Kennst du das Gefühl, wenn du versuchst, etwas zu erledigen, aber stattdessen hundert verschiedene Aufgaben beginnst und keine zu Ende bringst? Belastest du dich ständig mit Fristen und dem, was als Nächstes zu tun ist? So ärgerlich das auch ist, Sie sind nicht allein.
Menschen neigen dazu, sich die Dinge selbst schwer zu machen, auch (oder vielleicht gerade) wenn sie es nicht müssen. Das kann im Privatleben sehr ärgerlich sein, aber auch sehr schädlich, wenn du ein Teamleiter bist, der eine Gruppe von Menschen leitet. Die Prioritätensetzung in Organisationen ist in unsicheren, sich verändernden Zeiten wie diesen besonders wichtig. Du brauchst einen organisierten und effektiven Geschäftsprozess.
Hier kommen die Erstellung digitaler Workflows und die Automatisierung ins Spiel. In diesem Artikel sprechen wir über Workflow-Automatisierung, warum du damit anfangen solltest und wie einfach die Erstellung eines Workflows mit modernen Tools wie workstreams.ai sein kann.
Was ist ein Workflow?
Kurz gesagt, ein Arbeitsablauf ist ein Prozess, wie man Dinge erledigt.
Ein geschäftlicher Workflow ist eine Reihe von Aufgaben oder Aktivitäten, die Teammitglieder erledigen müssen, um ein Ziel zu erreichen. Es ist ein Prozess, der alle einzelnen Schritte, Ressourcen und Personen festlegt, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind.
Du kannst Workflows in verschiedenen Bereichen implementieren, z. B.:
- Unternehmen
- Fertigung
- Gesundheitswesen
- Technologie und IT, um nur einige zu nennen
Digitale automatisierte Workflows tragen dazu bei, Prozesse zu straffen, die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren. Sie können sehr einfach oder komplex sein – mit nur wenigen Personen oder mehreren Teams.
Eines haben sie jedoch immer gemeinsam – ein klares Design, das dazu beiträgt, dass alles effizient und immer pünktlich erledigt wird. Und nicht nur das: 61 % der Führungskräfte geben an, dass automatisierte Workflows den Mitarbeitern mehr Zeit und Freiraum lassen, um sich auf produktivere, kreativere und strategischere Arbeit zu konzentrieren und gleichzeitig die Arbeitsmoral zu verbessern.
Einfache Registrierung – keine Kreditkarte erforderlich.
Erstellen eines Workflows: Vorteile
Ein gut optimierter, automatisierter Workflow bietet folgende Vorteile:
- Steigerung der Effizienz durch Straffung der Prozesse und Verringerung des Zeit- und Arbeitsaufwands für redundante oder sich wiederholende Aufgaben
- Sicherstellung, dass alle Aufgaben erledigt werden, wodurch das Fehlerrisiko verringert und die Gesamtqualität der Arbeit verbessert wird.
- Die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Interessengruppen wird klarer und reibungsloser, da Rollen, Zuständigkeiten und Zeitpläne eindeutig festgelegt werden, so dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind.
- Bessere Ressourcenzuweisung durch einfachere Identifizierung des Bedarfs
- Bietet Einblick in den aktuellen Status aller Aufgaben und Projekte, wodurch es einfacher wird, den Fortschritt zu verfolgen, Engpässe zu erkennen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, um die Geschäftsprozesse insgesamt zu verbessern
- Standardisierung von Prozessen innerhalb deines Unternehmens, was die Schulung neuer Mitarbeiter erleichtert
Einfach ausgedrückt: Es geht um die Maximierung von Effizienz und Produktivität, was zu massiven Zeit- und Kosteneinsparungen führt. 71 % der hochgradig ausgerichteten Unternehmen meldeten Umsatzsteigerungen. Wenn das nicht verlockend klingt, dann wissen wir auch nicht, was sonst.
Erstellung eines Workflows: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden
Die Auswahl und Erstellung einer Workflow-Vorlage, die für dein Team und dich geeignet ist, mag dir als eine entmutigende oder überwältigende Aufgabe erscheinen. Keine Sorge – wir haben alles für dich vorbereitet. Gehe Schritt für Schritt vor und befolge unsere Tipps zur Erstellung deines ersten funktionierenden Workflows.
