Wie viel Zeit benötigst du, um diese Aufgabe zu erledigen? Können wir mit hoher Genauigkeit abschätzen, wann wir diesen Meilenstein erreichen werden? Brauchen wir einen Puffer von 30 %, nur um sicherzugehen?

Wir alle haben schon einmal Variationen dieser Aussagen gehört. Sei es bei der Planung einer neuen Produkteinführung, bei der Erstellung des nächsten Design-Updates oder einfach bei der Organisation unseres nächsten Wochenendausflugs. Schon immer haben die Menschen versucht, abzuschätzen, wie lange es dauern wird, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Leichter gesagt als getan! In der heutigen digitalen Ära haben menschliche Schätzungen ausgedient und werden durch transparente Daten ersetzt, die als Entscheidungsgrundlage dienen.

Aufwand zur Schätzung der Aufgabendauer

Seien wir ehrlich: Wir sind wirklich schlecht darin, unsere eigene Leistung vorherzusagen. Voreingenommenheit spielt eine Rolle, Erwartungen und Egos kommen uns in die Quere, und am Ende überschätzen oder unterschätzen wir uns immer. Das ist eine einfache Tatsache der menschlichen Natur. Das hat die Softwareunternehmen jedoch nicht davon abgehalten, zu versuchen, diesen Fall zu lösen. Mit unterschiedlichem Erfolg wurden verschiedene Funktionen wie Schätzungspunkte, Puffer und Fantasieprognosen eingeführt. Es wurden große Anstrengungen unternommen, um den Konsumenten in ihrem Bestreben nach mehr Effizienz einen Mehrwert zu bieten.

Seien wir ehrlich: Wir sind wirklich schlecht darin, unsere eigene Leistung vorherzusagen. Voreingenommenheit spielt eine Rolle, Erwartungen und Egos kommen uns in die Quere, und am Ende überschätzen oder unterschätzen wir uns immer. Das ist eine einfache Tatsache der menschlichen Natur. Das hat die Softwareunternehmen jedoch nicht davon abgehalten, zu versuchen, diesen Fall zu lösen. Mit unterschiedlichem Erfolg wurden verschiedene Funktionen wie Schätzungspunkte, Puffer und Fantasieprognosen eingeführt. Es wurden große Anstrengungen unternommen, um den Konsumenten in ihrem Bestreben nach mehr Effizienz einen Mehrwert zu bieten.

Aber wie wir bereits erwähnt haben, wird es immer Fehler geben, wenn Menschen ihre Arbeitsleistung (oder die ihrer Kollegen) schätzen. Deshalb haben wir einen alternativen Weg gewählt.

Den Spieß einmal umdrehen

Anstatt zu versuchen, den Menschen zu perfektionieren und den natürlichen Instinkt, zu gefallen und zu liefern, zu beseitigen, haben wir in die andere Richtung geschaut: Warum sollten wir nicht von uns selbstlernen, Erkenntnisse aus früheren und erfolgreich abgeschlossenen Aufgaben gewinnen und diese Erkenntnisse in unseren Schätzungsprozess einfließen lassen? Unsere neue Funktion zur Zeitzuweisung in Verbindung mit unserem GetStuffDone-Index ist der erste Schritt zur Umsetzung genau dieser Idee.

Die Grundlage ist einfach. Wir folgen dir, während du an einer Aufgabe arbeitest, Meilensteine erreichst und die für jeden Schritt aufgewendete Zeit festhältst. Wenn du beispielsweise einen einfachen Feedback-Schleifenprozess mit den Schritten „in Bearbeitung“ und „in Prüfung“ verwendest, messen wir die Zeit, die diese bestimmte Aufgabe in jedem Schritt verbringt, und zeigen einen überschaubaren Ausschnitt dieser Informationen direkt in der Aufgabe an. Wenn die Arbeit fortschreitet und schließlich erfolgreich abgeschlossen wird, speichern wir die Daten darüber, wie lange es bis zur Fertigstellung der Aufgabe gedauert hat. Diese Informationen werden dann verwendet, um die Leistung jeder Aufgabe einzeln und in Relation zu ähnlichen Aufgaben auf der Grundlage der von dir gewählten Kriterien zu navigieren, z. B. als Teil eines Workflows oder mit dem gleichen Label – du hast die Wahl!

