"Zu entscheiden, was man nicht tun sollte, ist genauso wichtig wie zu entscheiden, was man tun sollte", sagte Steve Jobs bei seiner Rückkehr zu Apple im Jahr 1997 - und diese Aussage gilt auch noch heute. Genau darum geht es bei der Analyse von Arbeitsabläufen: Dinge zu vermeiden, die dich daran hindern, dein volles Potenzial auszuschöpfen.
Du siehst, es steckt viel Wahrheit in dem Spruch “work smarter, not harder”.
Tools zur Analyse von Workflows helfen dir, das Beste herauszuholen, indem sie dir verwertbare Einblicke in die Effizienz der einzelnen Prozesse in deinem Unternehmen geben. Ein optimierter Arbeitsplatz bedeutet, dass du Geld für den Einsatz von Arbeitskräften, die Planung, den Zeitplan und die Zuteilung von Ressourcen sparst und Fehler vermeidest, anstatt sie zu korrigieren.
Mit einer Software wie workstreams.ai kannst du leicht erkennen, was tatsächlich funktioniert.
Lass uns gleich einsteigen und sehen, wie du dein Wachstum in die Höhe treiben kannst.
Wie du Workflows analysierst und deine Geschäftsprozesse verbesserst
Um herauszufinden, welche Prozesse optimiert werden müssen, solltest du dir zunächst diese vier Fragen über dein Unternehmen stellen:
Was tun wir?
Wie gehen wir vor?
Warum tun wir das?
Wofür ist die jeweilige Abteilung zuständig?
Die Antworten auf diese Fragen ermöglichen es dir, die Kernaufgaben und -aktionen zu bestimmen, die Einnahmen generieren und dich zu dem machen, was du bist. Vielleicht fallen dir schon jetzt einige überflüssige Prozesse auf - solche, die nicht mit deinem großen Ziel oder Zweck übereinstimmen.
Im Folgenden erfährst du, wie du Workflows analysieren kannst und dabei die Antworten auf diese Fragen im Hinterkopf behältst.
Sammeln qualitativer Daten
Qualitative Daten sind das, was du nicht durch die Analyse von Zahlen herausfinden kannst. Es geht dabei um den Kontext, die Meinungen und die verschiedenen Sichtweisen - das "Warum" und das "Wie". Wie du dir vorstellen kannst, ist der zuverlässigste Weg, qualitative Daten über die Leistung von Workflows zu erhalten, darüber zu sprechen.
Das sind die zuverlässigsten Methoden, um sie zu sammeln:
Durchführung von Interviews zur Analyse der Workflows mit allen Beteiligten.
Moderation von Fokusgruppen zum Sammeln von Ideen, z.B. in einem Gruppenchat.
Versendung von Umfragen mit offenen Fragen zur betrieblichen Effizienz im Unternehmen.
Analyse von Unterlagen, wie Prozesshandbüchern und Berichten.
Nutze den Workflow und beobachte ihn in Aktion, um Einblicke aus erster Hand zu erhalten. Du kannst auch jemanden aus einer anderen Abteilung oder von außerhalb des Unternehmens bitten, ihn zu überprüfen, um eine frische, unvoreingenommene Meinung zu erhalten.
Hier sind einige Fragen, die du deinen Mitarbeitern (und dir selbst) stellen kannst, um die aktuelle Effizienz des Workflows zu untersuchen:
Was sind die größten Herausforderungen, denen du bei deinen täglichen Aufgaben gegenüberstehst?
Gibt es etwas, das deiner Meinung nach einfacher gemacht werden könnte?
Ist diese bestimmte Reihenfolge oder dieser Schritt notwendig?
Hast du genug Daten und Ressourcen, um jede Aktivität durchzuführen?
Warum gibt es die Aufgabe oder den Arbeitsablauf, und was ist der Zweck?
Muss dieser Schritt genehmigt werden, oder reicht eine Benachrichtigung?
Was ist ein sich wiederholender Prozess, den wir automatisieren könnten?