Bildquelle: workstreams.ai
Analysiere deinen aktuellen Workflow
Mach zunächst einen Schritt zurück und sieh dir an, was du mit deinem bestehenden Workflow schon alles anstellst. Verwendest du Papierformulare und Wochenplaner? Werden an deinem Arbeitsplatz bereits einige digitale Formulare verwendet?Zeichne deinen derzeitigen Workflow auf, damit du ihn in einem neuen Licht sehen kannst. Frage dann deine Mitarbeiter, was für sie funktioniert und was sie gerne verbessert hätten.
Analysiere deine Daten, um Trends zu erkennen – gib dich nicht nur mit Meinungen zufrieden. Suche auf der Grundlage früherer Ergebnisse nach Bereichen, die optimiert werden müssen. Eine visuelle Darstellung von Fakten und Zahlen kann sehr hilfreich sein, um Muster zu erkennen, z. B. wofür du die meiste Zeit aufbringst oder was du am häufigsten machst.
Identifiziere die Aufgabenschritte, Rollen und Ergebnisse in deinem Geschäftsprozess
Der nächste Schritt wäre, alle Einzelaspekte des gesamten Geschäftsprozesses zu ermitteln.Liste alle Kleinigkeiten auf, die erledigt werden müssen, auch die scheinbar unwichtigen. Versuche, sie in so viele Teilschritte wie möglich zu untergliedern.
Bildquelle: workstreams.ai
Auf diese Weise erhält man ein recht gutes Verständnis dafür, wie kompliziert der aktualisierte Workflow sein sollte – ob es sich eher um einen linearen Pfad oder eine stark strukturierte, graphenartige Struktur mit parallelen oder bedingten Aufgaben handeln wird.
Sobald du einen Überblick über alles hast, was bei der Einstellung, Beschaffung oder Werbung getan werden muss, konzentriere dich auf die an diesen Projekten beteiligten Personen. Wähle das beste Teammitglied oder die beste Gruppe aus, um jede Aufgabe zu erledigen.
In einem effektiven Workflow-Editor wie workstreams.ai können einige Aktivitäten nach ihrer Erledigung automatisch in den nächsten Schritt verschoben werden, während andere möglicherweise von einem Manager überprüft und genehmigt werden müssen.
Berücksichtige die spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten der Projektbeteiligten in diesem Prozess. Es ist wichtig, dass alle Informationen, die sie benötigen, leicht zugänglich sind. Die Prozessverantwortlichen können selbst entscheiden, wer alle Aufgaben und Informationen im Zusammenhang mit ihrem Projekt einsehen und bearbeiten darf.
Schließlich empfehlen wir dir, Workflow-Diagramme mit all deinen gesammelten Daten zu erstellen, um deinen Workflow und das gesamte Projektmanagementsystem zu visualisieren. So erhältst du eine klare Vorstellung davon, wie du einen Workflow für jeden Aspekt deiner Geschäftsprozesse erstellen kannst.
Verwendung einer Plattform zur Workflow-Verwaltung
Nachdem du nun einen groben Überblick darüber hast, was du erreichen willst, ist es an der Zeit, ein Tool für das Workflow- und Teammanagement auszuwählen. Entscheide dich für eine einfach zu bedienende Workflow-Software wie workstreams.ai – denn sie sollte deine Geschäftsprozesse besser handhabbar machen, nicht schwieriger. Effektive Workflow-Plattformen sollten immer über Integrationsoptionen verfügen. Diese Funktion ermöglicht es dir, sie einfach mit anderen Apps zu integrieren, die du bereits verwendest.
