Você conhece a sensação de quando está tentando fazer as coisas, mas acaba iniciando centenas de tarefas diferentes e não termina nenhuma? Está sempre se estressando com os prazos e com o que fazer em seguida? Por mais irritante que isso seja, você não está sozinho.
As pessoas tendem a tornar as coisas mais difíceis para si mesmas, mesmo (ou talvez especialmente) quando não precisam. Isso pode ser irritante na vida pessoal, mas pode ser muito prejudicial se você for um líder de equipe gerenciando um grupo de pessoas. A priorização nas organizações é especialmente vital em tempos inseguros e de mudanças como os atuais. Você precisa de um processo comercial organizado e eficaz.
É aí que entram a criação e a automação do fluxo de trabalho digital. Neste artigo, falaremos sobre a automação do fluxo de trabalho, por que você deve começar a usá-la e como criar um workflow pode ser fácil com ferramentas modernas como a workstreams.ai.
O que é um workflow?
Em resumo, um workflow é um processo de como você faz as coisas.
Um workflow de negócios é uma série de tarefas ou atividades que os membros da equipe devem concluir para atingir um objetivo. É um processo que especifica todas as etapas individuais, os recursos e as pessoas necessárias para concluir um projeto.
Você pode implementar workflows em vários campos, tais como:
Negócios
Manufatura
Saúde
Tecnologia e TI, para citar alguns
Os workflows digitais automatizados ajudam a simplificar os processos, aumentar a eficiência e reduzir os erros. Eles podem ser muito simples ou complexos, envolvendo apenas alguns indivíduos ou várias equipes.
No entanto, eles sempre têm uma coisa em comum: um design claro que ajuda a garantir que tudo seja feito com eficiência e sempre no prazo. Além disso, 61% dos executivos afirmam que os workflows automatizados deixam os funcionários com mais tempo e espaço para se concentrarem em trabalhos mais produtivos, criativos e estratégicos e, ao mesmo tempo, aumentam o moral.
Registro fácil, sem necessidade de cartão de crédito.
Criando um workflow: Benefícios
Um workflow automatizado e bem otimizado oferece os seguintes benefícios:
Aumenta a eficiência ao simplificar os processos e reduzir a quantidade de tempo e esforço desperdiçados em tarefas redundantes ou repetitivas
Garante que todas as tarefas sejam concluídas, reduzindo o risco de erros e melhorando a qualidade geral do trabalho
Torna a comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas mais clara e suave, definindo claramente funções, responsabilidades e cronogramas, garantindo que todos estejam sempre na mesma página
Melhor alocação de recursos graças à identificação mais fácil das necessidades
Proporciona visibilidade do status atual de todas as tarefas e projetos, facilitando o acompanhamento do progresso, a identificação de gargalos e a realização de ajustes necessários para aprimorar os processos de negócios em toda a empresa
Padroniza os processos em sua organização, facilitando o treinamento de novos funcionários
Em poucas palavras, trata-se de maximizar a eficiência e a produtividade, o que leva a uma enorme economia de tempo e de custos. 71% das empresas altamente alinhadas registraram aumento de receita. Se isso não parece atraente, não sabemos o que será.
Criando um workflow: Um guia passo a passo
Escolher e criar um modelo de workflow que funcione para você e sua equipe pode ser assustador e desgastante. Não se preocupe - nós vamos te ajudar. Dê um passo de cada vez e siga nossas dicas para criar seu primeiro workflow funcional.
Fonte da imagem: workstreams.ai
Analise seu fluxo de trabalho atual
Primeiro, dê um passo atrás e veja o que já está acontecendo com seu fluxo de trabalho atual. Você está usando formulários em papel e planejadores semanais? Já existem alguns formulários digitais em uso em seu local de trabalho?
Mapeie as etapas de seu fluxo de trabalho atual para poder vê-las sob uma nova perspectiva. Em seguida, pergunte aos seus funcionários o que está funcionando para eles e o que gostariam de ver melhorado.
Analise seus dados para identificar tendências - não se contente apenas com opiniões. Procure áreas que precisem de otimização com base em resultados anteriores. Uma representação visual de fatos e números pode ser muito útil para identificar padrões, por exemplo, no que você está gastando mais tempo ou fazendo com mais frequência.
Identifique as etapas da tarefa, as funções e os resultados em seu processo corporativo
A próxima etapa seria identificar todos os aspectos individuais de todo o seu processo.
Liste todas as pequenas tarefas que precisam ser realizadas, mesmo aquelas aparentemente sem importância. Tente dividi-las no maior número possível de subetapas.