Sammeln quantitativer Daten
Quantitative Daten sind alle Zahlen, Metriken und Leistungsindikatoren. Um die Effizienz deiner Arbeitsabläufe zu messen, solltest du quantitative Daten über diese Aspekte sammeln:
Die Anzahl der Elemente in einem bestimmten Workflow
Die Anzahl der abgeschlossenen und abgelehnten Aufgaben
Die durchschnittliche, minimale und maximale Zeit für die Ausführung der einzelnen Schritte
Wie oft eine Aufgabe abgelehnt wird oder verbessert werden muss
Die Anzahl der Fälle, in denen eine Aktion zusätzliche Klärung benötigt
Die notwendigen Ressourcen (Materialien, Personal, etc.)
Die Analyse von Workflows in Form von quantitativen Informationen ist viel einfacher, wenn du spezielle Software wie workstreams.ai verwendest. Solche Programme verfolgen die Daten deiner Aufgaben und helfen dir, wertvolle Erkenntnisse über Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und Durchsatz zu gewinnen.
Identifiziere Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten
Jetzt, wo du alle wichtigen Informationen gesammelt hast, ist es an der Zeit, die Daten zu analysieren. Ja, das kann überwältigend erscheinen - aber mit Tools zur Analyse von Workflows wird das viel einfacher.
Analysten verwenden in der Regel Workflow-Mapping, um Prozesse und die dazugehörigen Informationen grafisch darzustellen. Da Menschen visuell lernen, können wir mit Karten die Logik bestimmter Abläufe besser untersuchen. Sie helfen dabei, Muster, Überschneidungen und Abweichungen von den erwarteten Ergebnissen zu erkennen.
💡 workstreams.ai hat eine eingebaute Funktion, um eingefrorene Aufgaben automatisch zu erkennen. Sie zeigt dir, wie lange es her ist, dass jemand an einem bestimmten Schritt gearbeitet hat. So gerät keine Aufgabe in Vergessenheit und du kannst besser Prioritäten setzen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Prioritäten setzen und Aktionspunkte dokumentieren
Kehre nun zu den vier Fragen zurück, die wir am Anfang erwähnt haben. Anhand deiner Antworten kannst du die identifizierten Probleme und Möglichkeiten nach ihrem Potenzial, dir Vorteile zu bringen, einordnen. Setze Prioritäten bei den Optimierungsmöglichkeiten, die am besten zu deinem Unternehmensprofil und deinen Zielen passen.
Lege für jede Maßnahme konkrete Schritte, Fristen, benötigte Ressourcen und verantwortliche Abteilungen oder Mitarbeiter fest. Dokumentiere die erwarteten Ergebnisse und Vorteile jeder Maßnahme. Dein "zukünftiges Ich" wird es dir danken, wenn du weißt, ob es auf dem richtigen Weg ist oder nicht.Testen, überwachen und bei Bedarf anpassen
Wenn du alle Änderungen festgelegt hast, teste sie, um sicherzustellen, dass sie auch in der Praxis wirksam sind und nicht nur in der Theorie. Mach dies zu einem fortlaufenden Prozess, denn die Dinge ändern sich und was jetzt funktioniert, ist in einem Monat oder Jahr vielleicht nicht mehr von Vorteil.
Beachte, dass vielleicht nicht alles angepasst werden muss. Eine Workflow-Analyse ist eine hervorragende Gelegenheit, um herauszufinden, welche Prozesse für dein Unternehmen bisher am hilfreichsten waren.
Workflow-Management-Software: Wie kann workstreams.ai helfen?
Bevor du dich fragst - Nein, du musst das alles nicht manuell machen. Wir würden auch nicht erwarten, dass du dein Budget durch die Einstellung eines Workflow-Analysten strapazierst. Aber wir würden dir empfehlen, dein Toolset mit einer Workflow- und Team-Management-Plattform wie workstreams.ai zu erweitern - die für Teams mit bis zu drei Mitgliedern 100% kostenlos ist.
Mit der Software kannst du deine Aufgaben organisieren und Ordnung halten. Mit klaren, visuellen Workflows bleibt kein Schritt oder Problem unbemerkt. Die optimierte Workflow-Analyse hilft dabei, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und Ineffizienzen zu erkennen, sobald sie auftreten.
Du kannst dieses System zum Erstellen und Verbessern von Workflows mit den Tools verbinden, die dein Unternehmen bereits nutzt, um reibungslose Übergänge zu gewährleisten und Datensilos zu vermeiden. Einige dieser Integrationen sind:
Slack und Microsoft Teams: Deine Teammitglieder können Aufgaben im selben Raum verwalten, in dem sie auch über Ideen chatten.