Bildquelle: Slack
Mit workstreams.ai erhältst du Folgendes:
| Integrierte Plattformen | Vorteile |
|---|---|
| Slack und Microsoft Teams | Verwaltung von Aufgaben über Plattformen, auf denen dein Team bereits Ideen erörtert |
| Trello | Alle Änderungen, die du im Projektmanagement-Tool vornimmst, werden mit deinem worsktreams.ai-Board synchronisiert. |
| Gmail und Outlook | Verknüpfe diese mit dem In-App-Kalender. |
| Webhook | Ermöglicht es Entwicklern, Daten aus verschiedenen Quellen in workstreams.ai zu übertragen und daraus Aufgaben zu erstellen |
Du wirst feststellen, dass workstreams.ai mit seinen eingebauten Vorlagen und Automatisierungen selbst komplexe Workflows einfach zu verwalten macht. Weitere praktische Funktionen dieser Software sind:
- Zeitallokation zur Abschätzung der Aufgabendauer auf der Grundlage früherer Daten
- Dateianhänge zum komfortablen Speichern und Anzeigen von Informationen
- Archivierung, Priorisierung und Identifizierung eingefrorener inaktiver Aufgaben, damit du immer weißt, was deine Aufmerksamkeit braucht
- Leistungsindikatoren und -statistiken zur Steigerung der Produktivität deines Teams
Teste deinen Workflow-Prozess und sammle Feedback
Workflow-Vorlagen können fantastisch aussehen, aber in der Praxis etwas unpraktisch sein. Lass dein Team deinen neuen digitalen Workflow testen, indem du ihn wie gewohnt durchgehst und Feedback gibst.Mach dir keine Sorgen, wenn du eine Menge Beschwerden bekommst. Das ist ja gerade der Sinn dieses Schrittes!
Beziehe so viele Personen wie möglich mit unterschiedlichen Spezialisierungen und Fähigkeiten ein – je mehr verschiedene Perspektiven, desto besser. Es geht darum, die Zusammenarbeit zu verbessern und deine neue Lösung so benutzerfreundlich und intuitiv wie möglich für die gesamte Belegschaft zu gestalten.
Schule dein Team, um den neuen Workflow zu verwenden
Denke daran, dass die Menschen die eigentliche Arbeit machen, nicht die Software. Es nützt dir nichts, das fortschrittlichste Projektmanagement-Tool der Welt zu haben, wenn dein Team nicht weiß, wie man es benutzt.Das Problem ist, dass die Menschen zögern, sich von ihren derzeitigen Prozessen und Praktiken zu lösen.
Dies lässt sich durch ein gut durchdachtes Schulungsprogramm überwinden, das deinem Team hilft, Vertrauen in das neue System zu gewinnen. Stelle sicher, dass jeder weiß, was er tut und was er zu erreichen versucht.
Implementiere den neuen Workflow
Alles bereit und fertig? Nun ist es an der Zeit, deinen neuen Workflow zu nutzen!
Bildquelle: workstreams.ai
Es kann eine gute Idee sein, den automatisierten Workflow zunächst von einem kleinen Team in einem Echtzeit-Testlauf verwenden zu lassen. Wenn du ungeduldig bist, kannst du alles in Angriff nehmen und immer wieder zurückgehen, um alles zu korrigieren, zu ändern und zu aktualisieren, was geändert werden muss.
Erstelle einen Workflow mit workstreams.ai
Wenn du die Produktivität deines Teams steigern willst, ist worsktreams.ai das richtige System für dein Workflow-Management. Der erste Schritt ist natürlich die Registrierung.
Sobald du dich registriert hast, kannst du selbst mit den intuitiven Optionen experimentieren. In wenigen Minuten ist alles eingerichtet und einsatzbereit.
