Nas famosas palavras de Benjamin Franklin, "Se você não se preparar, estará se preparando para fracassar". A essência de sua ideia ainda é muito viva hoje em dia. A Sociedade de Gerenciamento de Projetos identifica o planejamento inadequado como a principal causa de projetos fracassados.
A solução é o gerenciamento de projetos por fluxos de trabalho. Trata-se de um método prático e eficiente que os gerentes de projeto podem usar para lidar com vários projetos ao mesmo tempo e apoiar a colaboração da equipe sem silos de dados ou bloqueios de comunicação.
Descubra por que você deve reorganizar as tarefas do seu projeto em um fluxo de trabalho e como fazê-lo.
O que é um fluxo de trabalho em gerenciamento de projetos?
Os fluxos de trabalho são conjuntos de tarefas relacionadas agrupadas para ajudá-lo a atingir sua meta o mais rápido possível. Eles são uma forma de dividir projetos complexos em partes menores e gerenciáveis.
Como você divide um projeto em fluxos de trabalho fica a seu critério. Você pode adotar duas abordagens:
Abordagem linear ou sequencial: As tarefas são realizadas uma após a outra em uma ordem fixa
Abordagem simultânea ou paralela: Diferentes equipes trabalham em várias tarefas ao mesmo tempo
Exemplos de fluxo de trabalho
Abaixo, você encontrará exemplos de fluxos de trabalho que ilustram como usá-los no gerenciamento de projetos para situações reais em sua empresa.
Campanha de marketing
Alguns exemplos de fluxos de trabalho em um projeto de campanha de marketing incluem:
Branding
Criação de conteúdo
Estratégia e postagem em mídia social
Análise de campanhas
O gerenciamento de suas campanhas de marketing com a workstreams.ai pode ser feito da seguinte forma:
- Configure sua campanha: Você pode usar um dos modelos da workstreams.ai ou começar do zero
- Configure suas tarefas: Basta pressionar o botão "Adicionar tarefa" para criar uma e atribuí-la à pessoa responsável
- Otimize e automatize: Para coisas como adicionar stories, posts ou outras ações que se repetem regularmente, configure-as como recorrentes para que você não tenha que se preocupar em esquecê-las
- Acompanhe o progresso do projeto: Adicione metas e marcos para dar à sua equipe uma visão clara de onde eles estão com gráficos burndown
Desenvolvimento de aplicativos
O gerenciamento ágil de projetos no setor de TI pode ajudá-lo a desenvolver produtos encantadores sem complicações. Veja a seguir exemplos de fluxos de trabalho em um projeto de TI e como a workstreams.ai pode ajudá-lo com eles:
Desenvolvimento de sites: Um fluxo de trabalho flexível facilita a colaboração da equipe de projeto entre os departamentos de UX, gráficos, criação de conteúdo e desenvolvimento.
- Atualizações de recursos e design de UX: Você pode atribuir tarefas com rótulos claros e visuais aos membros da equipe em um só lugar para ganhar impulso com o seu trabalho.
- Correção de bugs: Um rótulo de bug exclusivo ajuda a identificar os problemas incômodos que precisam de uma correção rápida.
Criação de landing pages: Agrupe tarefas relacionadas em uma única meta para ganhar transparência e agilidade ao conectar seus redatores de conteúdo com designers gráficos e especialistas em TI
Recrutamento
Os fluxos de trabalho no gerenciamento de projetos de recursos humanos mudam seu foco dos processos para as pessoas. Veja como você pode dividir o processo de recrutamento em fluxos de trabalho e subtarefas menores para ajudar a sua equipe de RH a trabalhar com mais tranquilidade:
Definição e aprovação de cargos: Definição de cargos em aberto, obtenção de aprovação para contratação e definição de orçamentos salariais
Busca de candidatos: Busca e atração de candidatos potenciais por meio de vários canais
Triagem e seleção: Revisão de currículos, realização de entrevistas iniciais e seleção de candidatos para avaliação
Entrevistas e avaliações: Agendamento de entrevistas aprofundadas, avaliações de habilidades e avaliações de adequação cultural
Verificação de referências: Verificação das qualificações e da adequação do candidato
Oferta e negociação: Extensão de ofertas de emprego e negociação de termos com candidatos selecionados
Integração: Facilitar a orientação e o treinamento
Métricas e relatórios: Acompanhamento de métricas de recrutamento, como tempo de contratação e custo por contratação, e relatórios sobre atividades de recrutamento.
Gerenciamento de projetos por fluxos de trabalho: Benefícios
Melhoria da organização e da produtividade
Uma definição clara de funções e responsabilidades reduz o caos e o estresse de um espaço de trabalho desorganizado e ajuda a alocar recursos de forma mais eficaz sem sobrecarregar ninguém. Você pode até encontrar processos que não exijam intervenção humana e que possam ser automatizados, aumentando ainda mais a produtividade.