Trello: Jede Änderung, die du in der Anwendung vornimmst, wird automatisch in deinem workstreams.ai Board angezeigt.
Webhooks: Diese fortschrittliche technische Funktion ist perfekt für Entwickler, denn damit kannst du Daten aus verschiedenen Quellen in WS pushen und dort Aufgaben erstellen.
Kalender: Du kannst dein Gmail- oder Outlook-Konto ganz einfach mit unserem In-App-Kalender verbinden.
Diese Praktikabilität macht sie perfekt für kleine und mittlere Unternehmen, welche mit der Workflow-Automatisierung wachsen wollen. Dabei spart sie Zeit und Geld und erfüllt stets die Erwartungen der Kunden. Die Software ist für größere Teams leicht skalierbar und bleibt auch für größere Anforderungen erschwinglich.
Buche hier eine Demo, um zu sehen, wie dein Unternehmen davon profitieren kann - oder lies weiter, um zu erfahren, wie du deine manuellen Prozesse mit einigen praktischen Workflow-Beispielen optimieren kannst.
Hiring
Mit workstreams.ai kannst du dein Budget optimal ausnutzen, indem du bei den Rekrutierungsprogrammen sparst. Die Software zur Verwaltung von Workflows bietet einen Rahmen für die Auswahl, das Vorstellungsgespräch und die Einstellung von Bewerbern.
Du kannst es verwenden, um:
Daten über Kandidaten zu sammeln und an einem Ort zu speichern, damit kein Lebenslauf übersehen wird
Bühnen für Prüfungen und Vorführungen festzulegen
Bewerber nach ihrer Verfügbarkeit, ihren Gehaltsvorstellungen oder ihrer Vertragsart zu filtern
Interviews zu vereinbaren
Diese zentrale Datenbank ist besonders hilfreich, wenn die Einstellung in deinem Unternehmen ein abteilungsübergreifender Prozess ist. workstreams.ai erleichtert die nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Teams und macht Informationen für alle leichter zugänglich. Lass deine HR-Mitarbeiter die ersten Vorstellungsgespräche führen und die technischen Experten die technischen Testaufgaben erledigen, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben.
Management von Marketingkampagnen
Kennst du die vielen Plattformen, auf denen du dich mit deinen Marketingaktivitäten beschäftigen musst? workstreams.ai hilft dir, diese Bemühungen zu optimieren, indem du das Budget und die Performance deiner Beiträge im Auge behältst.
Im Marketing sind die Prozesse am kompliziertesten, weil es so viele Dinge gibt, mit denen du jonglieren musst, und es ist normalerweise ein fortlaufender Prozess. Unser System ermöglicht es dir, agile Workflows zu erstellen und große Ziele in kleine, umsetzbare Meilensteine mit Teilaufgaben für jeden Schritt zu unterteilen. Die Möglichkeit, Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen, verbessert die Transparenz und Verantwortlichkeit.
IT und Entwicklung
Workflow-Analyse und -Optimierung sind entscheidend für die rechtzeitige Bereitstellung von Produkten. workstreams.ai hilft deinen IT- und Entwicklungsteams dabei:
GetStuffDone-Index zur Verfolgung der Leistung
Eingefrorene Aufgaben zur automatischen Erkennung und Beseitigung von stagnierenden Schritten
Flexible Workflows mit Fortschrittsanzeigen, Burndown-Diagrammen und Fälligkeitsdaten
Support für die neuesten Mockup-Versionen (Attachments)
Kombination von Aufgaben über verschiedene Workflows hinweg zu einem einzigen, ehrgeizigen ZIEL
Sales
Wir wissen, dass Sales Teams mit Formel-1-Geschwindigkeit arbeiten. Also betrachte workstreams.ai als ihre Boxencrew.
Keine unübersichtlichen Listen, Boards und Tabellen mehr - deine Mitarbeiter können sich auf die Pipeline konzentrieren. Hier erfährst du, wie du deinen Sales-Workflow optimieren kannst, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern und den Umsatz zu steigern:
Erstelle eine Aufgabe oder verwende eine unserer Vorlagen, füge eine Leadbeschreibung hinzu und weise sie einem Mitglied des Sales Teams zu.