Fonte da imagem: workstreams.ai
Isso lhe dará uma boa compreensão da complexidade do seu fluxo de trabalho atualizado - se ele será mais um caminho linear ou uma estrutura gráfica altamente estruturada, com tarefas paralelas ou condicionais.
Depois de ter uma visão geral de tudo o que deve ser feito durante a contratação, aquisição ou publicidade, concentre-se nas pessoas envolvidas nesses projetos. Escolha o melhor membro da equipe ou grupo para lidar com cada tarefa.
Em um editor de fluxo de trabalho eficaz, como a workstreams.ai, algumas atividades podem ser movidas para a próxima etapa automaticamente após serem concluídas, enquanto outras podem precisar de verificação e aprovação de um gerente.
Considere as funções e responsabilidades específicas dos participantes do projeto nesse processo. É essencial tornar todas as informações de que eles precisam facilmente acessíveis. Os proprietários do processo podem decidir por si mesmos quem pode visualizar e editar todas as tarefas e informações relacionadas ao seu projeto.
Por fim, sugerimos que você crie diagramas de fluxo de trabalho com todos os dados coletados para ajudá-lo a visualizar seu fluxo de trabalho e o sistema completo de gerenciamento de projetos. Você terá uma ideia clara de como criar um fluxo de trabalho para cada aspecto dos seus processos.
Use uma plataforma de gerenciamento de fluxo de trabalho
Agora que você tem um esboço do que deseja alcançar, é hora de escolher um fluxo de trabalho e uma ferramenta de gerenciamento de equipe. Selecione um software de fluxo de trabalho fácil de usar, como a workstreams.ai, porque ela tornará seus processos de negócios mais gerenciáveis, e não mais difíceis.
As plataformas de fluxo de trabalho eficazes devem sempre incluir opções de integração. Essa função permite que você as integre facilmente a outros aplicativos que já está usando.
Fonte da imagem: Slack
Isso é o que você obtém com a workstreams.ai:
| Plataformas integradas | Benefícios |
|---|---|
| Slack and Microsoft Teams | gerenciar tarefas por meio de plataformas onde sua equipe já está discutindo ideias |
| Trello | todas as alterações feitas na ferramenta de gerenciamento de projetos são sincronizadas com o quadro da worsktreams.ai |
| Gmail and Outlook | conecte-os com o calendário no aplicativo |
| Webhook | permite que os desenvolvedores enviem dados de várias fontes para a workstreams.ai e criem tarefas a partir deles |
Você verá que a workstreams.ai facilita o gerenciamento até mesmo de fluxos de trabalho complexos através de seus modelos e automações incorporadas. Outras funções práticas desse software incluem:
Alocação de tempo para estimar a duração da tarefa com base em dados anteriores
Anexos de arquivos para armazenamento e visualização confortável de informações
Arquivamento, priorização e congelamento de tarefas inativas para que você sempre saiba o que precisa de sua atenção
Indicadores de desempenho e estatísticas para aumentar a produtividade da sua equipe
Teste seu processo de fluxo de trabalho e obtenha feedback
Os modelos de fluxo de trabalho podem parecer fantásticos, mas são pouco práticos na vida real. Faça com que a sua equipe teste o novo fluxo de trabalho digital, executando-o como de costume e fornecendo feedback.
Não se preocupe se você receber muitas reclamações. Esse é o objetivo desta etapa!
Envolva o maior número possível de pessoas com várias especializações e capacidades - quanto mais perspectivas diferentes, melhor. O objetivo é melhorar a colaboração e tornar a sua nova solução o mais fácil de usar e intuitiva possível para toda a equipe.
Treine a sua equipe para usar o novo fluxo de trabalho
Lembre-se de que são as pessoas que fazem o trabalho de fato, não o software. De nada adiantará ter a ferramenta de gerenciamento de projetos mais avançada do mundo se a sua equipe não souber como usá-la.
O problema é que as pessoas hesitam em abrir mão de seus processos e práticas atuais.
A maneira de superar isso é com um programa de treinamento bem construído para ajudar a sua equipe a ganhar confiança no uso do novo sistema. Certifique-se de que todos saibam o que estão fazendo e o que estão tentando alcançar.
Implemente o novo fluxo de trabalho
Tudo pronto? Bem, está na hora de começar a usar seu novo fluxo de trabalho!
Fonte da imagem: workstreams.ai
Pode ser uma boa ideia fazer com que uma pequena equipe use o fluxo de trabalho automatizado primeiro, como uma execução de teste em tempo real. Se estiver impaciente, você pode fazer tudo e sempre voltar para corrigir, modificar e atualizar qualquer coisa que precise ser alterada.