Bildquelle: workstreams.ai
In einem Interview mit Alissa Renz beschreibt Roman Roznovsky, ein Mitbegründer von workstreams.ai, das effektive Workflow-Tool mit diesen Worten:
„workstreams.ai wurde entwickelt, um Menschen zu befähigen, Prioritäten zu setzen, zusammenzuarbeiten und letztendlich Dinge zu erledigen. Es ist mehr als nur ein Web-Taskboard. ... Es ist eine vielseitige und dennoch einfach zu bedienende KI-gestützte Plattform, die eine Menge Wissen und Einblicke bietet, die abteilungsübergreifend genutzt werden können, um die Produktivität zu steigern.“
Hiermit kann die Plattform dir helfen:
- Erstellung eines Workflows, der auf all deine Anwendungsfälle zugeschnitten ist, von der Einstellung und dem Onboarding von Mitarbeitern bis hin zu Marketingkampagnen, Produktdesign oder der Verbesserung der Ergebnisse deines Sales-Teams
- Einfache Integration in andere Software zur Optimierung des Arbeitsplatzes und der Kommunikation, die du bereits verwendest, um Prozesse reibungsloser als je zuvor zu gestalten
- Anpassung der gebrauchsfertigen Vorlagen, um Workflows zu erstellen, die ganz deinen Vorstellungen entsprechen – die Bearbeitung ist einfach, auch wenn du nicht über viel technisches Wissen verfügst
- Reduzierung redundanter Aufgaben durch flexible und komplexe Automatisierungsoptionen
- Sicherstellung eines freien Informationsflusses und einer klaren Priorisierung, was 81 % der Mitarbeiter von ihren Führungskräften erwarten
Fazit
Digitale Geschäftsabläufe sind das Mittel der Wahl, wenn du einen Workflow willst, der dich und dein Team ohne Probleme zum gewünschten Ergebnis führt. Im Gegensatz zu Papierformularen oder Tabellenkalkulationslösungen ermöglichen die Optionen der Workflow-Management-Software eine viel effizientere Zusammenarbeit, sogar zwischen multinationalen, entfernten Mitarbeitern.
Die KI-Technologie von workstreams.ai hilft bei der Nutzung von Daten, damit neue und sich wiederholende Aufgaben reibungsloser ablaufen. Aufgabenabschätzungen erfolgen automatisch und präziser als (meist) falsche menschliche Erwartungen. Darüber hinaus kann KI die wertschöpfende Entscheidungsfindung um bis zu 80 % steigern.
Die visuelle Darstellung jedes Prozesses in workstreams.ai ermöglicht es dir, die Bereiche, die Aufmerksamkeit benötigen, mit Lösungen wie Farbcodierung schnell zu identifizieren. Mit dieser intuitiven Lösung wird deine Arbeitslast transparent und einfach zu navigieren sein.
Bildquelle: Slack
Registriere dich für eine kostenlose Demo, um zu sehen, wie effektiv du Workflows innerhalb deines Unternehmens mit workstreams.ai verwalten kannst.
FAQs
Was bedeutet es, einen Workflow zu erstellen?
Einen Workflow zu erstellen bedeutet, eine Abfolge von Aufgaben oder Aktivitäten zu entwerfen, die durchgeführt werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. An diesem Aufbau können mehrere Personen oder Teams beteiligt sein, ebenso wie bestimmte Inputs oder Ressourcen, die an bestimmten Punkten des Prozesses zur Verfügung stehen werden.
Das allgemeine Ziel ist es, die Effizienz innerhalb eines Unternehmens zu steigern, Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig und organisiert erledigt werden.Wie erstellt man einen einfachen Workflow?
Zu den grundlegenden Schritten gehören die folgenden:
- Definition des Ziels oder der Zielsetzung
- Identifizierung der zu erledigenden Aufgaben und deren Aufteilung in kleinere, besser zu bewältigende Schritte
- Festlegung der Reihenfolge, in der die Aufgaben erledigt werden sollen
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- Festlegung realistischer und erreichbarer Zeitpläne oder Fristen
- Testen und Anpassen, falls erforderlich
- Einrichtung klarer und einfach zu handhabender Kommunikationssysteme, um sicherzustellen, dass jeder alle wesentlichen Details versteht
Was sollte ein Workflow beinhalten?
Jeder Workflow sollte diese Komponenten enthalten:
- ein klares Ziel und eine klare Zielsetzung
- Aufgaben und Aktivitäten, die erledigt werden müssen
- eine festgelegte Reihenfolge, in der die Aufgaben erledigt werden müssen
- Delegation von Verantwortlichkeiten
- Fristen für jede Aufgabe
Kann man einen Workflow in Excel erstellen?
Es ist möglich, Workflows in Microsoft Excel zu erstellen, indem man das Tabellenkalkulationsformat, einige Formeln und Formatierungen verwendet. Dennoch würden wir dieses Tool nicht als Workflow-Management-System empfehlen. Excel benötigt mehr praktische Optionen und Funktionen, die man in workstreams.ai oder den meisten anderen Workflow-Programmen findet, wie z. B. Optionen für die Zusammenarbeit, Integrationen, Automatisierung sowie Nachverfolgung und Berichterstattung.