Dies eröffnet den Weg für Optimierungen, die von Team zu Team unterschiedlich sein können. Es kann bedeuten, dass die Arbeit in Stücke aufgeteilt wird, dass verschiedene Ressourcen zugewiesen werden, dass transparentere Strukturen geschaffen werden usw. Das Wichtigste ist, dass unser GSD-Index dem Team die Informationen liefert, die es braucht, um auf diese potenziellen Hindernisse zu reagieren. Da es nicht mehr darum geht, abzuschätzen, was schief gelaufen ist, zeigen wir dir einfach, wie lange es beim letzten Mal gedauert hat, eine ähnliche Aufgabe zu erledigen, und wie es im Vergleich zu dem aussieht, woran du gerade arbeitest. Das sind die Funktionen, die wir am meisten lieben, ein einfacher, aber effektiver Mehrwert.

Eine Übersicht über den GSD-Index aller Aufgaben kann mit einem einzigen Klick visualisiert werden. Unsere Ansicht „Zeitzuweisungsmodus“ auf dem Taskboard ermöglicht es dem Team, einfach einen Blick auf die anstehende Arbeit zu werfen und sofort zu wissen, wo die aktuellen Engpässe liegen. Herrlich!

Wenn du auf die Schaltfläche oben drückst, werden die Aufgaben auf dem Board mit einer Reihe von Farbtönen überlagert, die von blassem Grün bis zu leuchtendem Rot reichen. Dies gibt einen sofortigen Hinweis auf den Zustand jeder Aufgabe. In der Ecke der Task-Karten befindet sich der GSD-Index, der einen quantitativen Indikator dafür liefert, wie gut die Aufgabe läuft. Der Gedanke dahinter ist, dass diese beiden visuellen Hinweise zusammenwirken und es den Teammitgliedern ermöglichen, sofort zu erkennen, wo die Arbeit steht, was gut läuft und was schief gehen könnte, wenn man es liegen lässt.

Der GetStuffDone-Index von workstreams.ai

Eine Übersicht über den GSD-Index aller Aufgaben kann mit einem einzigen Klick visualisiert werden. Unsere Ansicht „Zeitzuteilungsmodus“ auf dem Taskboard ermöglicht es dem Team, einfach einen Blick auf die anstehenden Arbeiten zu werfen und sofort zu wissen, wo die aktuellen Engpässe liegen. Herrlich!

Wenn du auf das Uhrensymbol drückst, werden die Aufgaben auf dem Board mit einer Reihe von Farbtönen überlagert, die von blassem Grün bis zu leuchtendem Rot reichen. Dies gibt einen unmittelbaren Hinweis auf den Zustand der einzelnen Aufgaben. In der unteren Ecke jeder Task-Karte befindet sich der GSD-Index, der einen quantitativen Indikator dafür liefert, wie gut die Aufgabe läuft. Die Idee dahinter ist, dass diese beiden visuellen Hinweise zusammenwirken und es den Teammitgliedern ermöglichen, sofort zu erkennen, wo die Arbeit steht, was gut läuft und was schief gehen könnte, wenn man es liegen lässt.

Wir haben viel Arbeit in diese Funktion gesteckt. Dazu mussten wir uns zwingen, uns von grundlegenden Instinkten zu lösen, wie Softwareprodukte wie das unsere mit der Zeit umgehen. Das Feedback, das wir während der Entwicklung dieser Funktion von unseren ersten Testern erhalten haben, war von unschätzbarem Wert. Jetzt ist es an der Zeit, die Funktion zu veröffentlichen und zu sehen, wie sie bei unseren Kunden ankommt.

Wir freuen uns auf dein Feedback!