Criação de um fluxo de trabalho com a workstreams.ai
Se quiser se destacar e aumentar a produtividade da sua equipe, a worsktreams.ai é o seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho ideal. O primeiro passo é se registrar, é claro.
Depois de fazer o login, experimente as opções intuitivas. Você terá tudo pronto e funcionando em minutos.
Fonte da imagem: workstreams.ai
Em uma entrevista com Alissa Renz, Roman Roznovsky, cofundador da workstreams.ai, descreve a ferramenta de fluxo de trabalho eficaz com estas palavras:
“A workstreams.ai foi projetada para capacitar as pessoas a priorizar, colaborar e, em última análise, concluir as tarefas. É mais do que apenas um quadro de tarefas na Web. ... É uma plataforma de IA versátil e fácil de usar que oferece muito conhecimento e percepção que podem ser usados em todos os departamentos para aumentar a produtividade.”
Veja o que a plataforma pode fazer por você:
Criar um workflow adaptado a todos os seus casos de uso, desde a contratação e a integração de funcionários até campanhas de marketing, design de produtos ou melhoria dos resultados da sua equipe de vendas
Integra-se facilmente com outros softwares de comunicação e otimização do local de trabalho que você já usa para tornar os processos mais fáceis do que nunca
Personalize os modelos prontos para uso para criar workflows totalmente próprios; a edição é simples, mesmo que você não tenha muito conhecimento técnico
Reduzir tarefas redundantes com opções de automação flexíveis e complexas
Garanta um fluxo de informações fluido e uma priorização clara, que é algo que 81% dos funcionários esperam de seus gerentes
Conclusão
Os fluxos de trabalho digitais são o caminho a seguir se você quiser um fluxo de trabalho que leve você e sua equipe ao resultado desejado sem problemas. Ao contrário dos formulários em papel ou das soluções de planilhas, as opções de software de gerenciamento de fluxo de trabalho permitem uma colaboração muito mais eficiente, mesmo entre colegas de trabalho remotos e multinacionais.
A tecnologia de IA da workstreams.ai ajuda a aproveitar os dados para facilitar a execução de tarefas novas e repetitivas. As estimativas de tarefas são feitas automaticamente e com mais precisão do que (mais frequentemente do que não) as falsas expectativas humanas. Além disso, a IA pode aumentar a tomada de decisões com valor agregado em até 80%.
A representação visual de cada processo na workstreams.ai permite que você identifique rapidamente as áreas que precisam de atenção com soluções como o código de cores. Sua carga de trabalho será transparente e fácil de navegar com essa solução intuitiva.
Fonte da imagem: Slack
Inscreva-se para uma demonstração gratuita e veja com que eficiência você pode gerenciar fluxos de trabalho em sua empresa com a workstreams.ai.
FAQs
O que significa criar um fluxo de trabalho?
Criar um fluxo de trabalho significa projetar uma sequência de tarefas ou atividades que precisam ser realizadas para atingir um objetivo específico. Essa configuração pode envolver vários indivíduos ou equipes, bem como entradas ou recursos específicos que estarão disponíveis em pontos específicos do processo.
O objetivo geral é aumentar a eficiência em uma empresa, reduzir erros e garantir que todas as tarefas sejam concluídas de maneira oportuna e organizada.
Como você cria um fluxo de trabalho simples?
As etapas básicas incluem o seguinte:
Definir a meta ou o objetivo
Identificar as tarefas que precisam ser realizadas e dividi-las em etapas menores e mais gerenciáveis
Determinação da ordem em que as tarefas devem ser concluídas
Atribuição de responsabilidades
Definir cronogramas ou prazos realistas e alcançáveis
Testar e ajustar conforme necessário ao longo do caminho
Estabelecer sistemas de comunicação claros e fáceis de usar para garantir que todos entendam todos os detalhes essenciais
O que um fluxo de trabalho deve incluir?
Todo fluxo de trabalho deve incluir estes componentes:
Uma meta e um objetivo claros
Tarefas e atividades que precisam ser concluídas
Uma ordem definida na qual as tarefas precisam ser realizadas
Delegação de responsabilidade
Prazos para cada tarefa
Você pode criar um fluxo de trabalho no Excel?
É possível criar fluxos de trabalho no Microsoft Excel usando o formato de planilha, algumas fórmulas e formatação. Ainda assim, não recomendamos essa ferramenta como um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho. O Excel precisa de opções e funções mais práticas que podem ser encontradas na workstreams.ai ou na maioria dos outros softwares de fluxo de trabalho, como opções de colaboração, integrações, automação, rastreamento e relatórios.
