se relaciona com o trabalho dos membros da sua equipe. É um lugar para se manter organizado e conectado com seus colaboradores mais próximos.
Tarefas da Equipe: Um recurso que permite que você pesquise qualquer membro da equipe e veja no que estão trabalhando e o que está por vir.
Metas: As metas agrupam tarefas com o mesmo rótulo e mostram exclusivamente essas tarefas em uma visualização de Múltiplos Quadros. Dessa forma, pessoas que trabalham com o mesmo objetivo compartilhado podem acompanhar o progresso nos tópicos que têm em comum.
No momento, as Metas são exclusivas para a versão web do aplicativo, mas ainda são a melhor maneira de organizar e acompanhar todas as tarefas relacionadas a um objetivo específico. Para tornar o acompanhamento do progresso das Metas o mais simples possível, cada Meta também inclui uma barra de progresso específica da Meta e um gráfico burndown específico da Meta.
Convidados: Você pode convidar pessoas de fora da sua empresa para colaborar com a sua equipe. Essas pessoas são rotuladas como "Convidados".
Calendário no Aplicativo: Você pode visualizar todas as suas tarefas que têm datas e horários de término no Calendário no aplicativo. Ele oferece uma visualização mensal, semanal e diária da sua agenda. As tarefas concluídas são marcadas como tal, assim como as tarefas que já passaram da data de término. Você também pode ajustá-lo para mostrar suas subtarefas.
Centro de Conhecimento: Um espaço onde você tem fácil acesso a recomendações, comunicados sobre recursos, tutoriais, uma pessoa para contato e muito mais.
Meu Painel de Controle: Um espaço com todas as informações relevantes relacionadas ao seu trabalho. Você pode ver todas as Tarefas atribuídas a você, todas as Tarefas que você segue, os Principais Quadros de Tarefas, os Principais Workflows, Notificações e suas Estatísticas Pessoais.