Maior responsabilidade e engajamento
Atribuições claras de tarefas promovem um senso de propriedade e envolvimento. Todos sabem pelo que são responsáveis e como contribuem para o sucesso da empresa. Seguir um fluxo de trabalho e comemorar cada marco torna o trabalho mais gratificante, satisfatório e significativo.
Mais transparência
"Um esboço claro do que é esperado elimina a confusão e as falhas de comunicação e ajuda a garantir que os funcionários tenham o que precisam para alcançar seus objetivos", diz Kate Vitasek, colaboradora sênior da Forbes.
Os fluxos de trabalho fornecem um plano transparente que facilita a colaboração eficaz. Além disso, as partes interessadas podem acompanhar facilmente o status de cada projeto, aumentando a confiança. A transparência também é necessária porque ajuda a identificar áreas de melhoria, permitindo a solução proativa de problemas e a mitigação de riscos.
Satisfação do cliente
Todo gerente de projeto sabe como pode ser estressante cumprir prazos apertados e manter os resultados dentro do padrão. Os fluxos de trabalho simplificados tornam isso muito mais fácil. Eles mantêm seus clientes satisfeitos porque nenhuma tarefa, problema ou prazo é negligenciado com um plano de projeto visual e colaborativo.
Planejamento realista
Os fluxos de trabalho no gerenciamento de projetos facilitam o planejamento de iniciativas de grande escala. Quando você entende os requisitos, os projetos em andamento, o orçamento e a carga de trabalho de cada membro da equipe, é possível fazer previsões realistas. Isso garante que você nunca assuma mais do que pode lidar.
Gerenciamento de projetos por fluxos de trabalho: Como implementar
Divida o projeto em fluxos de trabalho
Como primeira etapa de sua análise de fluxo de trabalho, identifique os principais componentes ou fases do projeto. Esses serão seus marcos rastreáveis. Determine seus principais produtos e resultados desejados.
Agrupe os elementos relacionados com base em sua natureza e dependências. Cada fluxo de trabalho no gerenciamento de projetos deve representar uma parte lógica e gerenciável do plano.
Defina claramente cada fluxo de trabalho
Para criar fluxos de trabalho, faça a si mesmo as seguintes perguntas:
Qual é o objetivo deste projeto?
Quais são seus KPIs?
Qual é o escopo e o orçamento do projeto?
Quais são os possíveis riscos que você pode encontrar?
Quais departamentos e membros da equipe estão envolvidos?
Quais são os marcos do projeto que você precisa cumprir?
Sobre o que as partes interessadas precisam ser informadas?
Anote suas respostas e mantenha-as à mão quando for passar para as próximas etapas da criação de um fluxo de trabalho eficaz.
Antes de mapear as dependências do fluxo de trabalho, você precisa de uma base sólida de metas, funções e regras para cada fluxo de trabalho.
Defina metas claras
Recomendamos o uso da técnica de metas SMART para garantir que os objetivos do seu projeto sejam:
Specific (Específicos)
Measurable (Mensuráveis)
Achievable (Atingíveis)
Relevant (Relevantes)
Time-bound (Com prazo determinado)
Certifique-se de que cada fluxo de trabalho esteja alinhado aos objetivos gerais do projeto e ao crescimento da empresa.
Atribua funções e responsabilidades
Para concluir os projetos com eficácia, cada membro da equipe precisa entender sua função e como contribui para o sucesso da organização. Atribua tarefas para maximizar a produtividade - garanta que todos estejam trabalhando naquilo que fazem melhor e que ninguém fique sobrecarregado com sua carga de trabalho. Use ferramentas para simplificar a comunicação entre várias equipes para evitar bloqueios de dados desnecessários.
Estabelecer regras e diretrizes
Crie um conjunto de protocolos de comunicação, estruturas de relatórios e quaisquer padrões específicos do projeto. Alguns exemplos de regras que você pode implementar incluem:
Atualizações diárias ou semanais do status em sua ferramenta de comunicação
Um sistema para verificações de qualidade antes de definir as entregas como concluídas
Um procedimento para resolver conflitos que não podem ser resolvidos dentro do fluxo de trabalho
Formatação padrão para a documentação
Controle de versão
Revisões abrangentes após atingir os marcos
Não se esqueça de verificar todos os regulamentos e padrões do setor relevantes nesse estágio.
Mapear dependências
O mapeamento do fluxo de trabalho é essencial para ajudá-lo a ilustrar as prioridades e dependências do projeto. Primeiro, determine quais tarefas são as mais críticas para as necessidades atuais da empresa. Priorize em termos de prazos ou de aproximação das metas da empresa.