- Die verantwortliche Person bewertet den Hinweis und fügt Fragen hinzu, um die Anforderungen des Kunden zu klären.
- Ein/e Teamkollege/in verschiebt die Aufgabe in die Vorschlagsphase, in der du einen Termin vereinbaren kannst. Dabei behältst du den Überblick über alle Details in der App.
- Die Aufgabe geht in die Verhandlungsphase über. Wenn sie abgeschlossen ist, wird automatisch das richtige Teammitglied benachrichtigt, um die Aufgabe zu übernehmen.
- Jetzt ist es an der Zeit, den endgültig unterzeichneten Vertrag anzuhängen. Er wird in den rechtlichen Teil der Pipeline verschoben und ein weiteres abgeschlossenes Geschäft kann gefeiert werden.
Kundendienst
Die Workflow-Analyse verbessert die Kundenzufriedenheit indirekt, indem sie dafür sorgt, dass dein Unternehmen reibungsloser läuft. Du kannst sie aber auch direkt einsetzen, um Probleme mit dem Kundendienst zu lösen.
workstreams.ai ist perfekt, um mehrere Anfragen von einem Ort aus zu organisieren und zu verwalten, ohne überwältigt zu werden oder etwas zu übersehen. Du kannst Aufgaben nach Dringlichkeit kategorisieren und wiederholbare Prozesse rationalisieren, um bei jeder Interaktion ein hohes Maß an Kundenerfahrung zu gewährleisten.
Wenn du dich auf diese Weise besonders um deine Kunden kümmerst, baust du eine Gemeinschaft von vertrauensvollen und loyalen Kunden auf.
Fazit
Bei der Analyse von Workflows geht es darum, deine Produktivität zu verbessern und die Automatisierung für dich arbeiten zu lassen. So kannst du dich auf neue Wege des Wachstums konzentrieren.
Wenn du noch kein Workflow-Management-Tool verwendest, solltest du es ausprobieren. Es ist der einfachste Weg, mehr Zeit zu gewinnen und deine Aufmerksamkeit auf wichtigere Dinge als die Organisation von Aufgaben zu richten.
workstreams.ai kann dir bei der Analyse der Arbeitsabläufe in verschiedenen Bereichen deines Unternehmens helfen - egal, ob es sich um Technik, HR, Kundendienst oder Teammanagement handelt.
Melde dich an und beginne, deine Produktivität zu steigern.
FAQs
Wie wird eine Workflow-Analyse durchgeführt?
Am einfachsten ist es, eine Workflow-Analyse mit einer speziellen Software wie workstreams.ai durchzuführen. Alternativ kannst du auch einen professionellen Workflow-Analysten beauftragen, der dir hilft, eine optimale Effizienz zu erreichen.
Wie führst du eine Workflow-Analyse durch?
Um eine Workflow-Analyse durchzuführen, befolge diese einfachen Schritte:
Sammeln und Organisieren von Daten
Identifiziere Hindernisse, sich wiederholende Aufgaben und Verbesserungsmöglichkeiten
Prioritäten setzen und Aktionspunkte dokumentieren
Teste, überwache und passe deine Workflows an. Behalte, was funktioniert, und ändere, was nicht funktioniert.
Was ist ein Diagramm zur Analyse des Workflows?
Workflow-Analysediagramme sind eine visuelle Darstellung eines Workflows. Sie veranschaulichen die Abfolge von Schritten und Aktionen, die zusammen einen Prozess ergeben. Ein Diagramm kann Elemente wie verschiedene Symbole, Formen, Verbindungen, Ein- und Ausgänge, parallele und konvergierende Pfade, Entscheidungspunkte und Anmerkungen enthalten.
Solche Diagramme sind besonders hilfreich für nichtlineare Workflow-Analysen und komplexe Verzweigungs- oder Zusammenführungsaufgaben.Was ist die Aufgabe eines Workflow-Analysten?
Ein Workflow-Analyst untersucht, entwirft und optimiert die Workflows innerhalb einer Organisation. Sie kümmern sich um alles, von der Dokumentation und der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten bis hin zur Integration neuer Technologien, um reibungslose Übergänge zu gewährleisten und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