Use ferramentas visuais de gerenciamento de projetos para mapear as interdependências entre os fluxos de trabalho do projeto. A conclusão de tarefas em uma área impulsiona melhorias em outros departamentos também. Atualize esses mapas de dependência regularmente e use-os para identificar gargalos e riscos.
Escolha uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Agora, é hora de você escolher o software certo para ajudá-lo a gerenciar seus projetos e é hora de falarmos sobre nosso produto. 😉
workstreams.ai é um software de gerenciamento por fluxo de trabalho para facilitar a organização de tarefas. Acreditamos no princípio KISS (Keeping It Simple Stupid), para que todos possam usá-lo imediatamente. Com sua interface de arrastar e soltar e modelos de fluxos de trabalho prontos para uso, é possível planejar as fases do projeto, acompanhar o progresso e configurar tudo isso com apenas alguns cliques.
A workstreams.ai se integra às ferramentas que você já usa para tornar o gerenciamento de tarefas mais fácil e eficiente. Algumas dessas conexões incluem:
Slack e Microsoft Teams para gerenciar tarefas no mesmo espaço em que você discute ideias
Trello para importar seus cartões diretamente para a workstreams.ai e transformá-los automaticamente em fluxos de trabalho, completos com todos os seus responsáveis, rótulos, descrições e uma sincronização constante
Webhooks (APIs simples) para extrair dados de qualquer aplicativo ou programa que você possa estar usando para transferi-los automaticamente para as tarefas da workstreams.ai
Calendários para unir seu Gmail e Outlook com nosso calendário no aplicativo e aproveitar ao máximo sua agenda diária
Outros recursos úteis incluem:
Recurso Tarefa Congelada: Identifica quais tarefas não avançaram nos últimos dias para ajudá-lo a ver onde você precisa dedicar mais atenção
Recurso de Alocação de Tempo: Rastreia o tempo gasto em cada tarefa e compara os tempos de conclusão para que você possa fazer os ajustes necessários
Opções de propriedade: Permite vários níveis de propriedade que atendem às suas necessidades, seja para um único proprietário ou para vários proprietários
Registre-se aqui para experimentar por si mesmo. É 100% gratuito e sem compromisso para equipes de até três membros.
Monitore e aperfeiçoe regularmente
A otimização do fluxo de trabalho com monitoramento e avaliação pode aprimorar suas estratégias, ajustar metas ou realocar recursos para fazer melhor uso do seu tempo, equipe e orçamento. Para conseguir isso, você pode:
Implementar revisões por equipes e um ciclo de feedback
Estabelecer KPIs
Programar reuniões regulares de check-in para cada fluxo de trabalho
Atualizar mapas de dependência
Use fluxos de trabalho ágeis que priorizem a flexibilidade e a adaptabilidade
Conclusão
O gerenciamento de projetos por fluxos de trabalho é uma maneira fácil e prática de tornar viável qualquer projeto mais complexo. Dividir iniciativas complexas em etapas gerenciáveis, com variáveis, dependências e atribuição de tarefas, ajuda a minimizar os riscos, aumentar a produtividade e gerenciar os prazos.
A workstreams.ai é a ferramenta perfeita para isso, pois praticamente não tem curva de aprendizado - e tem muitos recursos úteis. Ela o ajuda a identificar facilmente tarefas congeladas, conectar dados com outras fontes, priorizar de forma eficaz e monitorar o tempo gasto em cada etapa. O software é altamente personalizável e muito simples de navegar.
Inscreva-se para se tornar o gerente de projetos do futuro - gratuitamente e sem obrigações.
FAQs
O que são fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos?
Os fluxos de trabalho são conjuntos menores de ações ou tarefas relacionadas entre si. Eles ajudam a organizar e otimizar grandes projetos, aumentando as chances de sucesso e facilitando a alocação eficiente de recursos, o monitoramento do progresso e a resolução de problemas.
O que é um exemplo de um fluxo de trabalho de projeto?
Um exemplo é um fluxo de trabalho de "Teste e Garantia de Qualidade" no desenvolvimento de software, que envolve subtarefas como identificar e corrigir bugs, garantir que o software atenda aos padrões de qualidade e realizar testes completos antes da implementação.
Qual é a diferença entre fases e fluxos de trabalho?
As fases são os estágios distintos na linha do tempo do projeto, enquanto os fluxos de trabalho são os conjuntos de atividades ou tarefas relacionadas em cada fase.
Como gerenciar um projeto com vários fluxos de trabalho?
Estabeleça metas claras para cada fluxo de trabalho, aloque equipes e recursos para cada um, estabeleça dependências entre eles, monitore o progresso regularmente e atualize a estrutura à medida que avança. Use ferramentas de gerenciamento de projetos, como a workstreams.ai, para criar fluxos de trabalho práticos, monitorar tarefas, comunicar-se com eficácia e colaborar com sucesso.
